Внедрение ТМ-стандарта

Внедрение корпоративного ТМ-стандарта, объединяющего все пять перечисленных регламентов, стоит на трех китах.

1. Письменный стандарт, документ (или набор документов), например правила планирования времени, постановки задач, коммуникации. Обычно стандарт включает управленческую часть (основные правила, очень кратко – 2–3 страницы), техническую часть (соответствующие инструкции по настройке системы управления задачами), иногда памятки, краткие выдержки из стандарта. Если в компании используется ISO 9001:2008 или другая система регламентации, стоит разрабатывать ТМ-стандарт так, чтобы он удовлетворял ее требованиям.

2. Настроенная исходя из этого стандарта ИТ-инфраструктура: Outlook, Exchange, «Битрикс», Lotus, SharePoint или аналогичные программы. Цветовая разметка встреч в календарях отражает корпоративный стандарт планирования времени, система категорий в задачах отражает корпоративный стандарт контроля поручений и т. д.

3. Люди, обученные техникам тайм-менеджмента. Причем тренинги должны проходить на основе стандарта и с привязкой к ИТ-инфраструктуре: «Вот тайм-менеджерская техника контекстного планирования – вот соответствующий эпизод стандарта – вот утвержденный стандартом список контекстных категорий Outlook. А теперь давайте научимся настраивать их на своем рабочем компьютере».

Это исключительно важные три кита. Их еще можно сравнить с тремя ножками табуретки: если убрать любую из ножек, табуретка упадет. А что получится, если убрать один из элементов корпоративного стандарта? Вот типичные ошибки такого рода.

– Компания внедрила современную передовую ИТ-систему. Люди пользуются ее возможностями на 5–10 %, а иногда даже не подозревают, что эта ИТ-система у них есть. Налицо вторая ножка без первой и третьей.

– Компания провела обучение тайм-менеджменту. Посттренинговая эйфория прошла, используется в лучшем случае 10–15 % техник, полученных на тренинге. Очевидно, что третья ножка не работает без поддержки остальных.

– Компания разработала корпоративный стандарт и разослала его всем сотрудникам для ознакомления (возможно, даже под расписку). Стандарт не понят, реально не применяется, жизнь продолжается «по понятиям» и по привычкам, а не по стандарту. Очевидно, что к первой ножке проявлено излишнее доверие, а про остальные забыли.

Благодаря такому подходу эффективные правила работы приживаются гораздо легче и полнее. Реальной рабочей привычкой, обычаями делового оборота, само собой разумеющимся образом жизни в компании становятся до 85–90 % техник и правил, заявленных в стандарте.

Одна из серьезнейших причин стресса, выгорания на работе, синдрома хронической усталости – перегруженность головы руководителя множеством вопросов, ощущение постоянной тревоги, оттого что какая-то часть обязанностей может быть не выполнена или выполнена не в срок. Устранение этого постоянного стресса, которое дает корпоративный стандарт тайм-менеджмента, очень трудно оценить в деньгах. Здоровье дороже денег, а удовольствие, получаемое от каждого момента жизни, – бесценно.

ТМ-ДЕЙСТВИЕ

Создайте свой тайм-менеджерский клуб Лиги «Время»

Если вы хотите всерьез прокачать ваши навыки тайм-менеджмента и повысить уровень тайм-менеджерской культуры вокруг себя, вам стоит создать свой тайм-менеджерский клуб Лиги «Время».

Участники Лиги «Время» объединяются в ТМ-клубы – своеобразные кружки саморазвития, чтобы в комфортной обстановке и кругу единомышленников развивать навыки самоорганизации и постепенно внедрять в свою жизнь и жизнь общества практики бережного отношения к времени.

Клубы Лиги «Время» не являются тренингами по тайм-менеджменту, это именно клубные встречи. В них очень важны личное общение и личный ТМ-опыт участников. Руководитель ТМ-клуба не лектор, а вдохновитель общей дискуссии и обмена опытом. Поэтому чтобы создать свой клуб, вам не нужно быть экспертом в тайм-менеджменте. Хотя, разумеется, чтобы качественно проводить встречи клуба, нужно к ним готовиться. Как говорится, «хочешь чему-то научиться – начни учить этому других».

В соответствии с уставом Лиги «Время», чтобы иметь статус ТМ-клуба Лиги и получать от нее методическую поддержку и право использовать символику Лиги, клуб должен удовлетворять простым условиям:

– встречи клуба основаны на тематическом плане, разрабатываемом Лигой «Время»;

– встречи клуба проходят не реже шести раз в год. На практике большинство клубов собираются ежемесячно, некоторые делают перерыв на летние каникулы;

– во встречах участвует не менее трех человек. Обычная численность клуба примерно 7–12 человек;

– ведущий ТМ-клуба публикует анонсы встреч клуба и репортажи по следам проведенных встреч в фейсбук-группе Лиги и своих социальных сетях;

– участники ТМ-клуба заполняют анкеты обратной связи, которые высылаются координатору Лиги «Время» для анализа обратной связи;

– встречи ТМ-клуба бесплатны для участников. Допустим оргвзнос, окупающий аренду площадки, но большинство клубов предпочитают собираться на бесплатных площадках – в кафе, библиотеках и т. п.

Интересно, что ведение ТМ-клуба «прокачивает» не только навыки тайм-менеджмента, но и многие другие, необходимые для успеха и саморазвития. Чтобы собрать 10–12 человек в одно время и одно место на бесплатное мероприятие, нужны незаурядные организаторские навыки. Для подготовки репортажа, а тем более статьи на сайт Лиги «Время» или врезки в книгу Глеба Архангельского нужно учиться деловому письму. Само проведение клуба – великолепный тренинг ораторских и переговорных навыков.

Как организовать свой ТМ-клуб? Заполнить анкету сторонника на сайте ЛИГАВРЕМЯ.РФ / tmliga.ru, поставив галочку «Хочу создать тайм-менеджерский клуб в моем городе». Вам вышлют подробную инструкцию о том, как подготовиться к первой встрече клуба, как ее проанонсировать и затем как провести. Также предоставят комплект методических материалов – видео, пустографку планирования и т. д. Прикрепят к вам наставника – одного из опытных ведущих ТМ-клубов, который поможет разобраться в тонкостях и не сделать типичных ошибок.

Зачем вести свой ТМ-клуб, тратить бесплатно свое время на распространение «ТМ-бациллы» в обществе, повышение культуры отношения к времени вокруг себя? Вот мнения опытных ТМ-лидеров. Приводим их электронные адреса, чтобы вы могли лично связаться с ними и задать свои вопросы.

Екатерина Зубкова, региональный директор по персоналу, АШАН

Активное участие в развитии Лиги «Время» только за прошедший год расширило мою сеть профессиональных контактов в три раза. Возросла и моя личная эффективность: навыки тайм-менеджмента помогают мне реализовывать одновременно несколько проектов, уделять время семье и своим увлечениям. ez@tmliga.ru

Игорь Вознесенский, преподаватель, бизнес-тренер

Постоянное участие в ТМ-клубах помогло не терять стратегический фокус: дописана книга и начата работа над кандидатской диссертацией, которая раньше постоянно откладывалась. За год в Лиге «Время» сеть деловых контактов быстро переросла во всероссийскую. iv@tmliga.ru

Анастасия Сабылина, магистрант юридического факультета МГУ, юрист компании CleverData

Благодаря Лиге «Время» полностью пересмотрела свое отношение к образованию, карьере и будущему. Появилось множество возможностей: стажировка и затем работа в крутой компании, знакомства с очень интересными людьми, выработка недостижимых ранее навыков в области тайм-менеджмента, публичных выступлений, управления людьми и проектами (as@tmliga.ru).