8.1 Общая структура стандарта управления проектами

В рамках компании управление проектами должно осуществляться на основе КСУП, который представляет собой совокупность нормативных документов, регламентирующих:

• структуризацию целей, работ, этапов и результатов проекта;

• взаимодействие команды проекта с функциональными подразделениями компании;

• порядок действий персонала в проектах и его мотивацию;

• порядок оценки деятельности компании (подразделения, сотрудника).

Методологической основой стандарта являются принципы и методы, заложенные в стандарты ISO 9001:2000 и РМВОК:2004 (PMI).[20]

Для того чтобы успешно использовать методы проектного управления, необходимо описать довольно большое количество процессов. В итоге в состав КСУП входит множество документов, описывающих все основные аспекты проектного управления в компании. Конечно, в зависимости от вида деятельности состав и наполнение документов могут меняться, но все же для различных реализаций КСУП характерны многие общие черты. Рассмотрим назначение некоторых документов.[21]

Подготовка контракта. Описываются последовательность действий по подготовке контракта, порядок разработки, согласования и утверждения. Могут использоваться шаблоны контрактных документов.

Организация технологических и маркетинговых исследований. Должны осуществляться в форме проекта, т. е. оба эти процесса регулируются документами КСУП. В документах должна быть отражена специфика каждого проекта, например для маркетингового исследования необходимо описать структуру исследования, порядок сбора и источники информации. Конечно, такая детализация делается лишь в том случае, если маркетинговые исследования в компании проводятся регулярно и имеет смысл разработать детальные процедуры, регламентирующие эту деятельность. В противном случае, особенно если исследование проводится впервые, необходимо руководствоваться общими процедурами планирования и реализации проекта и после его завершения обеспечить сохранение накопленного опыта в соответствии с подходами, описанными в гл. 7.

Формирование команды проекта. Описываются процедуры найма персонала, распределения по рабочим местам, назначения руководителя проекта, формирования команды проекта, управления командой, порядок разрешения конфликтов, развитие команды, включая ее обучение, порядок увольнения или использования членов команды проекта в случае его завершения. Особое место занимают процедуры мотивации и стимулирования.

Структуризация проекта. Под этим здесь понимается линейное планирование: выделение этапов проекта, определение состава работ путем построения ИСР, определение длительности и последовательности работ, планирование ресурсов, разработка расписания проекта, формирование подсистем управления проектами.

Финансирование проекта. Описываются процедуры определения стоимости работ, разработки бюджета проекта, организация контроля исполнения бюджета, порядок управления финансами. Состав этих процедур сильно зависит от того, в какой степени руководителю проекта делегировано управление финансами.

Организация НИОКР. Документ может детализировать порядок реализации проектов НИОКР от момента инициации и до завершения, включая использование общих ресурсов, оборудования, персонала.

ТЭО проекта. Подготовка обоснования проекта – документа, формально подтверждающего обоснованность проекта по срокам, затратам, работам, описана выше (см. гл. 3, п. 3.4). Важность грамотного обоснования чрезвычайно велика, поскольку именно здесь часто закладываются ошибки в определении стоимости и сроков реализации проекта.

Планирование проекта. Речь идет о разработке плана проекта и процедур, регулирующих разработку плана исполнения оставшихся операций в случае отклонения от базового плана, требующего перепланирования работ. Процедуры планирования проекта были рассмотрены ранее (см. гл. 4).

Закупки и поставки. Должны быть разработаны процедуры поиска и выбора субподрядчиков. Это становится особенно важным в тех случаях, когда право выбора подрядчиков делегируется руководителю проекта. Необходимо детально проработать процедуру проведения тендеров и торгов, управления поставками и закупками материалов, комплектующих и услуг. Эти процедуры важны, поскольку участники процессов имеют дело с большими материальными и финансовыми средствами и цена ошибки может быть весьма велика вследствие ненадлежащего или неквалифицированного исполнения своих обязанностей. Для компании, занимающейся поставками, актуальной может оказаться процедура реализации товарно-транспортной логистики.

Контроль и отчетность. В процедурах организации контроля и отчетности формализуются действия по подготовке отчетов, включая структуру отчетов, содержание, периодичность представления. Определяется порядок контроля выполнения контрактных обязательств, формируются процедуры планового и внепланового аудита проекта.

Управление изменениями. В рамках этих процедур определяется порядок подачи, рассмотрения, внесения и регистрации изменений на всем протяжении проекта. Это очень важные процедуры интеграционного характера, закрепляющие порядок действий команды в случае появления отклонений. Сюда входят проверка и надзор за ходом проекта, порядок внесения структурных изменений в ходе проекта, изменение содержания и планов проекта, процедуры организации контрольных мероприятий.

Организационно-техническая подготовка к производственной деятельности. Речь идет о большом пакете документов, определяющих порядок подготовки производственной деятельности, вплоть до ввода в действие предприятия.

Управление качеством. Процедуры управления качеством определяют как технические аспекты (контроль качества), так и организационные (обеспечение качества). То есть должны охватываться все аспекты проектной деятельности. В проектной деятельности управление качеством часто относится к обеспечению соблюдения принятых стандартов, включая КСУП.

Безопасность окружающей среды. Могут задаваться процедуры анализа воздействия на окружающую среду и обеспечения техники безопасности и охраны труда.

Пусконаладочные работы. Описываются процедуры организации пусконаладочных работ, проверки и тестирования оборудования, проведения испытаний и сдачи проекта.

Сюда относятся процедуры по подготовке организации к вводу в действие системы, включая обучение персонала; организация работ по оформлению и утверждению актов сдачи компонентов системы; проведение опытного функционирования системы (проверка работоспособности и взаимодействия подразделений организации с подсистемами системы, выявление неисправностей и отказов, определение фактических технико-экономических показателей системы и корректировка документации, устранение дефектов, оформление протокола); приемочные испытания (оценка качества разработки системы, проверка готовности организации к промышленному функционированию системы, оценка качества опытного функционирования, проверка документации на систему); ввод в действие системы (оформление и утверждение протокола опытного функционирования и акта приемки системы в промышленное функционирование); корректировка, доработка и выпуск эксплуатационных документов; организация промышленной эксплуатации и развитие системы.