Чек-лист для делегирования

В своей книге «За закрытыми дверями» (Behind Closed Doors) Джоанна Ротман и Эстер Дерби приводят удобный чек-лист, который можно использовать при делегировании задач[36]. Я добавил к этому перечню несколько дополнительных вопросов, чтобы учесть разные уровни зрелости и уровни полномочий, а также индивидуальные особенности команд и сотрудников.

1. Уделяется ли достаточно внимания рискам, которые может повлечь за собой делегирование работы в данном конкретном случае?

2. Умеют ли сотрудники должным образом распоряжаться предоставляемыми им полномочиями и обладают ли они необходимой для этого дисциплиной?

3. Провели ли вы соответствующий анализ при выборе уровня полномочий, подходящего для данной ситуации?

4. Решили ли вы для себя вопрос, кому в данном случае следует предоставить полномочия – отдельным сотрудникам или команде в целом?

5. Вы делегируете большую часть работы?

6. Достаточно ли у сотрудников умений и навыков, чтобы справиться с этой работой?

7. Созданы ли все организационные условия, чтобы сотрудники могли выполнить данную работу

8. Располагают ли ваши сотрудники необходимыми инструментами, чтобы добиться успеха?

9. Понимают ли они, как должен выглядеть конечный результат?

10. Вы установили необходимые ограничения, касающиеся выполнения работы (включая бюджет, сроки, доступные ресурсы и требуемое качество)?

11. Известен ли сотрудникам крайний срок, когда работа должна быть завершена?

12. Понимают ли они, как должны выглядеть результаты выполнения отдельных этапов?

13. Знают ли они, как часто необходимо информировать вас о ходе работы (выполнении промежуточных этапов)?

14. Если им понадобится помощь, смогут ли они обратиться к вам (или другому сотруднику) за получением необходимого коучинга или менторства?

Каждый раз, когда вы делегируете работу другим людям, вы должны быть в состоянии ответить «да» или «неприменимо» на каждый вопрос из этого списка. Если вы ответили «нет» хотя бы на один вопрос, но тем не менее вынуждены делегировать какую-либо задачу, открыто обсудите эту дилемму с сотрудниками, пока не достигнете компромисса. Может случиться, что для решения задачи еще не имеется подходящих инструментов, неизвестен крайний срок или пока не решен вопрос с коучингом. Если вы будете открыто обсуждать такие вопросы, то сможете договориться со своими сотрудниками о совместных намерениях и взаимных обязательствах, включая способы решения задачи и то, как должен выглядеть желаемый результат. Это возможно даже в обстоятельствах, когда временно отсутствуют некоторые элементы, необходимые для делегирования.