Использование устава проекта

Когда использовать. Применительно к крупным проектам устав применяется с начала формального управления проектами, то есть с начала 1950-х годов. Поскольку крупные проекты потребляют значительные организационные ресурсы, которые берутся из различных функциональных групп, такой подход вполне оправдан. По той же причине устав удобен и в отношении малых кросс-функциональных[15] проектов. Однако для других, не кросс-функциональных малых проектов издание устава – редкость (исключением является ситуация, когда члены функциональных подразделений географически рассредоточены, что случается все чаще). Пример использования устава проекта в работе корпораций представлен во врезке «Необходимость устава».

Время использования. Устав проекта – это не более чем упакованная информация, которая получена в ходе предшествующих операций, например стратегического планирования, процесса отбора проектов и назначения членов команды. Как следствие, небольшой опытной команде для разработки устава хватит 30 – 60 минут. При увеличении объема и сложности проекта, а значит, и размера ставок на создание устава, по всей вероятности, понадобится больше времени.

Выгоды. Проекты часто требуют таких организационных мероприятий, которые выходят за функциональные границы. Поскольку при подобном кросс-функциональном подходе руководители «владеют» ресурсами, устав представляет собой удобный способ предписать функциональным группам выделить необходимые ресурсы менеджеру проекта. Чтобы указать это в явной форме, во многих компаниях принята практика перечисления функциональных групп (или их руководителей), которые должны предоставить ресурсы, и имен членов проектной команды. Таким образом фактически определяются конкретные ресурсы, их количество и длительность использования в проекте, а также лица, ответственные за их предоставление. Устав не только подтверждает легальность проекта в организации, но также помогает представить проект, объявив о его начале и целях и официально передав бразды правления менеджеру.

НЕОБХОДИМОСТЬ УСТАВА

Для всех ли проектов нужен устав? Ведущей компании по производству грузовых автомобилей требуется несколько месяцев, чтобы издать устав проекта разработки нового автомобиля. Принимая во внимание тот факт, что в проекте задействованы миллионы долларов, компания создает многочисленные варианты содержания, расходов и временной привязки расписания, которые сначала тщательно оценивает и лишь потом запускает проект. Выполнение проекта начинается с издания подробного устава, а куратором обычно является вице-президент высшего ранга. Напротив, реализация крупного проекта в сфере информационных технологий обычно начинается с устава длиной в одно предложение, рассылаемого по электронной почте функциональным руководителям, которые должны предоставить ресурсы. Куратор не назначается, а выпуску устава предшествует лишь небольшое планирование. Правило здесь таково: любой крупный проект, потребляющий значительные ресурсы (свыше 10 тысяч долларов), должен выпустить устав. Для менее затратных проектов, обычно выполняемых в пределах одной функциональной группы, устав не издается, поскольку рассматривается как ненужная бумажная работа. Это хороший пример, показывающий, нужен ли устав для всех проектов. Итак, необходимость выпуска устава обусловлена размерами, сложностью и степенью кросс-функциональности проекта.

ПРОВЕРКА УСТАВА ПРОЕКТА

Убедитесь, что вы разработали надлежащий устав проекта. Этот устав должен:

• основываться на исходной информации, взятой из стратегических или тактических планов, на голосе заказчика, проектном предложении и процессе отбора проектов;

• включать в себя все элементы, определяемые форматом устава;

• обеспечивать согласованность элементов.

Преимущества и недостатки. Устав проекта характеризуется следующими преимуществами:

• ясность. Будучи, как правило, лаконичным, устав четко фиксирует основные положения проекта и предписывает выполнение его миссии;

• простота. Устав акцентирует внимание на небольшом количестве основных элементов миссии, оставляя за кадром детали и предотвращая «размывание» содержания.

Основной недостаток устава проекта:

• возможность неверного использования. Мы не хотим возлагать вину за данный недостаток на саму идею устава; скорее это следствие того, что устав базируется на информации, содержащей «оценки порядка величины». Конкретизация миссии, предельных сроков и необходимых ресурсов требует значительных усилий по планированию. По существу, так оно и делается в больших проектах, где детальное предложение, бизнес-план или изучение осуществимости предшествуют уставу и являются условием для его написания. Однако уставы для малых проектов лишены столь скрупулезного планирования. Они, напротив, основаны на очень грубых оценках ресурсов, которые обычно называются «оценками порядка величины» и, как следствие, неточны и подвержены ошибкам, а потому и не принимаются всерьез, что подвергает риску проекты, которым они дают жизнь.

Вариации. Практика показывает, что существует огромное множество способов и нюансов использования такого инструмента, как устав проекта, включая название (например, «уведомление об авторизации проекта» или «сертификат рождения проекта»), содержание, устоявшийся порядок применения и степень формализации. Во всех случаях устав призван положить начало существованию проекта. Что касается содержания устава, иногда в него включается информация о бюджете и расписании для основных контрольных событий, как показано на рис. 5.2. В случае малых проектов достаточно объявить о цели проекта, начале работы над ним и составе команды.

Обычно устав выпускается один раз в течение жизни проекта. Однако в некоторых организациях целесообразно издать предварительный устав. Такой устав авторизует выделение ресурсов на стадию планирования проекта; когда же планирование завершено и подробная информация о ресурсных и иных требованиях становится доступной, составляется и распространяется новая, окончательная версия. Как правило, предварительный устав максимально формализован, что увеличивает его авторизующую силу. Напротив, уставы в «оперативных» и распределенных проектных средах часто сводятся к обычным сообщениям по электронной почте.

Адаптация устава проекта. Уставы могут иметь различные размеры и формы. Какой лучше всего подходит вам? Рассмотрите пример, представленный на рис. 5.2, и адаптируйте его к своим проектным нуждам. Ниже приводятся некоторые способы такой адаптации.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.