Использование пузырьковых диаграмм

Когда использовать. Пузырьковые диаграммы – это универсальный инструмент, который может применяться различными способами. Один из таких способов – построение иерархической последовательности пузырьковых диаграмм, начиная с вершины компании с последующим прохождением через портфели проектов различных организационных уровней (например, диаграмма для подразделения маркетинга или НИОКР) вплоть до уровня групп (например, диаграмма для менеджера мультипроекта). Здесь каждая пузырьковая диаграмма низкого иерархического уровня поддерживает диаграмму более высокого уровня, обеспечивая тем самым интеграцию всех проектов компании в общий портфель.

Этот метод эффективен, но требователен и, возможно, поэтому используется не очень часто. Значительно шире распространена его децентрализованная форма, когда различные группы компании строят пузырьковые диаграммы для своих проектов независимо друг от друга. Хорошие примеры – группа разработки новых продуктов, группа информационных технологий, группа производства. В таком контексте пузырьковые диаграммы используются для периодических пересмотров портфелей, проводимых один раз в три и шесть месяцев. Менеджеры, практикующие обзоры по итогам фаз проекта (называемые также точками продолжения/прекращения проекта), могут использовать пузырьковые диаграммы для сравнения рассматриваемого проекта с другими при принятии решения о его продолжении/прекращении.

Новая область применения пузырьковых диаграмм – управление несколькими проектами. Сталкиваясь с необходимостью управлять шестью или семью проектами одновременно, менеджеры мультипроектов обращаются к пузырьковым диаграммам, чтобы контролировать работу в координатах «размер проекта / фаза проекта», не допуская наличия двух больших проектов, одновременно находящихся на стадии планирования.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ОЦЕНКИ, ПОЛУЧЕННЫЕ НА СТАДИИ ОТБОРА ПРОЕКТОВ

Обдумывая способы балансирования портфеля, многие руководители идут дальше простого использования финансовой метрики и предпочитают множественные критерии. Хорошим шагом в такой ситуации может стать построение пузырьковой диаграммы в координатах «риск/отдача», оси которой основываются на тех же критериях, что и в модели балльной оценки для оценивания, ранжирования и отбора проектов (см. главу 2). Более того, оценки проектов, полученные в ходе процесса отбора, становятся исходной информацией для диаграммы риска/отдачи, что обеспечивает бесстыковое согласование между отбором проектов и балансированием портфеля.

Время использования. Если предположить, что информация о проектах легкодоступна, создание традиционной диаграммы – дело быстрое. Построение диаграммы, содержащей 20 проектов, может занять всего несколько минут, особенно учитывая прогресс соответствующего программного обеспечения. Наиболее значительные затраты времени (от нескольких часов до полного рабочего дня) имеют место в ходе анализа диаграммы – при обсуждении ее сильных и слабых сторон, благоприятных и неблагоприятных факторов, а также при принятии решения о балансировании.

Выгоды. Трудно оспорить фундаментальную ценность диаграмм и их способность выступать в качестве средств наглядного представления информации – именно это, с точки зрения многих специалистов, делает их популярными. Пузырьковая диаграмма отображает проекты, находящиеся в наиболее предпочтительных квадрантах, например в квадранте, соответствующем большой важности и низкой сложности, и помогает выявить проекты, находящиеся в менее благоприятных квадрантах, например в квадранте малой важности и высокой сложности. Кроме того, они явно и недвусмысленно демонстрируют чрезвычайную важность балансирования проектов по желаемым квадрантам диаграммы. Столь наглядное отображение портфеля проектов невозможно при использовании таких инструментов, как, например, экономические методы или модели балльной оценки.

Несмотря на выгоды, обеспечиваемые применением пузырьковых диаграмм, некоторые пользователи отмечают их серьезные несовершенства [5, 6]. Эти диаграммы выступают в качестве средства информационного представления портфеля проектов, а не в качестве модели принятия решений. Как следствие, они не содержат механизма, помогающего принимать решения. В частности, модели балльной оценки могут служить моделью принятия решений при ранжировании проектов, в то время как пузырьковые диаграммы не позволяют балансировать портфель. Они скорее создают стартовую точку, отталкиваясь от которой руководители будут предпринимать необходимые действия. Пузырьковые диаграммы не показывают правильный баланс. Менеджер сам должен определить такой баланс и сравнить его с балансом, фактически имеющим место, а также решить, когда изменять баланс, прекращать те или иные проекты или добавлять новые. Однако, в то время как одни пользователи рассматривают указанные несовершенства как изъяны, присущие самой идее данного инструмента, другие заявляют, что свою задачу – отображение информации о балансе портфеля – этот инструмент выполняет хорошо.

Преимущества и недостатки. Пузырьковые диаграммы характеризуются рядом серьезных преимуществ:

• простота. Их дружественность по отношению к пользователю и легкость применения столь высоки, что люди, работающие с ними впервые, нуждаются в минимальной предварительной подготовке или вовсе не нуждаются в ней;

• точка зрения, основанная на фактических данных. Пузырьковые диаграммы обеспечивают непредвзятое представление информации, не окрашенное чьим-либо мнением.

Возникновение проблем при использовании пузырьковых диаграмм возможно, если есть:

• информационная перегрузка. Поскольку существует огромное количество пузырьковых диаграмм, многие диаграммы могут использоваться одновременно, тем самым увеличивая, а не уменьшая сложность балансирования;

• неадекватные данные. Если данные, использованные для построения диаграммы, выбраны неверно, результирующая диаграмма может оказаться ошибочной.

Рис. 3.6. Пузырьковая диаграмма в координатах «риск/отдача»[8]

Вариации. Пузырьковых диаграмм (карт портфеля или матриц портфеля) существует множество [7, 9]. На рис. 3.6 представлена диаграмма в координатах «риск/отдача», которая очень популярна в НИОКР-проектах. Изучение этой диаграммы показывает, что:

• слишком много усилий и средств затрачивается на тривиальные проекты типа «бутерброд». Это должны быть простые небольшие проекты, характеризующиеся высокой вероятностью успеха и малой прибылью;

• присутствует достаточное количество проектов типа «жемчужина». Это потенциально судьбоносные проекты, имеющие высокую вероятность успеха и способные принести большую прибыль;

• имеются два проекта типа «устрица» – это нормально, если рассматривать их как долгосрочные (проекты общего, фонового плана), способные принести высокие прибыли, но характеризующиеся низкой вероятностью успеха;

• квадрант проектов типа «белый слон» содержит только один проект – и это хорошо. Такие проекты имеют низкую прибыль и низкую вероятность успеха.

Еще один популярный вид пузырьковой диаграммы – диаграмма в координатах «дата завершения / фаза жизненного цикла» (рис. 3.7). Она показывает следующее:

• все небольшие проекты будут завершены незадолго до конца первого года работы, все большие – незадолго до конца второго года. Это очень плохой баланс, требующий принятия мер по разнесению сроков завершения проектов. Желательно также выполнить балансирование проектов различного размера;

• наблюдается надежный баланс как для малых, так и для больших проектов по фазам жизненного цикла.

Рис. 3.7. Пузырьковая диаграмма в координатах «дата завершения / фаза жизненного цикла»

Адаптация пузырьковых диаграмм. Мы описали лишь несколько общих типов пузырьковых диаграмм. Рекомендуем изучить общие модели, а затем адаптировать их к конкретной проектной ситуации. Ниже мы перечислим некоторые способы такой адаптации.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.