Двухмерный график контроля за делегированными задачами

Правила и шаги по созданию графика контроля за делегированными задачами такие же, как для графика для долгосрочных задач. Дополнительно вводится графа «Исполнители», позволяющая контролировать выполнение задач не только по срокам, но и по ответственным за их решение лицам (таблица 4.3). В данной графе можем указывать как должности, отделы, так и конкретные фамилии ответственных за решение конкретных задач.

Помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела, которые приходится выполнять каждому из нас; когда их скапливается много, они замусоривают наше сознание и нашу работу. Для осуществления контроля за их выполнением применяется «График выполнения регулярных задач» (таблица 4.4).

В левой колонке приведены примеры наиболее часто встречающихся регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (1–7 сентября и т. д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке, а невыполнение – прочерком.

Важно обратить внимание на то, что данный график – не жесткий план, нам непринципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны выполняться один раз в неделю. Если за этот период какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли времени, чтобы убраться в комнате) и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора заняться ее решением!

Задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца; количество прочерков показало, что еще немного и на столе придется делать генеральную уборку.

Создание простого и мотивирующего графика контроля за выполнением регулярных задач иллюстрирует следующий пример.

Из опыта студента Московского финансово-промышленного университета «Синергия» Примерно год назад я купил себе турник, повесил его на видном месте в коридоре и с энтузиазмом занимался где-то недели две. А потом энтузиазм куда-то испарился. После семинара по тайм-менеджменту я решил создать список необходимых мне на месяц физкультурных упражнений и сделал его MS Excel буквально за пять минут. Список представлен в таблице 4.5. Я распечатал его на листе бумаге формата А4 и повесил на самом видном месте на стене в коридоре – прямо под турником, причем вместе со списком прикрепил рядом на веревочке небольшой карандаш. Битва за красивое тело началась. За каждые 20 галочек я назначил себе небольшое вознаграждение в виде 30 минут на любимую компьютерную игру. Каждый раз, когда я проходил мимо турника в коридоре и видел эту таблицу, моим естественным желанием было поставить галочку в каком-нибудь из полей. При этом обязательным правилом для меня было в конце каждого дня подходить к таблице и ставить прочерки в полях для тех упражнений, которые я не выполнил. А ставить прочерки, признаваясь себе в собственной слабости, было неприятно. Уже через неделю у меня выработалась привычка, занятия стали регулярными, а количество упражнений, указанное в таблице на следующий месяц, в полтора раза превышало предыдущие показатели. Битва за красивое тело была выиграна. Если не верите – спросите у моей девушки.