Не разменивайтесь на мелочи

Состояние знаменитой телеведущей, актрисы и благотворительницы Опры Уинфри оценивается в три миллиарда долларов. Очевидно, она кое-что знает об успехе. «Энергия составляет сущность жизни, – говорит Опра. – Каждый день мы решаем, на что ее направить, к чему приложить свои силы. Вы примете верное решение, если точно знаете, чего хотите и как этого добиться. Но главное – сосредоточиться и ни на что не отвлекаться».

В активной защите нуждается не только наше время, но и концентрация внимания. Без нее вам не хватит физических и эмоциональных сил на то, чтобы повысить результативность труда.

«Нет» – это законченное высказывание

Успешные предприниматели мыслят стратегически и всегда верно оценивают свои силы и возможности, поскольку знают, что залог успеха в том, чтобы направить энергию на приоритетные задачи – те, что шаг за шагом приближают их к достижению главной цели. Как же это сделать?

Почаще говорить нет!

По словам Уоррена Баффетта, «очень успешные люди отличаются от просто успешных тем, что почти на все отвечают отказом». Определите, чему в вашей жизни нужно сказать нет, – и получите возможность сказать да по-настоящему важным вещам. Вот так и нужно уделять внимание – намеренно, прицельно. Автор книги Anything You Want[5] Дерек Сиверс пишет: «Благодаря отказам высвобождается место для тех редких, драгоценных занятий, которым хочется ответить радостным и безоговорочным согласием».

Я солидарна с Дереком. Жизнь должна быть наполнена осмысленными и драгоценными вещами. Соглашаясь и подряжаясь на все подряд, мы не оставляем места для возможностей, которые принесли бы нам обильные и нужные плоды. Иногда лучше отказаться от мелочей, чтобы потом сказать да чему-то важному и значимому.

• Устраните отвлекающие факторы и сосредоточьтесь на главных целях.

• Используйте свои ресурсы (время и способности) эффективнее.

• Учитесь не размениваться на мелочи.

• Постарайтесь сузить круг задач, чтобы не терять из виду приоритеты.

• Экономно расходуйте физическую и интеллектуальную энергию.

• Делайте ошибки как можно скорее – да, ошибки полезны!

• Помните, что умный человек учится на ошибках (своих и чужих).

• Будьте честнее: сколько раз вам раньше хотелось ответить нет?

Почему бывает так трудно отвечать отказом, даже если мы знаем, что согласие приведет к ненужной трате времени? Причин много: хочется помочь, проявить солидарность; хочется похвалы и благодарности; возможно, некоторые из нас просто любители взвалить на себя побольше обязательств. Слово нет, сказанное в ответ на просьбу помочь в чужом проекте или посетить неинтересное мероприятие, не делает вас черствым человеком, плохим другом или коллегой. Оно говорит о том, что вы помните о своих приоритетах и не отвлекаетесь от главных дел.

«Но как же сказать нет в таких ситуациях?» – спросите вы. Сейчас я вас научу. Выберите один из вариантов ответа:

«Спасибо, что выбрали меня для участия в интересном и важном проекте. Я с удовольствием присоединюсь к команде. Какие из текущих задач мне лучше оставить, чтобы подключиться к работе?»

«Благодарю за приглашение. К сожалению, я не имею возможности его принять». Или: «Благодарю за приглашение, но на это время у меня запланирована встреча».

«Спасибо, что пригласили поработать в комиссии. Сейчас я занят другим проектом, освобожусь через две недели. Могу я связаться с вами позже?»

Вот и все! Не нужно ничего усложнять. Не извиняйтесь и не вдавайтесь в чересчур длинные объяснения. По­благодарите и откажитесь – вежливо, но твердо.

Определив цели и задачи, которым нужно сказать да, вы сможете выбросить из головы все остальное и сосредоточиться на главном. Если сомневаетесь, спрашивайте себя: «Какие дела больше всего требуют моего внимания?» Говорите нет тому, что не приближает вас к цели, не радует, не заставляет по утрам радостно вскакивать с кровати, не способствует личностному росту, и в вашей жизни появится место для всего этого без частицы «не».

Заведите «привратника»

«Привратник» – это помощник руководителя, который задает множество уточняющих вопросов, не позволяет запросто проникнуть на прием, следит за выполнением рабочего плана и за тем, чтобы начальник не отвлекался. Такой сотрудник помогает сосредоточиться на приоритетных задачах и устраняет все помехи. Словом, это не просто личный секретарь, а защитник вашего времени и внимания.

Когда я работала в крупной компании, сотрудники отдела знали, что ассистент имеет право говорить от моего лица и даже начинать совещания, если я опаздываю. В его обязанности входила охрана моего ценнейшего ресурса – времени. Когда же я начала независимую предпринимательскую карьеру, то первым делом наняла себе помощницу, несмотря на то что только переехала из Сиднея в США и у меня еще не было клиентов и заказов, а денег не хватало даже на новые туфли. «Привратник» – это не роскошь, а необходимый человек, без которого просто невозможно работать успешно и продуктивно.

На первых порах можно воспользоваться услугами онлайн-ассистента. Например, моя прекрасная и незаменимая Мария начинала в качестве виртуального помощника: она работала удаленно всего несколько часов в месяц. Теперь, десять лет спустя, жизнь нашей команды уже невозможно представить без нее. Марию обожают клиенты и коллеги, которые ласково прозвали ее Королевой офиса. Своим успехом мы во многом обязаны именно ей.

Если хотите улучшить результаты работы, наймите «привратника» – может быть, одного на двоих с другим руководителем компании. Или заведите онлайн-ассистента. Если и это невозможно, станьте таким помощником себе сами:

• Составьте рабочее расписание и строго его придерживайтесь. Отличная организация распорядка – ценнейший инструмент «привратника». Перечитайте мои советы по планированию рабочей недели и примените их на практике.

• Чтобы не тратить время на разъезды, вместо личных встреч назначайте видеоконференции.

• Просматривайте почту в отведенное для этого время и отвечайте кратко, пользуясь шаблонами.

• Отправляясь в другой город, выбирайте самые удобные прямые рейсы и останавливайтесь в ближайшей к аэропорту гостинице.

• Отпишитесь от всех журналов, блогов и бюллетеней, которые не читаете.

• Пользуйтесь цветовыми обозначениями, чтобы быстро находить нужные папки и бумаги.

• Разработайте собственный каталог для важных документов, бумажных и электронных.

В интернете также доступны многочисленные сервисы и платформы для поиска внештатных сотрудников и фрилансеров в любой сфере, от научной деятельности до графического дизайна.

Лечим усталую волю

По данным исследований, для обеспечения жизнедеятельности в течение дня человек принимает от 23 до 35 тысяч решений. Причем в большинстве случаев выбор нами даже не осознается. Ученые Колумбийского университета под руководством Шины Айенгар установили, что сознательно средний американец принимает около семидесяти решений в день.

Принимая решение или делая выбор, мы упражняем ту часть мозга, что отвечает за исполнительную функцию. Во многом мозг похож на мышцы: его можно натренировать, сделать сильнее. Однако при чрезмерной нагрузке, когда приходится принимать слишком много решений, мелких и глобальных, он работает менее эффективно.

При том количестве решений, которые нам приходится принимать в течение дня, вкупе с огромным массивом информации, которую обрабатывает мозг, он нередко переутомляется. В результате нам становится труднее сосредоточиться, острота внимания резко снижается. Усталость и стресс делают его более уязвимым для воздействия отвлекающих факторов. Поэтому мы часто погружаемся с головой в какое-нибудь маловажное дело – например, смотрим телевизор, – и избегаем серьезных разговоров под конец долгого, трудного, суматошного дня.

Чтобы защитить мозг от перегрузки и повысить концентрацию внимания, нужно уменьшить объем воспринимаемой информации и сократить количество ежедневно принимаемых решений. Широко известные бизнес-лидеры, такие как Стив Джобс и Марк Цукерберг, придумали алгоритмы и ритуалы, чтобы не перегружать себя лишним выбором и направить силу воли и интеллекта на важнейшие решения дня.

Экс-президент США Барак Обама полагает, что повседневные мелкие решения отвлекают его от того, на чем действительно нужно сосредоточиться: «Я ношу только серые или синие костюмы, потому что стараюсь принимать как можно меньше решений. Мне нельзя подолгу думать, что надеть или что съесть на ужин. Я обязан принимать слишком много других решений, более важных».

Советую вам взять на вооружение стратегию под названием «Воскресный штурм». Каждое воскресенье выделяйте 15 минут для планирования гардероба на всю неделю. Просмотрите, какие мероприятия значатся в рабочем расписании, и решите, какая одежда для них подходит. Этому меня научила Мэган Кристель, основатель компании Kristel Closets. Желательно освободить секцию в шкафу и вешать туда отобранные наряды. Решите этот вопрос в воскресенье, а в остальные дни сосредоточьтесь на насущных делах.

Философ Генри Дэвид Торо писал: «Нашу жизнь поглощают мелочи. Упрощайте. Упрощайте». Что вы можете упростить в своей жизни, чтобы лишний раз не напрягать мозг и волю и сосредоточиться на самых важных людях, делах и увлечениях?

Дозируйте использование гаджетов и присутствие в социальных сетях

Кажется, об этом мы уже говорили, да? Пристрастие к электронным гаджетам и социальным сетям проникло почти во все сферы жизни общества. Оно влияет на количество и качество внимания, которое мы уделяем себе и окружающим, и на эффективность труда.

Во время разговора с Фредом Штуцманом, разработчиком приложения Freedom, я спросила, почему он решил создать программу для блокировки развлекательных ресурсов. «Сохранять продуктивность в эпоху информационного шума – одна из самых сложных задач, что сегодня стоит перед нами, – ответил Фред. – За наше внимание ведется отчаянная борьба. При таком количестве соблазнов устоять очень трудно, и готовых решений здесь нет. Поэтому мы и создали платформу Freedom – чтобы дать людям средство защиты от информационного шума и помочь сосредоточиться на работе. Мы гордимся тем, что сотни тысяч пользователей достигли своих целей и выполнили по-настоящему важные задачи».

Признаюсь, я никогда не дописала бы эту книгу без волшебного приложения Freedom. Вдумайтесь: специалисту по вопросам внимания было сложно сосредоточиться на книге о внимании – какая ирония! Однако это наглядно свидетельствует о том, какой серьезной проблемой в наши дни стали отвлекающие факторы.

Защитите волю и внимание с помощью этих приемов:

• Как мы уже говорили в главе 3, выполняйте вечерний ритуал и не приносите гаджеты в спальню. Никогда.

• По мере возможности сделайте переадресацию с мобильного номера на рабочий. Пусть в офисные часы у вас звонит только один телефон.

• Установите приложение для отслеживания того, сколько времени вы проводите с телефоном в руках, и приготовьтесь к неприятному сюрпризу.

• Отключите все уведомления и напоминания, чтобы не отвлекаться в ходе рабочего дня.

• Используйте функцию «Не беспокоить» или переводите телефон в режим полета, чтобы выполнить текущие задачи.

• При работе над важным проектом прячьте телефон в ящик письменного стола.

• Удалите с телефона все ненужные приложения, чтобы не тратить время (и оперативную память) на их проверку и обновление.

• Используйте специальные приложения и инструменты для блокировки развлекательных ресурсов.

Чтобы разорвать порочный круг отвлекающих внимание факторов, попробуйте применить следующие приемы:

• Каждый день устраивайте себе краткую экскурсию в социальные сети. Приучитесь отводить на это ограниченное количество времени. По утрам я трачу 15 минут на просмотр публикаций, лайки, ретвиты, комментарии, репосты в разных сетях: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn. Этого времени хватает и на то, чтобы заодно выпить чашку кофе.

• Занимаясь важным делом, используйте только одно устройство для выхода в социальные сети. Пусть компьютер служит вам для работы, а телефон или планшет – для просмотра новостей и обновлений. Завершая работу над книгой, я старалась заходить в соцсети только с телефона (не с компьютера), чтобы поменьше отвлекаться от текста.

• Добавьте в браузер специальные расширения и инструменты, такие как Facebook News Feed Eradicator для Chrome. (В то время, когда книга готовилась к печати, это была новинка, и она сэкономила мне немало времени.) Приложение позволяет скрыть ленту новостей Facebook. В своем аккаунте вы не увидите никаких публикаций. Чтобы просмотреть обновления, нужно вручную ввести имя пользователя или название группы в строку поиска.

• Если хватит духу, удалите с телефона все мобильные версии социальных сетей, и ваша продуктивность сразу же пойдет вверх.

Давайте использовать современные технологии во благо и вырабатывать новые, полезные привычки.

Цифровой детокс

Кажется, что может быть проще – провести выходные в режиме офлайн? Я отключила телефон, планшет и компьютер (никакой почты и социальных сетей). Кроме того, сказала мужу, что собираюсь лечиться от цифровой зависимости,– чтобы стыдно было не сдержать слово.

Самостоятельный цифровой детокс длиной в три дня оказался настоящим откровением. Раньше мне редко удавалось переделать столько дел. Я наконец-то просмотрела книжные новинки в своей сфере и навела порядок в документах. Пешая прогулка без музыки в наушниках позволила вспомнить, как поют птицы, и ощутить на коже солнечное тепло. И знаете что? За время моего отсутствия мир не рухнул. Отношения с близкими не пострадали, письма никуда не делись из почтового ящика, уведомления в соцсетях, конечно, накопились, но поддавались обработке. При этом я чувствовала себя легко и спокойно, никакого ощущения одиночества у меня не возникло.

Хватит ли вам смелости устроить цифровой детокс? Возможно, три дня – это слишком много. Как насчет трех часов?

Выберите удобное для вас время. Предупредите друзей и родных, что будете не в сети, особенно если они привыкли связываться с вами именно там. Отключите уведомления и прочие отвлекающие сигналы, спрячьте гаджеты подальше. И вперед, сделайте глоток свободы!

По словам Джима Рона, «успех всего лишь вопрос дисциплины. Несколько простых действий, которые надо выполнять каждый день». Он совершенно прав, особенно в том, что касается дисциплины – точнее, самодисциплины – фокуса внимания.

Конечно же, никто не стоит у вас над душой и не следит за тем, читаете ли вы почту, проверяете ли лайки в социальных сетях, разрабатываете ли проект для клиента. Любой взрослый самостоятельный человек несет полную ответственность за свои решения и поступки. А сейчас примите решение разумно и дисциплинированно обращаться с собственным вниманием – и сдержите данное себе слово.

Теперь, после того как мы обсудили личные способы повышения концентрации внимания и продуктивности, поговорим о том, как сделать то же самое в коллективе. Из главы 6 вы узнаете, какую пользу намеренное и целенаправленное внимание приносит команде и организации, где каждый сотрудник сосредоточен на выполнении самых важных задач.

Внимание!

• Как упорядочить рабочее расписание на эту неделю?

• Кому и чему нужно сказать нет на этой неделе?

• Можете ли вы поработать собственным «привратником» в этом месяце?