Результато-ориентированный список задач на день

[36]

Технология результато-ориентированного планирования строится на основе классического контрольного списка checklist или списка текущих дел to-do list, но с определенными настройками. Составленный грамотно результато-ориентированный список задач работает чрезвычайно эффективно. Он создается в несколько этапов.

Шаг 1. Составьте таблицу ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени (таблица 3.4).

Шаг 2. В графу «Что сделать?» запишите все, что нужно сделать в течение дня (таблица 3.5).

Таблица 3.5. Ежедневные задачи (после заполнения)

Особое внимание следует уделить формулировкам задач: они должны давать ответ на вопрос «что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.

Рассмотрим на простом примере, как это делается.

Предположим, вы собираетесь поступать в вуз и вам нужно подать документы в приемную комиссию института. Можно эту задачу записать просто – «Документы» или «Приемная комиссия», но при этом теряется ее смысл. Из такой формулировки непонятно: какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такого рода формулировки не отвечают на вопрос «что сделать?» и не дают представления о результате. Можно записать так: «Поехать в институт». Глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата нет. Действительно, можно поехать в институт, но забыть документы дома, и время будет потрачено зря. Чтобы быть абсолютно точными, эту задачу следует записать так: «Сдать документы в приемную комиссию института». И глагол, мотивирующий на совершение действия, присутствует, и результат понятен (сданные в институт документы). Что нам дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель – сданные вовремя документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии, имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная в план, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны.

Шаг 3. Используйте различные цвета для обозначения важности задач. Например, красным выделите два-три наиболее приоритетных, самых важных дела; желтым – текущие дела, которые необходимо выполнить сегодня; зеленым – те, которые можно безболезненно перенести на следующий день (таблица 3.6). Цвета рекомендуется выбирать другие, разработав собственную систему обозначения.

Таблица 3.6. Ежедневные задачи (выделение приоритетных дел)

Шаг 4. План всегда держите под рукой и в течение дня обращайтесь к нему как можно чаще. Выполненные задачи помечайте «+», а напротив тех, которые остались невыполненными, ставьте «—» (таблица 3.7). Реализованные задачи можно торжественно вычеркивать, используя для наглядности маркер яркого цвета.

Таблица 3.7. Ежедневные задачи (с отметками о выполнении дел)

Приоритизация задач в списке. Какие задачи выделять красным цветом и считать приоритетными? Только те, которые наиболее важны для вас самих, работают на ваши цели, а не те, которые «очень-очень срочные», сиюминутные, не ориентированные на достижение значимого результата. Решать приоритетные задачи бывает для нас психологически трудно, и мы склонны их откладывать. Например, написание реферата или диплома, как правило, затягивается до самого последнего критического срока, а подготовка к экзамену откладывается на последний день, и всегда именно одного дня и не хватает, чтобы все выучить. А это верный путь впасть в панику, обеспечить себе стрессовую ситуацию, что совсем некстати на экзамене или зачете, не говоря уже о защите дипломной работы. Поэтому имеет смысл отметить красным маркером то важное дело, которое вы привыкли откладывать на последний момент.

Сколько приоритетных задач может быть в списке? Если в нем 15–20 дел, то таких задач может быть две-три, не больше. Если максимум 10 дел, то к приоритетным нужно отнести одну-две задачи.

Задачи, помеченные желтым цветом, – это ежедневная «текучка», рутина, простые дела: оплата счета, необходимые звонки, мелкие покупки и т. д. Они отнимают наши время, силы, энергию и отвлекают от самого главного, важного и приоритетного, не давая возможности сконцентрироваться на своих целях. Но это наша обязательная программа, которую нужно выполнять, хотя энтузиазма такие мелкие дела не вызывают. Их необходимо вносить в список для того, чтобы одна мелкая задача не тянула за собой хвост других, и относиться к выполнению таких дел нужно как к игре или соревнованию с самим собой.

Задачи, выделенные зеленым цветом, – это те, которые можно выполнить сегодня при благополучном стечении обстоятельств, если будут время и возможность, а можно перенести на следующий день или отложить на неделю. Такой перенос не опасен и не принесет вреда. В нашем примере это задача договориться о встрече с приятелем. Не будет ничего страшного, если она произойдет завтра. А вот если опоздать с подачей документов или не подготовиться к экзамену, это уже критично.

Результато-ориентированные формулировки задач и конкретизация. При составлении списка задач следует различать два понятия: результато-ориентированные формулировки и конкретизация. Различие между ними можно наглядно представить с помощью графика (рис. 3.6).

Как мы видим из примера, формулировка «Сходить в кино, посмотреть хороший фильм и отдохнуть» (1) является ориентированной на результат. Есть указание к действию и понимание результата (отдохнуть, посмотреть интересный именно для вас фильм). При этом остается свобода выбора: вы можете самостоятельно определить время и место, предпочесть тот или иной фильм, решить, пойти одному или пригласить друзей и т. д. Как видим, ориентированность на результат дает четкое представление о нем, оставляя свободу для его достижения, что значительно расширяет наши возможности.

Во втором варианте (2) – конкретизированная задача, в которой есть дополнительные условия, но нет понимания конечного результата.

Когда может быть полезна конкретизация?

• Если мы делегируем какую-то задачу, целесообразно указать дополнительные условия, делающие ее более понятной для исполнителя.

• Если дополнительные условия являются неотъемлемой частью самой задачи.

Но при этом формулировке условия следует уделять внимание. Обратите внимание, что в примере условия не совсем четко сформулированы: что значит «от 8 р.» – от восьми рублей, билеты брать не ближе восьмого ряда или еще что-то? Попробуйте делегировать задачу покупки билетов на сеанс с такими условиями. Таким образом, даже их формулирование должно быть достаточно четким и ясным для понимания.

Для нас важно не просто «сходить в кино» (в этом случае все равно, какой выбрать кинотеатр, фильм, сеанс и т. д.), а необходимо попасть именно 27 мая на фильм «Белый тигр» и только в кинотеатре «Мир». В этом случае задача может быть решена только при исполнении всех этих условий (3).

И, наконец, формулировка «кино» (0) не является ни результато-ориентированной, ни конкретизированной. Из нее совершенно непонятно, ни какого результата мы хотим достичь, ни что для этого нужно сделать.

Преимущества результато-ориентированного планирования задач:

• концентрация внимания и энергии на достижении конкретных результатов;

• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;

• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;

• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;

• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.