5. Контрольные показатели эффективности

Различают контрольные показатели двух уровней: показатели для отдела или организации и показатели для сотрудника, выполняющего работу по созданию ценности. Оба вида показателей должны быть взаимосвязаны. Если диетолог (сотрудник) службы питания больницы собирает данные о количестве жалоб на этаж по каждой из назначенных диет, а самой службе питания требуется информация о количестве порций, не съеденных больными (лишние расходы больницы), возникает противоречие. Информация, которую отслеживает сотрудник, и задачи организации по совершенствованию своей деятельности должны быть взаимосвязаны.

Чтобы создать и внедрить контрольные показатели эффективности, необходимо выполнить следующие восемь шагов:

1. Перечитайте устав команды, чтобы понять стратегию дальнейшей работы

Следует убедиться в согласии лидера проекта с объектом и задачами контроля. Это имеет первостепенное значения для любых инициатив по внедрению концепции бережливого производства.

2. Оцените работу офиса с точки зрения концепции бережливого производства

Такая оценка поможет вам составить общее представление о том, на каком этапе пути по внедрению системы бережливого производства вы находитесь. Результаты оценки можно отобразить в виде лепестковой диаграммы, как показано в примере ниже. Методику оценки см. в приложении А.

3. Выберите необходимые показатели

Выбор показателей для конкретной административной зоны во многом определяется особенностями организации. На него также могут влиять требования потребителя и других заинтересованных сторон по совершенствованию работы компании. Все эти параметры должны быть согласованы с лидером проекта и затем доведены до членов команды через устав.

4. Согласуйте выбранные показатели с руководством

Члены команды (при посредничестве лидера) должны поэтапно обсудить и согласовать выбранные показатели с руководством организации. Обмен предложениями и мнениями может продолжаться до тех пор, пока не будет найдена общая точка зрения.

5. Рассчитайте контрольные значения показателей

На карте текущего состояния потока создания ценности представлены данные об общем времени обработки заказа и общем времени ожидания. Команда должна ответить на следующие вопросы:

• Кто будет ответственным за документирование измерений?

• Как часто следует проверять значения показателей?

• В какой форме должна быть представлена полученная информация?

• Кому будут представляться отчеты по результатам проверки?

• Где следует разместить графики или иные визуальные средства представления результатов проверки?

6. Обозначьте целевые значения для каждого из показателей

И снова поэтапно обсудите данный вопрос с руководством. Целевые показатели должны быть реалистичными и достижимыми. В противном случае вы можете не добиться желаемых результатов. По мере достижения поставленных целей команды будут действовать все активнее и активнее, поскольку люди начнут чувствовать, что они контролируют свою работу и вносят в нее значимый вклад.

7. Представьте показатели эффективности в наглядной форме

Если показатели не представлены в наглядной форме, их использование не принесет никаких результатов! Практикуйте «либеральный подход к распространению информации». Вывешивайте показатели для всеобщего ознакомления и делайте рядом соответствующие отметки. Это будет способствовать повышению заинтересованности сотрудников в работе.

8. Продолжайте отслеживать показатели, совершенствовать процессы и информировать всех о достигнутых результатах

Преимущества системы контрольных показателей:

• позволяет объединить команду и задать направление на пути к общей цели;

• подчеркивает значимость непрерывного совершенствования бизнес-процессов;

• способствует более успешной работе сотрудников в команде;

• помогает усовершенствовать работу организации во всех сферах и при непосредственном участии сотрудников.