V. Стандартизируйте работу

Стандартизировать работу – значит создать набор правил, в соответствии с которыми должна выполняться та или иная операция. Это позволит добиться единообразия и исключить вариабельность результатов. Стандартизированная работа обеспечивает постоянный уровень производительности, качества и надежности. В то же время наличие хорошо документированных рабочих стандартов стимулирует у сотрудников позитивное отношение к собственным обязанностям.

Стандартизировать работу можно при помощи двух основных инструментов: сводной таблицы стандартизированной работы и карты стандартизированной работы.

Сводная таблица стандартизированной работы:

• документирует время, требуемое на выполнение каждой операции или задания;

• показывает поток работы;

• показывает соотношение между физической работой (ввод данных в компьютер, телефонные звонки и т. д.), перемещением работы (перемещения работника, отправка документов в базу данных), временем в очереди и временем обработки данных компьютером.

Сводная таблица стандартизированной работы – это важный инструмент, используемый для распределения работы в потоке создания ценности, когда общее время цикла превышает время такта. Чтобы точно документировать каждый элемент работы и оценить время, требуемое на его выполнение, возможно, будет полезным записать рабочий процесс на видеопленку.

Шесть шагов к созданию сводной таблицы стандартизированной работы:

1. Разбейте операции, выполняемые каждым работником, на отдельные элементы (запишите рабочий процесс на видео, чтобы сделать это как можно более точно).

2. Определите время, требуемое на выполнение каждого задания из первого пункта.

3. Заполните сводную таблицу стандартизированной работы.

4. Изучите каждый элемент работы (задание). Подумайте, возможно, какие-либо элементы следует устранить или выполнять за более короткое время.

5. Создайте новую таблицу стандартизированной работы.

6. Поместите ее в папку процесса и в пределах рабочей зоны.

Сводная таблица стандартизированной работы – это мощный инструмент, который следует в первую очередь использовать для совершенствования и стандартизации рабочих процессов. Чтобы полностью ее заполнить, вам потребуется немало времени, однако в долгосрочной перспективе все ваши усилия оправдаются. Возможно, вам покажется странным использование такой таблицы применительно к административным процессам, однако именно в офисе этот инструмент бережливого производства уже доказал свою эффективность.

Карта стандартизированной работы наглядно показывает последовательность операций в рамках того или иного процесса. Она является визуальным средством обучения. Сотрудники, редко задействованные в каком-либо процессе, могут, опираясь на карту, уверенно его выполнять. По мере того как в процесс вносятся изменения, следует обновлять и карту стандартизированной работы.

Пять шагов к созданию карты стандартной работы:

1. Начертите на карте планировку офиса. Обозначьте все предметы.

2. Цифрами обозначьте места выполнения разных элементов работы.

3. Передвижения работников покажите стрелками.

4. Заполните все поля.

5. Повесьте карту в рабочей зоне.

На карте стандартизированной работы:

• показана последовательность действий при выполнении процесса, его примерная схема и незавершенная работа;

• показаны движения работника при выполнении каждой операции/задания;

• перечислены стандарты качества, принципы безопасности и наиболее распространенные ошибки.

После того как рабочие процессы будут документированы и приведены к единому стандарту, необходимо взять под контроль весь поток работы. Это достигается при помощи визуального питча.