Проведение онлайн-мероприятия

Итак, дата проведения вашего онлайн-мероприятия все ближе. Что нужно предусмотреть на финальной стадии подготовки и непосредственно на вебинаре, чтобы все прошло максимально гладко и просто?

Накануне нужно разослать по e-mail доступы к трансляции, а за час до мероприятия – напоминание о том, во сколько старт (иногда это делают еще и за 5 минут до начала). Некоторые организаторы собирают также телефонную базу, чтобы продублировать напоминание в смс. Если мероприятие бесплатное или малозначимое для участника, то часто напоминания сильно влияют на то, придет к вам в веб-зал человек или забудет.

Как давать доступ к платным онлайн-мероприятиям?

Если мероприятие камерное (например, небольшой платный тренинг) и вы всех участников знаете в лицо, то достаточно просто дать ссылку только нужным людям.

На большой конференции, конечно, так не получится. И тут помогает доступ по паролю или по электронной почте.

Есть сервисы, которые генерируют индивидуальные пароли или индивидуальные ссылки для доступа на вебинар. Индивидуальная ссылка видится нам наиболее удачным и защищенным вариантом – вы отправляете каждому участнику ссылку, по которой может войти лишь он. Если по этой же ссылке зайдет еще кто-то, первого выкинет из веб-зала.

Доступ по паролю ИЛИ по электронной почте дают, кажется, все сервисы – Webinar.ru, Webinar.tw, Webinar.fm, Expertsystem, Wiziq, eTutorium, Mirapolis, Pruffme…

На площадке, встроенной в сервис рассылок Getresponse, можно давать доступ по паролю. На Expertsystem можно генерировать индивидуальные ссылки. Выбрать наиболее удобный вам вариант можно при тестировании площадок и общении с техподдержкой.

Что еще нужно сделать заблаговременно? Конечно же, получить от всех выступающих презентации и загрузить их на площадку. Формат, в котором требуются презентации, уточняйте заранее: где-то ppt(x), где-то pdf, где-то оба варианта. Если есть возможность грузить в pdf, лучше выбрать его – это формат неизменяемый, и поэтому нет риска, что в процессе выступления в презентации что-то съедет.

Если вы не только организатор, но и спикер, то, конечно же, очень важно постараться не волноваться. Особенно если вы выступаете перед аудиторией в первый раз. Порепетируйте свою речь с друзьями и попросите их присутствовать на трансляции.

Так как не все спикеры имеют достаточный опыт выступлений на онлайн-мероприятиях, стоит предложить им заранее посмотреть обучающий ролик или внимательно изучить инструкцию для спикера и для пользователей, которые есть на любой платформе. Если же опыт есть, то после работы на 3–5 площадках все остальные становятся интуитивно понятными, потому что у всех похожий функционал, сходное расположение элементов, а у спикера появляется навык действовать методом тыка.

Перед мероприятием, минут за 10 до начала вебинара, можно включить музыку и слайд, на котором написано, что сейчас идет проверка звука и что нужно делать, если звука нет. Обычно 10 минут хватает, чтобы все перезагрузились, сменили браузер, переустановили Adobe Flash Player. Это одновременно и забота об участниках, и минимизация вашего стресса – в первые 10 минут вы сможете уже вовсю давать людям информацию, а не читать чат с лихорадочными «Мне не слышно!», «Почему нет картинки??» и прочими вопросами, которые нужно будет решить.

В процессе проведения онлайн-мероприятия вам очень пригодится помощь администраторов трансляции и чата. Зачем они нужны?

• Администраторы понадобятся вам и до и после трансляции. Они открывают веб-зал, рассылают участникам ссылки, напоминалки, а затем, при необходимости, и записи.

• Администраторы помогают участникам решать технические проблемы. Если что-то не работает, организатор-спикер не сможет остановиться и помочь, пока все остальные будут ждать. На все вопросы отвечает администратор – прямо в чате или персонально. Он же связывается с техподдержкой, если что-то пошло не так.

• Администратор может отправлять в чат какие-то ссылки, если спикер по какой-то причине не способен этого сделать.

• Администратор модерирует чат. Если в нем появляется, например, несанкционированная реклама или тролли, он может быстро все разрулить. Этого может никогда не произойти, но лучше пусть у администратора не будет работы на протяжении всего вебинара, чем случится любая непредвиденная и неприятная ситуация.

• Если у спикера технические проблемы, администратор находится с ним на связи и транслирует в чат. Если спикер пропал – участники не знают, что стряслось и вернется ли он. Администратор держит всех в курсе.

• Ну и, наконец, администратор обязательно делает дублирующую запись мероприятия. Конечно, площадка генерирует свою запись. Но стопроцентных гарантий, что запись всегда будет годной (целой, в хорошем качестве, не битой) нет. Технические накладки бывают даже на самых надежных площадках. Может случиться, что вообще ничего не записалось, или звук обрезан за полчаса до конца, или записан только чат. Это редкость, но все равно очень неприятно бывает обнаружить, что записи нет и теперь придется повторить все то же самое на бис. Поэтому администратор всегда делает дубль записи.

Каким софтом писать вебинар? Вариантов очень много. Эту информацию можно легко нагуглить или узнать у коллег. Например, можно использовать Camtazia Studio. На Mac есть своя удобная программа – QuickTime. Один из элементов заботы об участниках – конвертация видео в аудио и рассылка доступов и к тому, и к другому. Некоторым участникам удобно посмотреть вебинар онлайн, а затем переслушать аудиозапись на прогулке или за рулем.

Хранить записи можно на любых файлообменниках: Яндекс. Диск, Google. Disc, DropBox – их множество. Если речь о тренинге, который проходит на специализированной площадке типа Getcourse, то можно прямо на площадке (но копию все равно держать в облаке). А если информация суперценная, то и сделать резервную копию, к примеру, на внешнем харде.

Вернемся к нашей трансляции. Один из элементов для взаимодействия с аудиторией – чат. Нужен ли он? Да, нужен.

Во-первых, есть разные типы людей. Кому-то лучше слушать, кому-то – смотреть, а кому-то – обязательно прикасаться пальцами к клавишам. Поэтому «плюсики в чате» нужны не для развлечения спикера, а для включения внимания участников.

Во-вторых, есть вопросы. Участники могут задавать их в процессе мероприятия. Многие спикеры просят задавать вопросы в конце или же предлагают администратору собирать их в текстовый файл и присылать в финале «оптом». Некоторые вебинары вообще построены в формате «вопрос-ответ», и живое общение в чате разогревает аудиторию, вовлекает ее в активную коммуникацию со спикером. Такой интерактив усиливает вовлеченность и позволяет спикеру не быть «говорящей головой», а создавать иллюзию живого зала.

Важно!

Хорошо, если площадка делает запись экрана с чатом. Тем, кто посмотрит вебинар потом в записи, будет видно, что писали участники, понятно, кому отвечает ведущий, ну и вообще получается живее.

Если в процессе проведения ивента веб-зал упал и перезагрузка компьютера и роутера не помогла, а с настройками все в порядке, нужно бежать в техподдержку.

В идеале надо иметь резервную площадку, особенно для масштабных, ответственных, платных событий. На камерном тренинге все же проще извиниться перед участниками и перенести мероприятие.

Если мероприятие камерное и онлайн находится маленькая группа – можно пойти на хитрость. Надо заранее составить список площадок, которые позволяют мгновенно создавать демокомнаты на нужное количество участников. И чуть что – срочно создавать демоаккаунт и проводить вебинар там. Но есть нюансы: заявка на создание демозала может оформляться не молниеносно, а безлимитное количество участников, как правило, предоставляют только новые площадки, и со временем эта возможность пропадает. Поэтому советовать ничего не будем, информация меняется достаточно быстро.

И, напоследок, несколько слов об автовебинарах. Автовебинар – это вебинар, записанный единожды и транслируемый в записи с определенной периодичностью.

Не все сервисы позволяют делать автовебинары. Алгоритм такой: на сервисе записывается вебинар (либо можно просто загрузить запись), после этого включается специальная функция, позволяющая участникам регистрироваться на мероприятие, выбирая удобные для них день и время, и потом система сама приглашает их на трансляцию.

Возможно, это удобнее, чем постоянно проводить живой вебинар. Но, конечно, люди бывают несколько разочарованы, увидев, что спикера на самом деле нет в эфире. Если вы делаете автовебинар, по крайней мере предупреждайте, что это запись. У довольно известного спикера был один неприятный случай, когда вместо вебинара была включена запись, и даже делались паузы якобы на вопросы, только аудитория все равно спикера раскусила, вышло некрасиво и очень непрофессионально.

Чем автовебинар лучше простой записи? Тем, что запись многие качают и не слушают, тогда как автовебинар больше мотивирует все-таки прийти и посмотреть.