Как задействовать других сотрудников

Некоторые люди могут быть настроены против совместной (командной) работы. Это происходит по следующим причинам:

• ранее предложенные идеи были признаны неудачными или проигнорированы;

• ранее предложенные идеи получили одобрение, но дальше слов дело не пошло;

• из-за строгого контроля руководства работники не могли высказывать свои предложения;

• страх публичных выступлений в целом и перед своим коллективом – в частности;

• другие работники приписывают себе заслуги авторов удачных идей;

• страх потерять работу в результате оптимизации того или иного процесса.

Чтобы добиться успеха, необходимо, чтобы каждый работник имел возможность внести свои предложения. Инструменты бережливого производства следует адаптировать под конкретный офис и использовать творчески. Сотрудники организации должны понимать принцип работы каждого инструмента и стремиться применять весь инструментарий на своем участке работы. Когда вы разработаете устав команды и начнете распространять информационные справки по совещаниям, ваши работники увидят, что дела ведутся не так, как раньше, и будут охотнее принимать участие в обсуждениях. Чтобы задействовать каждого человека, можно также делать следующее:

• при любом удобном случае перераспределяйте роли координатора, секретаря и хронометриста и остальные функции среди членов команды;

• обучите сотрудников методике мозгового штурма и регулярно ее используйте;

• постоянно напоминайте о том, что система бережливого офиса направлена на оптимизацию административных процессов, а не на сокращение числа работников;

• объявите, что бережливый офис – это система, приветствующая новые идеи по совершенствованию процессов;

• руководитель проекта должен регулярно посещать офис, отмечая прогресс и оказывая поддержку сотрудникам.

Если по какой-то причине работник отказывается принимать участие в командной работе, попробуйте сделать следующее:

• поручите нерешительному сотруднику более активную роль;

• попросите менеджера или руководителя проекта лично обсудить с данным сотрудником его сомнения;

• попросите менеджера или руководителя проекта продолжить обучение данного сотрудника в соответствии с кадровой политикой компании.

Бережливый офис не решит всех проблем организации. Задача данной системы – обеспечить адекватное, нацеленное на устранение потерь поведение сотрудников. По мере того как люди будут все больше использовать новые принципы организации труда, которые помогут снизить рабочую нагрузку и стресс, они начнут стремиться к совершенствованию всех выполняемых ими процессов и заданий. Остальные последуют их примеру.