7.2 Административное завершение проекта

Процедура административного завершения заключается в подготовке, сборе и распределении информации, формализующей завершение проекта. Этот процесс включает в себя операции, необходимые для сбора отчетных материалов по проекту, анализа его успехов или неудачи, обобщения полученных знаний, накопления опыта и архивирования информации по проекту для использования их организацией в будущем. При закрытии проекта в рамках процесса административного завершения должны быть выполнены следующие действия:

• обеспечение накопления и сохранения опыта реализации проектов в компании;

• сбор информации для маркетинга;

• пополнение баз данных (информационное обеспечение);

• разбор работы;

• оценка проекта.

Накопление опыта реализации проектов в компании заключается в сборе и регистрации формализованной информации. На каждом этапе собирается своя информация:

• этап предварительной проработки: шаблоны писем, коммерческое предложение по выполнению работы;

• этап подготовки контракта: договоры, соглашения о конфиденциальности;

• этап реализации проекта: описание продукта, констатация целей, ИСР, план проекта, график проекта, сетевая диаграмма, контрольные события, предложенные цены, риски проекта и реагирование, проблемы проекта, реальные трудозатраты проекта.

Выполнение работ, обеспечивающих накопление опыта, особенно важно для начинающей инновационной компании. Образцы договора, примеры рекламных материалов, шаблоны писем существенно облегчат организацию деятельности компании и ее вхождение в рынок.

В целях совершенствования маркетинговых действий в проектах может собираться следующая информация:

• условия конфиденциальности, название проекта в разрешенном виде, имя заказчика в разрешенном виде;

• анализ возможности повторного коммерческого использования материалов;

• достижения компании в проекте, истории успеха, отзывы клиентов;

• перечень потенциальных партнеров или агентов;

• предложения по корректировке маркетинговых действий;

• материалы в прайс-лист.

Конфиденциальность может оказаться важным требованием со стороны стратегического партнера или заказчика. Многие крупные компании озабочены тем, чтобы информация о направлении их деятельности и реализуемых проектах не стала доступной конкурентам раньше времени. Для обеспечения конфиденциальности недостаточно просто подписать соглашение, необходимо разработать и соответствующие меры.

Материалы для информационного обеспечения содержат следующую пополняемую информацию:

• базу данных (БД) специалистов и экспертов;

• новые технологии;

• инвестиционные проекты;

• рекламные материалы клиентов;

• печатные материалы, необходимые для работы, книги;

• техническую документацию;

• профайлы компаний.

При подведении итогов и закрытии проекта осуществляются:

• разбор работы;

• подведение финансовых итогов проекта;

– определение значений ключевых показателей эффективности проекта,

– определение вклада каждого участника и размера его вознаграждения;

• заполнение досье сотрудника;

• сбор предложений по улучшению работы.

Оценка проекта заключается в анализе степени достижения запланированных показателей.[19] При формировании критериев успеха проекта необходимо четко описать процедуру оценки проекта. Например, проект, длящийся два года, реализован с опозданием на один день. Формально это – неуспех, а на практике – достижение команды проекта, которая смогла выдержать временные рамки проекта, если, конечно, не было задачи завершить проект к какому-то сроку, перенос которого невозможен.

То же самое можно сказать и о стоимости проекта. Превышение стоимости на один рубль вряд ли кого обеспокоит. Еще более сложна проблема с оценкой качества и степени достижения целей проекта. Но для оценки успешности необходима более однозначная трактовка результатов проекта. Часто бывает, что анализ показателей проекта дает противоположные результаты. Например, проект может завершиться с экономией бюджета, но перерасходом трудовых затрат, или наоборот. В зависимости от стоимости человекодня меняется и общая оценка проекта. В одном случае выгоднее экономить финансы, в другом случае – затраты времени персонала.

Меняя весовые коэффициенты, можно мотивировать руководителя проекта на экономию трудозатрат в том случае, когда эта экономия важна для компании (например, имеется специалист высокой квалификации, время которого приходится распределять между проектами, а стоимость его крайне мала по сравнению со стоимостью материалов и оборудования). Задавая высокую стоимость (а точнее, коэффициент пересчета) ключевого сотрудника, мы вынуждаем руководителя проекта тщательнее планировать необходимую загрузку сотрудника, поскольку она начинает заметно влиять на эффективность проекта.

Естественно, оцениваются только те параметры, на которые оказал непосредственное влияние сотрудник. Например, если принято решение поощрять за экономию средств или материалов, то неправильно поощрять сотрудника за экономию, образовавшуюся, например, вследствие благоприятного развития обстоятельств.

На основе оценки эффективности проекта и оценки процесса выполнения формируется оценка вклада участников. При завершении проекта используется система мотивации, поскольку именно этот процесс обеспечивает оценку вклада участников и определение размера поощрения.

В качестве примера приведем выдержки из Положения о закрытии контракта проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения.

ПРИМЕР. Порядок завершения инновационного проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения

Основными этапами закрытия контракта являются:

• проверка финансовой отчетности;

• паспортизация;

• выявление невыполненных обязательств;

• завершение невыполненных обязательств;

• гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности представляет собой проверку и сверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика и включает в себя:

а) для заказчика:

• проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ,

• согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами,

• проверку наличия документации по изменениям,

• контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком;

б) для исполнителя:

• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам,

• соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков,

• поиск просроченных платежей поставщикам,

• подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее представленной ему документации. При правильном подходе к выполнению этой задачи вопросы паспортизации решаются не одномоментно, на этапе закрытия контракта, а в ходе его реализации.

Невыполненные обязательства должны быть выполнены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.

На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта урегулирует проблемы с заказчиком путем уступок со своей стороны, снижением критерия приемки и уплаты штрафа.

Закрытие контрактов должно сопровождаться закрытием расчетов по нему, выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

Во всех контрактах, как правило, предусматриваются штрафные санкции за нарушение сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик имеет право предъявить подрядчику требование об уплате неустойки. Однако в сложных и комплексных договорах зачастую бывает непросто доказать вину подрядчика за срыв сроков строительства ввиду потенциального воздействия значительного количества факторов, в том числе прямо или косвенно зависящих от заказчика. И только своевременное и грамотное документирование хода проекта позволит успешно реализовать право на взыскание штрафов и пеней.

При окончательных расчетах определяется экономия или перерасход средств на реализацию проекта. Одним из действенных способов сокращения общих издержек по проекту является механизм «экономии подрядчика», предусмотренный группой компаний: в случаях, предусмотренных договором подряда, подрядчик может рассчитывать на выплату части сэкономленных средств.

Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта уже не командой проекта, а функциональной группой эксплуатирующего предприятия, ответственной за гарантийное обслуживание. Как правило, условия осуществления гарантийного обслуживания оговариваются в контракте на выполнение строительно-монтажных работ и в технических паспортах на оборудование.

Одной из распространенных мировых практик является подготовка итогового отчета Lessons learned. В нем описываются все проблемы строительства, пусконаладочных работ и организации строительства. Впоследствии он используется для накопления знаний и при реализации следующих проектов.

Кроме подготовки итогового отчета, в ходе завершения работ по проекту должна быть сформирована информационная база данных проекта, включающая в себя информацию по следующим направлениям:

• специалисты и эксперты, принявшие участие в реализации;

• подрядчики, поставщики, производители, консультанты с оценкой их деятельности;

• технологии, задействованные при выполнении проекта;

• проектные и строительные решения;

• документальное оформление, включая:

– шаблоны переписки,

– договорные работы,

– материалы по реализации проекта.

Контрольные вопросы

1. В чем смысл административного завершения проекта?

2. Какие действия должен выполнить руководитель проекта при закрытии проекта?

3. В чем заключается накопление опыта реализации проекта?

4. Как осуществляется оценка эффективности проекта?

5. Каковы основные элементы закрытия работ проекта?