III. Разместите папки в офисе

Создайте устройство, в которое можно было бы поместить папки процессов (т. е. организационные знания), чтобы все сотрудники имели к ним доступ. Подобное устройство должно служить визуальным средством оповещения, которое все смогут видеть. На представленной ниже иллюстрации показано устройство карусельного типа, в котором можно хранить папки процессов. Такое устройство обеспечивает легкий доступ к документам. Ниже мы используем его для создания визуального питча и позднее для выравнивания, что представляет собой ключевую характеристику бережливого офиса.

На внешней стороне каждой папки должна быть легенда с расшифровкой ее возможных положений: активного и пассивного.

Папка в активном положении содержит работу, которую требуется выполнить. Такую папку следует класть горизонтально.

Папки в неактивном положении содержат работу, которая уже выполнена, и их следует ставить вертикально.

Положение папки служит визуальным сигналом, с помощью которого:

• стандартизируются способы обмена информацией относительно текущей работы;

• происходит оповещение менеджеров в случаях, когда работа выполняется с отставанием от графика.

Системная папка всегда должна быть повернута в активное положение.

Папки процессов сначала должны находиться в активном положении, поскольку в них есть незавершенная работа. Затем, по мере выполнения текущей работы, их поворачивают в неактивное положение.

После того как будет создана типовая папка процесса, членам команды нужно решить следующее:

• где папки процессов будут храниться;

• сколько всего папок необходимо создать (в зависимости от планировки офиса).

Примечание: если над одним и тем же процессом будут работать две группы сотрудников, потребуется создать две одинаковые папки; если над процессом будет работать только одна группа, понадобиться лишь одна папка.

Папки процессов должны быть хорошо видны издалека и располагаться в общедоступном месте (карусель). В следующем разделе мы объединим их с визуальным питчем.