5.2. Организация процесса регистрации

5.2. Организация процесса регистрации

Для успешного проведения регистрации крайне важно использование квалифицированного, обученного персонала. В первую очередь это касается менеджера зоны регистрации, который осуществляет оперативное руководство на месте и координирует весь процесс.

Следующим важным элементом является подготовка операторов зоны регистрации, так как для посетителя, пришедшего на выставку, оператор фактически является первым встреченным им представителем выставочной компании. Если оператор некомпетентен, если он нерасторопен или невежлив, то негативное впечатление от его работы может испортить весь образ выставочного мероприятия. Таким образом, подготовке операторов должно быть уделено особое внимание: тренинги, съемка на видеокамеру, сертификация — все эти мероприятия среди операторов рекомендуется проводить постоянно. Отсюда, более предпочтительным для этих целей является использование персонала компаний, специализирующихся на регистрационных услугах. Работая с различными выставочными операторами, такие компании имеют возможность постоянно «загружать» свой персонал работой, что, в свою очередь, дает им финансовые и организационные возможности поддерживать его квалификацию на необходимом уровне.

FINE POINT

Техника, используемая в зонах регистрации

Максимальное количество техники используется в процессе электронной регистрации посетителей. В качестве терминалов ввода данных обычно выступают персональные компьютеры, объединенные в локальную сеть. С точки зрения безопасности и быстроты получения данных, более предпочтительным является хранение информации на едином сервере. В этом случае операторы, работающие за терминалами ввода данных, не будут иметь доступа к БД, любой информационный запрос можно получить за считанные секунды, кроме того, данное решение является наиболее надежным. Минусом подобного варианта является необходимость построения в зоне регистрации локальной компьютерной сети.

Бейджи печатаются на принтере, соответствующем типу выбранного материала для его изготовления (принтеры для печати на пластиковых картах, струйные, лазерные, принтеры для печати на картоне и др.). Схема подключения принтеров к компьютеру может быть различной:

1 принтер к каждому компьютеру;

1 принтер на 2 компьютера (как правило, между ними);

1 принтер, подсоединенный к серверу печати.

Выбор одного из этих вариантов зависит от бюджета мероприятия, его специфики и пропускной способности зоны регистрации. Максимальная пропускная способность достигается при конвейерном способе, когда отдельно выделяется зона печати, состоящая из принтеров, подключенных к специализированным серверам печати.

Источник: компания «РуссКом Ай-Ти Системе», г. Москва

Дальнейшая обработка полученной информации (регистрационной базы данных и базы данных с ответами на вопросы) может быть различной и зависит от задач организаторов. Базы посетителей одного и того же мероприятия за разные годы могут сравниваться между собой для выявления постоянных посетителей и использования их в существующих программах лояльности, могут совмещаться и формировать единую базу по мероприятию за все годы. Анализ ответов на вопросы позволяет лучше спланировать рекламную компанию выставки и т. д.