19.3. ОСНОВНЫЕ СТАТЬИ ЗАТРАТ ТУРПРЕДПРИЯТИЯ НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ

19.3. ОСНОВНЫЕ СТАТЬИ ЗАТРАТ ТУРПРЕДПРИЯТИЯ НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ

Типичная структура затрат на участие туристической фирмы в выставке выглядит примерно следующим образом[43].

Обычно примерно половину расходов составляют арендная плата и затраты на изготовление стенда. Цена 1 кв. м выставочной площади включает:

1) стоимость общего электроосвещения;

2) стоимость общей охраны территории;

3) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента;

4) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

5) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки;

6) дополнительные услуги[44].

Участие в международной туристической выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 кв. м выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда — $1000. Минимальная стоимость аренды 1 кв. м площади на МИТ — $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10.000–$30.000[45]. Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определенного региона, поскольку для них участие в международной выставке непомерно дорого.

Денежные средства затрачиваются также на:

— мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т. д.);

— тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный);

— оформление стенда;

— персонал на стенде (собственный, вспомогательный);

— рекламу до выставки;

— работу с прессой (составление пресс-релизов);

— особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и т. д.;

— угощение на стенде;

— транспорт (на выставку и обратно);

— монтаж и демонтаж стенда;

— текущие затраты по стенду.

Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 кв. м арендной площади увеличивается на 40 %. Фирма ITE, организующая MITT[46], устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда[47] (см. рисунок).

А. доступ с одной стороны, минимум 9 кв. м без наценки

В. доступ с двух сторон, минимум 18 кв. м + 10 % к базовой ставке

С. доступ с трех сторон, минимум 30 кв. м + 15 % к базовой ставке

D. доступ с четырех сторон, минимум 60 кв. м + 20 % к базовой ставке

Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «подавший заявку раньше занимает лучшие места»). Безусловно, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей.

Поскольку выставочный стенд — это лицо фирмы, успех участия туристического предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции.

Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

1. напротив и справа от главного входа;

2. на центральных внутренних проходах;

3. в углах;

4. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

1. вдали от выходов и центральных проходов;

2. в задней части зала;

3. позади больших колонн, лестниц;

4. лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия[48].

В принципе при организации стендов туристских фирм используются преимущественно две концепции. Для стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран характерен акцент на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игровые элементы: мини-представление (например, «танец живота» всегда обеспечивает успех тунисских стендов) либо игра (например, определить название трех видов вина или же угадать курорты, изображение которых появляется на экране).

Другая концепция отдает предпочтение информационным аспектам. Стенд такого типа представлен достаточно просто, но со вкусом оформлены пункты распространения рекламной продукции и информации. В этом случае наиболее существенное значение имеют компетентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

К числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке, относится выбор типа стенда, расположение в павильоне. Требуемую площадь стенда, комнаты для переговоров (не менее 6 кв. м) или огороженного места складирования экспонатов (не менее 2 кв. м) необходимо рассчитать с учетом возможной.

Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии, однако их количество не должно быть чрезмерным.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов.

Для успешной работы на выставке всю выставочную экспозицию следует грамотно планировать. Условно имеющуюся выставочную экспозицию туристской фирме следует разделить на несколько функциональных зон:

— публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);

— рабочая (офис) (микрозона для заключения договоров, проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

— служебная (вспомогательная зона) — место для складирования запаса информационно-рекламных материалов, посуды, напитков, одежды стендистов и посетителей, место для кратковременного отдыха сотрудников и их питания, которое, как правило, скрыто от глаз посетителей.

Для российских туристских выставок уже становится традиционным использование двухэтажных стендов, позволяющих экономить некоторые средства на аренде площади и проводить все переговоры в комнате на втором этаже.

На стенде следует предусмотреть место для каждого экспоната. Если есть компьютер, который во время демонстрации будет длительное время привлекать посетителей, следует предусмотреть для них место, чтобы они не мешали работе остальных стендистов и общему потоку посетителей.

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

Ее цель — оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Вместе с тем это наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

— надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак), в некоторых случаях и телефон;

— плакатов для оформления стен стенда;

— экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

— мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Следует помнить, что любая выставка — это одновременно и процесс учебы: учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. Ведь меняются методы оформления стендов, появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.

Самое существенное для туристического предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным.