Как «унифицировать смыслы»

Если вы создали и отработали свои группы значков, то в дальнейшем можно стандартизировать их использование для всех подчиненных. В этом случае вы, допустим, можете отправить подчиненному карту с расставленными уже акцентами, а ему не придется гадать, что означает, например, красный флажок на одном из топиков.

Теперь, после того как значки систематизированы, вы можете эффективно использовать функцию «Power-фильтр» для поиска информации, отвечающей нужным вам признакам.

Теги. Под функцией «Присоединить новую группу иконок» есть функция «Присоединить новую группу тэгов» (Add new tag group). Ее можно использовать для дополнительной группировки различных работ. Например, вы создали окончательную (на некоторый период) структуру проектов, которые формализованы и количество которых ограничено. И, допустим, работа «Подобрать поставщика лопат» относится к проекту «Очистить солнце от пятен», который, допустим, числится у нас под номером 3 в структуре проектов. Поскольку мы уже создали этот тэг, то остается кликнуть по тэгу, предварительно выделив топик с записью «Подобрать поставщика лопат», и тэг привяжется к топику. Теперь, если мы отправим топик в виде делегированной задачи исполнителю, то он сразу увидит, что это работа относится к проекту 3 и имеет соответствующий приоритет. Но я бы не рекомендовал торопиться с этой функцией, а ввести ее уже на более поздних стадиях внедрения в компании технологии управленческого планирования.

Панель часто используемых команд (Quick Access Toolbar). Программа позволяет реализовать те или иные команды несколькими путями: «быстрые клавиши», вкладки в верхней части экрана, щелчок правой клавишей мыши. И есть функция, позволяющая вывести наиболее часто используемые команды «в строчку». Это здорово экономит «клики» и позволяет использовать команды буквально одним движением, что увеличивает удобство и ускоряет работу. Но этой функцией тоже имеет смысл воспользоваться примерно через две недели использования программы, когда вы накопите свою личную статистику использования команд.

Шаблон карты. Программа позволяет создать шаблон, а это значит, что новая карта будет сразу открываться в нужных цветах, шрифтах и прочих атрибутах, что экономит ваше время. Этой функцией тоже стоит пользоваться только после того, как вы уже хорошо обустроите свой «кабинет». Можно создать несколько шаблонов для разных случаев.