Примеры из практики компаний – участников «Премии HR-бренд 2011»

В данном разделе мы подробно рассмотрим проекты, связанные с работой с инновациями: программу «Золотой баррель» (Golden Barrel) от компании «Салым Петролеум Девелопмент» (бронза в номинации «Регион»), систему предложений Bringing Ideas To Life! (BITL) от компании JTI Marketing & Sales (финалист Премии) и «Лабораторию идей» от банка «Ренессанс Кредит» (номинант Премии).

Что явилось предпосылками проектов и какие задачи решались компаниями?

Для компании «Салым Петролеум Девелопмент» предпосылками к появлению программы «Золотой баррель» стали прежде всего производственные факторы, в том числе низкий уровень нефтедобычи по сравнению с планом по состоянию на начало года, что повлекло за собой и снижение эмоционального настроя сотрудников (годовой бонус работника зависит от выполнения плана компанией). Кроме того, было необходимо поддержать корпоративные ценности и корпоративную культуру компании с учетом недостаточного уровня вовлеченности рядовых сотрудников в разработку и принятие важных производственных решений. Именно поэтому была поставлена цель увеличить объемы нефтедобычи и сократить расходы путем мобилизации интеллектуального потенциала работников и повышения их вовлеченности.

Сходная цель стояла и перед компанией JTI Marketing & Sales (JTI M&S): необходимо было повысить вовлеченность сотрудников в деятельность JTI и обеспечить быструю и эффективную реализацию инновационных идей. Поэтому столь актуальной стала задача развития у работников культуры инноваций в рамках миссии и ценностей компании JTI и в целом развития желания шире смотреть на бизнес, активнее делиться лучшими практиками. Для этого было необходимо создать единую платформу управления знаниями, внедрить банк идей и тем самым предоставить сотрудникам возможность улучшать работу всех отделов компании. Исполнительный комитет компании выразил готовность рассматривать и внедрять в жизнь инициативы работников, минимизировав бюрократические барьеры при подаче, оценке и реализации идей.

Основными предпосылками реализации проекта «Лаборатория идей» (от КБ «Ренессанс Кредит») стала необходимость повышения лояльности персонала к компании, а также усиление его вовлеченности в бизнес-процессы. Их активный рост постоянно диктует необходимость инновационных, нестандартных подходов к решению задач и оптимизации. Сильная конкуренция за одаренных кандидатов, сложившаяся на рынке, требует новой стратегии поиска и, главное, удержания талантов внутри компании. В рамках корпоративной политики развития было необходимо найти некий единый инструмент, способный помочь работникам расширить круг знаний и применить, возможно, уже имеющиеся навыки в смежных подразделениях. Поэтому для внедрения в компании инновационных подходов к решению актуальных задач, поиску дополнительных источников дохода, оптимизации бизнес-процессов и снижению расходов был реализован проект «Лаборатория идей», что позволяло повысить лояльность и вовлеченность сотрудников в производственные процессы банка.

На какую целевую аудиторию были направлены действия?

В компании JTI было важно получать интересные инновационные предложения от каждого сотрудника, поэтому целевой аудиторией проекта стали все ее работники в России (вклад каждого необходим при создании единой системы управления знаниями и инновациями).

Аналогичные требования к целевой аудитории были заявлены в проекте компании «Салым Петролеум Девелопмент»: в целевую группу вошли все сотрудники, поскольку они непосредственно связаны с добычей нефти на производственной базе и от их мотивации, вовлеченности и лояльности во многом зависит выполнение плана, а в конечном итоге – успех деятельности компании.

В проекте КБ «Ренессанс Кредит» также было важно включить в работу «Лаборатории идей» максимальное число сотрудников вне зависимости от подразделения, специализации и занимаемой должности. Основываясь на основных задачах проекта, таких как повышение лояльности и вовлеченности персонала, поиск и удержание талантов, мероприятия проекта были рассчитаны на участие всех работников компании.

Какие шаги были предприняты для решения поставленных задач?

Работа с инновациями как смысловое ядро каждого из представленных в данном разделе проектов подразумевает, что в их рамках выполнялись как минимум четырех базовых требования.

Во-первых, было необходимо организовать некое пространство (банк/лаборатория/фабрика идей), в котором были опубликованы и представлены основные правила создания и предложения инноваций со стороны сотрудников и/или более широкой аудитории, заложены возможности для доступа к публикации идеи со стороны любого работника, а также было организовано обсуждение уже опубликованных предложений с возможностью дополнить, оценить, посоветовать. То есть данное пространство должно было быть максимально открытым и интерактивным, идея там находилась в динамике, от момента ее появления и далее через ее обсуждение, оценку и до внедрения. Безусловно, существование и полноценное развитие такого пространства строилось на продуманной информационной поддержке и отлаженности каналов коммуникации.

Во-вторых, банк идей и дальнейшая работа с ним подразумевали создание пула экспертов, которые могли бы оценить потенциал предложения и выстроить необходимые шаги по внедрению стоящей идеи. Иногда эксперты имели также возможность предложить направление работы инноваторам. В основном в роли экспертов выступали признанные специалисты в своем деле, руководители подразделений, топ-менеджмент. Фактор включенности в работу первых лиц компании также повышал для сотрудников значимость участия в проекте, стимулировал активность и вовлеченность.

В-третьих, было важно продумать систему вознаграждения для сотрудников и/или других заинтересованных и включенных в процесс лиц, причем такая мотивация имела как материальный, так и нематериальный характер.

И наконец, в-четвертых, очень важно было создать для инновационного проекта запоминающийся, привлекательный имидж, придумать яркое, отражающее суть название и визуализацию, поскольку успешность такого рода проектов существенно зависит от комплексной PR– и информационной поддержки.

Кроме того, некоторые компании использовали event-подход, создавая запоминающиеся события, например корпоративные праздники, на которых происходило награждение отличившихся, фиксация и публикация достигнутых успехов и т. п.

• В проекте «Золотой баррель» компании «Салым Петролеум Девелопмент» был организован четкий и продуманный механизм сбора предложений по повышению нефтедобычи от сотрудников компании, их последующая оценка и внедрение. Предлагаемые идеи должны были соответствовать двум критериям: во-первых, они должны были напрямую или косвенно влиять на повышение нефтедобычи; во-вторых, они обязательно должны были учитывать жесткое соблюдение правил техники безопасности и охраны окружающей среды. Работники могли участвовать в двух номинациях – индивидуальной и командной, присылая заявки по специально разработанной форме. Жюри оценивало предложения на ежемесячных заседаниях и выносило вердикт, принимая/отклоняя/возвращая заявку автору/авторам с запросом дополнительной информации. Если идея была принята, ее автор получал денежный бонус. Если после разработки плана внедрения идеи в производство и ее реализации компания получала прирост добычи или сокращение расходов, то ее автор (совместно с проектной командой) получал дополнительную премию. Такой подход к работе с предложениями сотрудников отличался необходимой гибкостью (возможность предоставления печатного и рукописного форматов; используемый язык: русский, английский; подача идеи в электронном либо бумажном форматах); системностью подхода, заложенной в структуре заявочной формы (все идеи должны содержать такие элементы, как описание проблемы или области для улучшения; предлагаемое решение проблемы; возможные риски и пути их минимизации; предполагаемая стоимость внедрения; ожидаемый экономический эффект); последовательностью и долгосрочностью мотивационной программы (премирование работника по итогам рассмотрения заявки и по результатам получения компанией дополнительного дохода за счет реализации идеи). Как дополнительный мотивационный компонент были продуманы ценные подарки (электронные книги, мобильные телефоны, рюкзаки, CD-боксы с символикой программы и т. п.), а также комплексная система нематериальной мотивации (почетная грамота участника программы «Золотой баррель», значки, футболки с символикой программы; успехи активных участников программы отмечали в ежемесячной электронной рассылке и в материалах корпоративных изданий, в интранете компании; поздравления от руководства компании, в том числе генеральным директором на регулярных встречах с сотрудниками осуществлялось награждение активистов ценными призами и грамотами).

Информационная поддержка программы «Золотой баррель» осуществлялась посредством публикаций в интранете, корпоративных СМИ, анонсирования в рассылках, размещения данных о проекте на постерах и листовках, тизерах и рекламных баннерах, а также анонсирования программы и объяснения правил участия на встречах руководства с сотрудниками.

Непосредственно на объектах нефтепромысла были поставлены брендированные ящики для сбора идей, а также развешаны информационные плакаты. Было снято два мотивационных ролика с участием генерального директора компании. Они крутились на плазменных экранах на производственных объектах и на главной странице интранета. Любой сотрудник мог скачать ролики с сервера компании или посмотреть их на SPD Tube.

• В компании JTI M&S реализация проекта Bringing Ideas To Life! (BITL) началась с обеспечения коммуникационных механизмов для самой широкой и полной информационной поддержки среди сотрудников всех филиалов страны. Такое внимание именно к максимальному и интенсивному информированию всех заинтересованных сторон было связано с широкой географией проекта.

Кроме того, было необходимо создание сети агентов влияния в лице внутренних экспертов программы, а также кросс-функциональной проектной группы, представленной сотрудниками отделов обучения и развития персонала, информационных технологий, закупок, отдела по корпоративным отношениям и коммуникациям и отдела разработки новых продуктов. Для обучения этих агентов влияния было проведено 12 тренингов в разных регионах России силами внутренних тренинг-менеджеров (цель тренингов – разработка и распространение отдельных методических рекомендаций для участников программы, внутренних экспертов, директоров функций).

В рамках информационной и PR-поддержки проекта было проведено брендирование программы BITL – создан запоминающийся логотип программы, который стал неотъемлемой частью любой коммуникации о BITL (публикации во всех корпоративных изданиях, рассылка новостей; плакаты, наклейки, календари, брошюры, ароматизаторы для машин с символикой программы). Также были заказаны специальные потолочные конструкции в офисы с цитатами ключевых менеджеров компании и лидеров в области инноваций. Новости обо всех изменениях в программе публиковались на главной странице интранета; рекламные баннеры о программе были размещены на всех ключевых внутренних сайтах компании (HR Portal, Corporate library и т. д.); для активного освещения программы был создан отдельный сайт с новостной лентой и всеми необходимыми материалами; были сделаны специальные заставки-скринсейверы на мониторы корпоративных компьютеров.

Само открытие программы состоялось на специальном мероприятии в головном офисе, где во вступительной речи высшего менеджмента были озвучены основные положения. Была продумана комплексная система мотивации (ценные призы и поощрения в виде грамот, сертификатов, поздравлений в корпоративных СМИ).

В итоге компания внедрила новую систему отбора и оценки предложений и существенно расширила возможности доступа всех сотрудников к проекту.

• Реализация проекта «Лаборатория идей» от КБ «Ренессанс Кредит» была начата с формирования проектной команды, которая впоследствии вошла в «Совет идей». Таким образом, был создан пул экспертов, которые оценивали и развивали предложенные идеи. Как важный этап реализации проекта была проведена внутренняя рекламная кампания посредством рассылок и публикаций в корпоративной газете (в ежемесячной корпоративной газете для «Лаборатории идей» выделен раздел, где освещаются достижения участников проекта). Был создан специальный раздел на интранет-портале банка (страница «Лаборатории идей» с полным описанием проекта, требованиями к идеям и контактами) и отдельный адрес электронной почты для сбора предложений.

Стоит отметить, что при работе с инновациями изначально было сформулировано несколько направлений инновационной работы, чтобы сфокусировать сотрудников на актуальных для компании сферах и дать возможность всем работникам, вне зависимости от занимаемой должности, участвовать в проекте на равных. Были выделены три основных направления поиска и внедрения новых идей – дополнительные источники доходов, оптимизация бизнес-процессов, оптимизация расходов.[64] Были определены минимальные требования к выставляемым на конкурс проектам, которые должны были учитывать в своей работе эксперты, а именно измеримая эффективность для бизнеса и возможность реализации в минимальные сроки. Была также разработана процедура рассмотрения и внедрения полученных предложений с привлечением топ-менеджмента банка и экспертов из ключевых подразделений и сформирована многоступенчатая система обратной связи со всеми участниками «Лаборатории идей» по каждому из этапов рассмотрения проекта. Таким образом, была создана удобная и доступная для каждого сотрудника логистика проекта, а также его регулярная информационная поддержка. Для самых успешных реализованных идей была разработана система поощрений (публикация в «Зале славы», почетные награды на церемонии «Оскар»[65] и специальные бонусы).

Каковы результаты проектов в цифрах и мнениях?

• Для компании «Салым Петролеум Девелопмент» основным итогом проекта «Золотой баррель» стало повышение вовлеченности сотрудников в процесс выработки и принятия управленческих и функциональных решений как в рамках функциональных команд, так и в целом по компании. Участие в проекте приняли более 29 % рабочих, 41 % специалистов, 29 % высококвалифицированного персонала, менеджеров среднего звена, высшего инженерного состава, 29 % экспертов, 2 % молодых специалистов. Таким образом, была охвачена и вовлечена большая часть кадрового состава компании. Разработанные и представленные ими для дальнейшего внедрения проекты свидетельствуют о высоком уровне заинтересованности в планах по оптимизации и выработке рационализаторских предложений.

Кроме того, повысилось качество межфункциональных связей, была поддержана командная работа сотрудников из разных департаментов. Так, работники производственного департамента, управления геологии, разработки месторождения и управления капитального строительства разработали и внедрили программу по экономии электроэнергии, что позволило предотвратить потерю в добыче нефти в размере 33 тыс. баррелей (4,6 тыс. т, или 0,05 % от годовой добычи). Команда, состоящая из представителей управления и разработки месторождения, отдела планирования и обеспечения производства, а также других подразделений технического и производственного департаментов, разработала и внедрила проект по проведению дополнительных геолого-технических мероприятий для снижения уровня обводненности скважин. Реализация данных мероприятий позволила компании увеличить нефтедобычу на 5 % (400 тыс. т) и к началу июня 2011 г. выйти на плановые показатели, а затем и превысить их.

В рамках реализации проекта удалось поднять эмоциональный настрой сотрудников, стимулировать проявление идейной инициативы и мобилизовать интеллектуальный потенциал работников всех департаментов: за время действия программы было получено 67 идей (предложений по усовершенствованию/ оптимизации различных производственных процессов). Благодаря их внедрению, появившихся в рамках проекта, компания превысила плановый уровень добычи на 1,5–2 %, что привело к улучшению общего эмоционального настроя и укреплению оптимистичных ожиданий сотрудников.

• «Лаборатория идей» КБ «Ренессанс Кредит» позволила обеспечить повышение лояльности и вовлеченности персонала: из 169 поданных на рассмотрение идей реализовано 58 инноваций, 23 идеи оставлены на дополнительное рассмотрение, при этом более 60 % предлагаемых инноваций реализуются в банке. В подаче заявок приняли участие более 30 % сотрудников московского офиса, 70 % работников региональных представительств, среди них как менеджеры среднего звена, так и сотрудники массовых позиций. Средний стаж работника по банку увеличен до 1,4 года на офисных позициях и с 0,5 до 1 года на массовых позициях. Внутри банка сформирован кадровый резерв и осуществляется внутренняя ротация: 586 сотрудников с начала 2011 г. получили функциональное повышение или перешли в другие подразделения.

За счет активной PR-политики и информирования об итогах работы «Лаборатории идей» КБ «Ренессанс Кредит» активно продвигает свои достижения и позиционирует себя как привлекательного работодателя, который растит профессионалов. Количество входящих резюме увеличилось с 300 соискателей в месяц в начале 2011 г. до 1500 резюме в месяц в ноябре. Инновационные подходы активно внедряются в процессе решения задач всей компании и оптимизации существующих бизнес-процессов: реализовано более 58 идей, предложенных сотрудниками, при этом число продаваемых продуктов в отделениях банка на одного работника к июню 2011 г. возросло до 67, что на 50 % выше, чем в январе 2011 г. В целом прибыль банка увеличена, в том числе и благодаря проекту «Лаборатория идей», на 146,8 % по сравнению с 2010 г.

• В компании JTI M&S по итогам реализации проекта Bringing Ideas To Life! (BITL) отмечают, что сотрудники начали активно предлагать идеи, выходя за рамки своих текущих профессиональных обязанностей, а география проекта очень широка: поступают предложения работников локализаций компании от Калининграда до Владивостока, причем самые активные участники – торговые представители – более 60 % (для которых проблема бюрократического барьера стоит наиболее остро). При этом нужно подчеркнуть, что достигнута высокая вовлеченность внутренних экспертов (более 100 ведущих работников), среди них 10 директоров (членов Executive Committee).

Такие темпы работы обеспечены во многом благодаря успешному созданию единой платформы управления знаниями и внедрению банка идей: в компании работает специальная техническая платформа с открытым доступом для всех сотрудников, где они могут посмотреть историю всех предложений, включая комментарии экспертов и их оценки, а также поделиться своим мнением и опытом относительно любой идеи (даже отвергнутой на стадии оценки). Всего же за семь месяцев работы программы было подано 537 идей, 90 уже были одобрены экспертами и приняты к реализации, 21 идея на данный момент воплощена в жизнь. Предложения поступают касательно всех сфер бизнеса, затрагивая наиболее проблемные области. В итоге в компании созданы возможности для обсуждения любых идей и желаемых улучшений в программе, система максимально открыта для своих участников. Высший менеджмент компании принимает активное участие в жизни программы, кроме того, имеет возможность заказать тему, на которую необходимы идеи в рамках текущих рабочих проб.