Охраняйте свое время

Когда речь заходит о повышении эффективности труда, многие полагают, что главная проблема – в недостатке времени. Признаюсь, долгое время я тоже так думала, но в конце концов осознала: мы пытаемся растянуть нерастяжимое, вместо того чтобы грамотнее управлять тем, что поддается управлению.

Время – ресурс ограниченный, и изменить этот факт невозможно. Количество часов и минут в сутках одинаково для всех, ни у кого тут нет преимуществ. Тем не менее я уверена, вы знаете людей, которые, похоже, умудряются успевать делать все и всегда, причем без лишнего шума и напряжения. А секрет их прост: эти люди догадались, что проблема не во времени.

Время неподвластно человеку – зато ему подвластно внимание. Значит, не нужно осваивать тайм-менеджмент – лучше научиться управлять собственным вниманием.

Все наши беды происходят не оттого, что мы неправильно тратим время, а оттого, что не умеем распределять внимание.

Управлять временем невозможно, можно лишь охранять и беречь те минуты и часы, что у нас есть. Перегруженное информационное поле постоянно крадет и время, и внимание. Нужно защитить свой ценнейший ресурс, чтобы направлять его на стратегические цели и приоритетные задачи.

Мне очень нравится системный подход. Он дарит драгоценную свободу. Сейчас мы поговорим о защитных системах и механизмах, которые помогут вам уберечь время и внимание от посягательств.

Составляем расписание

Один из самых простых, но эффективных способов защиты времени – организация рабочего графика. Это занятие позволяет сосредоточить внимание на стратегически важных целях и задачах.

Руководители нередко говорят, что больше всего времени у них крадут планерки и собрания. Давайте их и обсудим. Знаете ли вы, что от участия в этих мероприятиях можно отказаться? Да-да. Некоторые из них можно пропустить. Конечно, бывают встречи, где ваше присутствие обязательно, но их гораздо меньше, чем кажется. Получив приглашение, определите, действительно ли вам необходимо туда идти:

• Попросите прислать вам повестку дня, чтобы понять, имеет ли она отношение к вам. Если ее нет, что говорит о плохой подготовке, отклоните приглашение.

• Ознакомьтесь с повесткой дня и выясните, нужно ли вам отсидеть на встрече до конца или достаточно присутствовать во время обсуждения тех пунктов, которые непосредственно связаны с вашей работой.

• Обдумайте, поможет ли ваше присутствие достичь целей мероприятия.

Если вы решили, что от вашего участия ничего не зависит, не робейте и откажитесь идти.

Несколько приемов помогут вам навести порядок в своем рабочем расписании.

• Каждый день выделяйте 15 минут на планерку с самим собой. Сформулируйте три задачи, которые обязательно нужно выполнить к концу дня. Несколько лет назад я уговорила высшее руководство компании Comсast ежедневно посвящать 15 минут обсуждению неотложных задач. Результат превзошел ожидания: корпорация стала лидером на региональном рынке. Сосредоточенность всей команды на деле позволила бросить силы на достижение стратегически важных целей и заняться профессиональным развитием сотрудников, не распыляя внимание на второстепенные дела.

• Отведите время на утренний ритуал, который мы обсуждали в главе 3. Его обязательно нужно внести в свой распорядок дня, чтобы звонки и встречи не мешали подготовке.

• Распределите задания по дням недели. Регулярные задачи лучше сгруппировать, чтобы повысить результативность их выполнения и свести к минимуму отвлекающие факторы. Удастся ли соблюдать подобный график каждую неделю? Возможно, и нет, но при наличии четкой системы ваш помощник или другие сотрудники смогут планировать встречи на определенные дни. Однажды нам довелось работать с менеджером из финансовой сферы. Предстояло продумать для нее идеальный план рабочей недели. Вот что получилось в итоге (разумеется, ваш план включает ваши задачи):

? Понедельник – офисный день: встречи с подчиненными, с непосредственным и высшим руководством.

? Со вторника по четверг: корпоративные и отраслевые мероприятия, встречи с клиентами, подготовка презентаций, деловые поездки. Эти дни проходили не в офисе, причем один из них отводился для работы дома.

? Пятница. Поскольку клиентка любила проводить выходные дома, все встречи в этот день назначались поблизости и заканчивались до пяти часов вечера. Если ничего не планировалось, она посвящала пятницу разработке стратегии на следующую неделю и административным делам.

• Внесите в планы «день тишины». Моя лучшая подруга Мэг руководит несколькими компаниями. Кроме того, она растит двух чудесных внучек, занимается волонтерской работой и всегда охотно общается с клиентами. Мэг обнаружила, что в дни, свободные от встреч и переговоров, ее производительность невероятно высока, поэтому начала планировать «дни тишины» – дни без единой встречи, посвященные стратегическим задачам и целям. Мне как экстраверту этот прием тоже очень помогает. Попробуйте раз в квартал устроить себе тихий день, чтобы сосредоточиться на самых важных делах.

• Отведите время на добрые дела. Один день в месяц я безвозмездно помогаю коллегам, которым требуется поддержка. Можете ли вы внести в свое расписание общественно полезную работу?

• Повседневное. Оставьте в распорядке дня место для планирования, просмотра почты, работы с социальными сетями, личных встреч и отдыха.

• Пользуйтесь визуальными подсказками. Цветовые подсказки существенно упростят вам жизнь. В моем календаре разными цветами отмечены лекции, поездки, консультации, личные встречи, работа с документами и время для стратегического планирования.

• Заложите в график время для досуга и развлечений. Не нарушайте обещаний, данных себе!

Какова ваша идеальная неделя?

Для повышения результативности и нейтрализации отвлекающих факторов распределите регулярные задачи по дням недели.

Понедельник _____________

Вторник _____________

Среда _____________

Четверг _____________

Пятница _____________

Итак, совещания и встречи крадут у нас больше всего времени. А что, по-вашему, на втором месте? Правильно, электронная почта!

Борьба с главным врагом внимания

По данным компании McKinsey, в среднем 28 процентов офисного времени тратится на просмотр электронной почты. Больше четверти каждого рабочего дня! Странно, что мы вообще успеваем сделать хоть что-то.

Другие исследования показывают: 26 процентов сотрудников считают электронную почту первым в ряду отвлекающих факторов. Воспользуйтесь этими приемами, чтобы оградить себя от посягательств на время и ­внимание.

• Выделяйте на проверку почты не более 15 минут за один раз. Исследователи из Университета Британской Колумбии установили: ограничив работу с почтовым ящиком тремя подходами в день, можно снизить уровень стресса на 47 процентов, увеличив при этом целенаправленность внимания и эффективность труда. На чтение электронных писем выделяйте не более 15 минут за один раз. Установите таймер на смартфоне и постарайтесь написать как можно больше ответов. Полностью сосредоточившись на почте в отведенное для нее время, вы избавитесь от долгих мучительных раскопок во «Входящих» и перестанете отправлять письма с ответом лишь на половину вопросов.

• Не нужно изобретать велосипед. Создайте шаблоны и используйте их, чтобы быстро и исчерпывающе ответить на часто задаваемые вопросы и регулярные послания.

• Используйте специальные приложения и настройки. Разработчики предлагают нам множество полезных инструментов для сортировки электронной почты. Вы можете:

? Отфильтровать ненужное. Некоторые приложения отпишут вас от нежелательных рассылок, занимающих лишнее место в ящике.

? Заблокировать оповещения. Воспользуйтесь службой блокировки обновлений в социальных сетях и почтовых ящиках. Это нечто вроде виртуальной таблички «Не беспокоить!». Такой способ идеально подходит, если вам нужно полностью избавиться от раздражителей.

? Воспользоваться автоматической подсказкой. Многие почтовые программы «запоминают» часто употребляемые фразы, слова и словосочетания и угадывают их по первым буквам.

? Указать в настройках максимальный срок отмены при отправке сообщений. Если, уже нажав кнопку «Отправить», вы вдруг поняли, что забыли ответить на один из вопросов, или решили что-то изменить в своем письме, процесс можно прервать и вернуть послание в папку с черно­виками.

• На время отпуска или командировки создайте автоматическое оповещение о том, что вы недоступны. Если у вас есть помощник (живой или виртуальный), настройте пересылку писем на его адрес. Обязательно укажите имя и контакты помощника в сообщении о том, что вас сейчас нет на рабочем месте. Только представьте себе, сколько свободного времени появилось бы у вас, если бы помощник взял на себя хоть 25 процентов корреспонденции! Чтобы привлечь внимание коллег и клиентов, оповещения голосовой почты можно сделать яркими и оригинальными. Ниже я привела образцы своих сообщений.

Не забывайте: большинство электронных писем – это обращения и запросы от людей, которым ваше время и внимание необходимы для выполнения рабочих задач. Электронная почта – очень нужный и важный инструмент. При грамотном использовании она облегчает общение, но если пустить переписку на самотек, производительность труда сразу же пострадает. Не рассылайте ответы лишь на половину заданных вопросов, с ошибками и смайликами. Ваши письма должны быть корректными и понятными. Для начала примите решение в ближайшие 24 часа уделять каждому письму намеренное внимание.

Настройка автоматических сообщений

Сообщение голосовой почты можно сделать ярким, нетривиальным, даже забавным. Тогда оно уж точно не пройдет мимо внимания ваших адресатов. Уезжая на несколько дней, я всегда придумываю новое. Некоторые клиенты знают, что я в отъезде, но нарочно посылают мне письма, чтобы узнать, что они получат на этот раз. Ниже я собрала самые популярные тексты. А что можете придумать вы?

ТЕМА: Смотрю гонки в прекрасном городе Остине.

Дорогие друзья и коллеги,

знаете ли вы, что я обожаю «Формулу-1» и каждый год стараюсь посетить хотя бы один этап гонок? Сегодня я в Остине, поэтому почту читает Мария. Можете обратиться к ней с любым вопросом – а еще говорят, что незаменимых людей не бывает!

Обязательно свяжусь с вами по возвращении.

ТЕМА: Сегодня выступаю на Гавайях!

Добрый день! Приветствую всех! Аloha!

На этой неделе я читаю лекции своим любимым клиентам на Гавайях, а заодно, пользуясь случаем, немного отдохну. Ко мне даже прилетела сестра из Австралии! Наша незаменимая Мария, как всегда, готова ответить на любой ваш вопрос.

ТЕМА: Ушла в подполье, дописываю книгу.

Дорогие друзья и коллеги,

я заканчиваю новую книгу для издательства Wiley (работать с его командой – всегда большая радость!). На этой неделе я недоступна, поэтому почту читает Мария. Можете обратиться к ней с любым вопросом и обязательно получите ответ.

До скорой встречи!

Делегируйте домашние дела

Чтобы повысить производительность труда, сгрузите с себя домашние обязанности, которые не требуют немедленного выполнения. Что отнимает у вас больше всего времени и сил? Может быть, существует простое и доступное ­решение?

• Наймите онлайн-ассистентов для выполнения части своих домашних и рабочих дел.

• Не водите машину сами, а вызывайте такси или берите напрокат автомобиль с водителем. Тогда в пути вы сможете проверить почту или провести видеоконференцию.

• Обратитесь в клининговую фирму и вместо уборки наслаждайтесь обществом главных людей в своей жизни.

• Найдите химчистку или прачечную со службой доставки чистых вещей на дом.

• Воспользуйтесь службой доставки готовых блюд или подготовленных ингредиентов.

• Наймите шопера или стилиста, чтобы он подобрал вам гардероб и прислал вещи на дом или в офис.

Вы думаете, что не можете позволить себе такие услуги? Допустим, вы правы – а может быть, и нет. Знаете ли вы, что персональные закупщики в розничной сфере работают за комиссионные? Им платит магазин, а не вы. А как насчет стилистов и доставки еды? Конечно, потребуются дополнительные расходы, но результат того стоит.

Вкладывайте деньги в себя: вы это заслуживаете. Ваш персональный бренд только выиграет, если вы купите одежду, в которой чувствуете себя уверенно и комфортно. Уборка, покупка продовольствия и прочие рутинные дела оставляют мало времени на общение с близкими и дорогими людьми. И в этом случае время как раз можно купить, чтобы добавить несколько лишних часов в день.