4.7 Планирование взаимодействия (коммуникаций)

Планирование взаимодействия (или управление коммуникациями в терминологии стандарта PMI) – это определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта. Управление коммуникациями проекта охватывает процессы сбора, распространения, хранения, получения информации и заключается в создании необходимых связей между участниками проекта, которые требуются для его успешного осуществления.

Взаимодействие может осуществляться на основе плана управления взаимодействием, который задает правила обмена информацией в проекте. Структура плана управления взаимодействием может быть следующей.

• Требования к коммуникациям со стороны участников проекта.

• Ответственный за передачу информации.

• Получатели данной информации.

• Сведения о передаваемой и распределяемой информации (формат, содержание, степень детализации, условные обозначения).

• Методы или технология, используемые для передачи информации.

• Частота коммуникации.

• Сроки и передача на вышестоящий уровень проблем, требующих решения на более высоком уровне.

• Условия корректировки плана управления коммуникациями по мере развития проекта.

Взаимодействие может быть организовано с использованием так называемой временной матрицы (табл. 4.4). В строках временной матрицы каждого сотрудника задаются работы, выполняемые ими совместно, и в соответствующей графе указывается дата этой работы. Временная матрица позволяет планировать свои ресурсы в течение всего года.

Комментарий к временной матрице

Общие правила. Организация любой работы сотрудника по проекту осуществляется в соответствии с технологией, принятой в компании. Одним из основных документов по учету и контролю выполняемых сотрудником работ по проекту является Временная матрица ответственности (далее – Временная матрица), которую ведет сотрудник – исполнитель этих работ. Временная матрица служит для контроля исполнения всех работ сотрудника в течение года, которые предусмотрены должностной инструкцией, планами работ и заданиями руководства компании.

Правила оформления и заполнения Временной матрицы:

• Получить в начале проекта у руководителя проекта бланк Временной матрицы.

• Заполнить Временную матрицу названиями и датами исполнения работ, утвердить ее у руководителя проекта/генерального директора компании.

• Хранить Временную матрицу на рабочем месте в специальной папке.

• Пополнять Временную матрицу по мере получения новых заданий по проекту.

Таблица 4.4

• По окончании какой-либо работы по проекту сотрудник зачеркивает во Временной матрице соответствующую дату.

• Зафиксировать появление новой работы в очередной строчке Временной матрицы с указанием в графе «Примечания» регистрационного номера работы или фамилии руководителя, назначившего ее выполнение.

• Отметить внеплановое прекращение работы в графе «Примечания» датой прекращения и фамилией руководителя, давшего указание.

• При переносе срока окончания работы сделать корректировку в соответствующей строчке Временной матрицы с указанием в графе «Примечания» фамилии руководителя, выдавшего санкцию на перенос.

ПРИМЕР. В компании ОАО «Востокпоставка» при реализации проекта был разработан план управления взаимодействием (система доведения информации до участников проекта), фрагмент которого приведен в таблице.

В проекте выделены четыре группы участников: заказчик, участники рабочей группы, руководители направлений и служб, сотрудники направлений и служб.

Таблица

Формат взаимодействия участников проекта (фрагмент)