6.3.1. Типология задач и специфика их планирования

После того, как цель определена, руководитель проводит ее декомпозицию, т. е. разбивает на задачи. При планировании учитываются три типа задач:

• «жесткие» – привязанные к конкретному временному промежутку (например, «переговоры с директором «Меркурия» 14.00–15.00);

• «гибкие» – жестко не привязанные к конкретному времени (например, «забрать канцелярские товары в отделе логистики»). «Гибкие» не означают «не обязательные» и «не имеющие срока исполнения» – у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, к которому ее необходимо решить;

• «бюджетируемые» – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого срока исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени (например, «изучить анкеты кандидатов на должность специалиста по продажам – 1 ч»).

Данная классификация позволяет оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование.

Технологические и психологические аспекты оперативного планирования заключаются в следующем:

1) в свободном пространстве дня в ежедневнике (как правило, расположенном справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени);

2) выделите красным цветом две-три приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них;

3) на сетке времени запланируйте «жесткие» задачи, привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого временного ресурса, «забюджетируйте» это время;

4) время между «жесткими» задачами в ходе дня заполняйте начиная с выполнения «красных» задач;

5) оставьте в плане дня так называемое «воздушное пространство» или «зеленую зону», т. е. не пытайтесь расписать по времени все задачи, а также планировать жесткие задачи «стык в стык». Оптимально планировать 60 % рабочего дня под жесткие задачи, 40 % – резерв под гибкие и бюджетируемые. Благодаря этому повышается устойчивость плана к внешним помехам. Новая задача вписывается в «гибкий» список, где оценивается ее приоритетность и запускается выполнение.

При написании «гибких» задач необходимо формулировать их в категориях получаемого результата, а не осуществляемого процесса («Поговорить с клиентом об оплате за товар». – > «Получить у клиента точную дату оплаты за товар»).

Победа часто приходит не к тому, кто составил блестящий план, а к тому, кто сделал меньше ошибок.

Президент Франции Шарль де Гэлль (1890–1970)

При описании задач необходимо использовать сильные, действенные глаголы и четкую формулировку результата.