Экономия времени в ходе совещаний

Присутствуя на совещании у кого-нибудь другого, придерживайтесь следующих десяти правил:

1. Будьте пунктуальны. Не отнимайте время у других своим опозданием.

2. Будьте подготовлены. Удостоверьтесь, что все нужные документы с вами, что вы полностью осведомлены о теме обсуждения.

3. Будьте там, только если ваше присутствие необходимо. Если у вас есть какой-либо выбор в этом вопросе, взгляните на данное совещание как на любое другое дело, требующее временных затрат:

• зачем вы участвуете в совещании?

• что, способствующее достижению вашей цели, вы ожидаете получить от него?

• каковы издержки и преимущества?

4. Будьте активны. Участвуйте в дискуссиях. Не сидите молча, предоставив возможность вести все разговоры другим.

5. Будьте внимательны. Много времени на совещаниях тратится попусту потому, что люди просто позволяют себе невнимательно слушать то, о чем идет речь. В результате затрагиваются уже обсуждавшиеся темы и задаются вопросы, на которые уже были даны ответы. Используйте приемы внимательного слушания, описанные в главе 7.

6. Будьте уместны. Постарайтесь, чтобы ваши высказывания, комментарии и предложения непосредственно касались центральных проблем совещания, а не служили просто предлогом для демонстрации своих собственных знаний или способностей.

7. Будьте немногословны. Скажите то, что вы хотите сказать, и на этом остановитесь. Избегайте говорить о несущественном.

8. Будьте вежливы. Не перебивайте других выступающих, как бы сильно вы ни расходились с ними во мнениях. Дайте им закончить, прежде чем излагать свою точку зрения.

9. Будьте сосредоточенны. Обращайте внимание на выступления, а не на выступающих. На совещаниях много времени тратится попусту, когда критикуется личность, а не высказанное ею мнение.

Нападки личного характера непродуктивны и ведут к разрыву взаимоотношений. Они отнимают время, вынуждая других защищаться и/или пускаться в ответную критику. Поднимая эмоциональный накал совещания, они отвлекают присутствующих и не позволяют им ясно мыслить о более важных вопросах.

10. Будьте ориентированы на действие – следуйте принятым решениям. Если решение касается вас, никогда не оставляйте его без внимания.