Необходимость регламентации деятельности персонала

Необходимость регламентации деятельности персонала

Эффективность управления персоналом зависит от качества регламентации его деятельности. Нельзя сказать, что для многих HR-специалистов характерна недооценка регламентации деятельности персонала, но в силу наличия чисто чиновничьего психологического фактора они не заинтересованы в том, чтобы уделять ей должного внимания в силу трудоемкости решения проблемы и потому стремятся создать у руководства представление о достаточности предпринимаемых ими усилий. Однако качественная регламентация деятельности персонала представляет собой действенный инструмент повышения эффективности работы персонала.

Потребность в регламентации деятельности персонала появляется уже с самого начала создания организации и актуальность ее возрастает с увеличением количество правил «игры», в которую вовлечена организация – она развивается, число управляемых объектов растёт, и руководству все труднее справляться с таким объемом управленческой работы.

Хороший руководитель может эффективно управлять пятью-семью заместителями и непосредственно вдохновлять своим энтузиазмом порядка десять ключевых специалистов. Если не установлен четкий порядок распределения обязанностей и ответственности, управленческие воздействия остаются неформальными, полномочия и ответственность фиксируются на уровне устных поручений и у подчиненных всегда имеется возможность воспользоваться недоговоренностями в своих целях и интересах.

Регламентация любой деятельности – это установление однозначных правил поведения в рамках именно этой деятельности. Для персонала это прежде всего модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации, как то:

– правила – это самый жесткий способ регламентации поскольку представляет собой официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и т. д.;

– нормы – это неофициальные и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется, а их нарушение порицается. Работники организации, принимающие самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его формальными или неформальными лидерами;

– традиции – это максимально мягкие требования к поведению, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет.

Для того чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.

Субъекты деятельности – это выполняющий работу персонал. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов могут быть применены организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях, должностные инструкции.

Процессы деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов применяются нормативные документы: положения о направлении деятельности, инструкции, методические рекомендации.

Ресурсы – это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность компании. Распределение ресурсов обязательно нужно регламентировать, и наиболее удобно это делать с использованием планово-учетных документов (планов, нормативов).

Поскольку людские ресурсы являются ключевыми, необходимыми в деятельности любой организации, то и регламентация деятельности персонала представляет собой одну из самых важных задач для любой компании. Роль HR-специалистов при работе заключается в разработке качественных планов по управлению персоналом.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки с разрешительной резолюцией, решения и т. п.) также являются регламентирующими поскольку они применяются для передачи краткосрочных, не терпящих отлагательств поручений руководства – когда нет смысла разрабатывать полноценный документ долговременного действия. Такими документами можно регулировать и субъекты, и процессы, и ресурсы. Объем действия распорядительных документов при регулярном менеджменте невелик и потому когда речь идет о регламентации, то имеются в виду в первую очередь регламентирующие документы долговременного действия: организационные, планово-учетные и нормативные.

Грамотная система документационного обеспечения управлением (ДОУ) полезна для всех категорий персонала в организации – топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, линейных руководителей и исполнителей. Поэтому имеющее место быть мнение о том, что регламентирующие документы нужны только специалистам по регламентации или по управлению персоналом, в действительности несостоятельно. Дело в том, что регламентация деятельности применительно для каждой категории персонала важна наличием конкретных обстоятельств:

– топ-менеджеры – для высшего руководства регламентирующие документы представляют собой инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации топ-менеджеру достаточно один раз установить набор правил и порядок контроля их соблюдения – и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться;

– менеджеры среднего звена – им регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности;

– линейные руководители – для бригадиров и руководителей групп, перед которыми уже поставлены конкретные задачи, регламентация деятельности – это руководство к действию, где должны быть описаны способы (технологии) достижения намеченных целей. На практике во время реализации многих проектов те линейные руководители, которые изначально были настроены против лишних бумажек, получив на руки регламент, со временем осознают, что работать стало гораздо проще и удобнее;

– исполнители – является основными пользователями регламентирующих документов. Одним из признаков хорошо составленного регламентирующего документа является то, что он понятен исполнителю. Причина непринятия многими работниками регламентирующих документов не в том, что они не доработаны или плохо оформлены, а в том, что эти документы недостаточно отражают деятельность конкретного работника. Правда, надо отметить, что правильная регламентация всегда усиливает нагрузку на работника (повышает его уровень эксплуатации), но не всегда это повышение приводит к росту оплаты труда и этим вызывает неприятие;

Для специалистов по регламентации и управлению персоналом важно, чтобы регламентирующие документы были достаточно технологичными и на их разработку затрачивалось как можно меньше ресурсов.

Регламентация деятельности персонала:

– не требует дополнительных капиталовложений и доступна абсолютно любой организации;

– позволяет систематизировать работу персонала, сделать ее более эффективной, повысить ее значимость.

Для успешного управления компанией необходимо не только структурное описание регламентов деятельности персонала, но и внедрение в сознание персонала тех ценностных установок, которые способствуют выполнению самих регламентов.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.