2.2. Требования к информационному обеспечению стратегического управления

Поскольку стратегическое управление является очень сложным процессом, охватывающим либо организацию в целом, либо какие-то важные направления ее деятельности (в данном случае – инновацию), разработка качественной стратегии предполагает высокие требования к объему и к качеству полученной информации, которые зависят от этапа разработки стратегии.

Исходная информация должна касаться общих проблем существования отрасли, состояния народного хозяйства, в том числе технического уровня развития, условий существования самой организации на рынке и стоящих перед нею задач.

На основе этой информации формируются миссия и цели инновационного проекта, конкретизируемые в дальнейшем в практических направлениях реализации поставленных целей.

На этапе конкретизации целей информация, которая лежит в их основе, уже по масштабу, но по содержанию более глубокая, касается конкретных направлений, и потому – в отличие от первого этапа – ее накопление требует детальных и специализированных исследований.

Информация, необходимая для оценки вариантов осуществления инноваций, является еще более конкретной, поскольку на этом этапе уже четко сформулированы критерии и ограничения, которые будут определять выбор варианта инноваций.

И наконец, заключительная информация должна дать представление о том, как идет реализация стратегии и какова эффективность этого процесса.

Качество информации во многом зависит от того, насколько руководитель понимает, какой объем и какой характер должна носить информация, как он может организовать ее сбор и анализ, а также от того, насколько эффективно работают коммуникации вне и внутри организации.

В основе формирования системы информационного обеспечения лежит ряд требований к качеству поступающей информации, определяющих эффективность функционирования системы.

Независимо от того, что является источником полученной информации, требования к ней одинаковы. Качество информации определяется ее своевременностью, достоверностью, полнотой, непротиворечивостью и экономичностью.

Первое требование – своевременность — чрезвычайно важно. Конечно, стратегия разрабатывается на длительный период, и информация, положенная в ее основу, не является сиюминутной, а требует определенного периода времени для накопления массива, размер которого во многом зависит от квалификации людей, осуществляющих разработку стратегии, и от технического обеспечения формирования информационной базы, в частности, от качества использования информационных технологий.

Неменьшую роль играет достоверность информации, что само по себе понятно и не требует доказательств.

Современное состояние информационных систем ставит большие препятствия в обеспечении достоверности и сохранности конфиденциальности информации, поскольку шумы, хакеры и компьютерные вирусы приводят к серьезным искажениям информационного потока. Тем не менее следует обратить особое внимание на те условия достоверности информации, которые зависят от людей, обеспечивающих задания по сбору информации и сам сбор информации. Речь идет о том, чтобы задание на сбор информации было сформулировано предельно четко и полно, что требует предварительного осмысливания или даже составления предварительной программы сбора информации. Одной из наиболее часто встречающихся причин искажения информации является правильный ответ на неправильно поставленный вопрос. Руководитель, давая задание на сбор информации, обязательно должен проверить, правильно ли подчиненный понял стоящую перед ним задачу.

Не меньшее внимание следует уделить квалификации того, кому поручено эту информацию собирать. Недостаточная квалификация может привести к тому, что человек будет использовать, допустим, средние величины вместо фактических, не сможет отделить информацию релевантную от нерелевантной, не сумеет определить степень достоверности этой информации и тем самым заранее создаст условия для ее низкого качества.

Следует иметь в виду, что иногда недостоверность информации может быть преднамеренной, поэтому необходимо уделять пристальное внимание контролю как самой информации, так и людей, которые ее собирают.

Полнота информации – понятие относительное, поскольку она во многом зависит от квалификации лица, принимающего решения. Чем выше эта квалификация, чем больше опыт работы с информацией, тем меньше объем и полнота информации, необходимой для правильного принятия решения. Тем не менее нужно стремиться, чтобы информация давала полное представление о процессах или продуктах, представляющих собою объект стратегического управления.

Необходимо также иметь в виду, что информация не должна быть противоречивой. Речь не идет о том, чтобы она не отражала реальных противоречий, просто в отдельных случаях тот, кто собирает информацию, и тот, кто ее воспринимает, находятся в плену стереотипов, не позволяющих беспристрастно взглянуть на полученные сведения. Если информация кажется противоречивой, она требует повторного сбора или более тщательного контроля.

Все сказанное позволяет ставить вопрос о качестве источника информации. Качество источника информации (Q) можно определить следующей зависимостью:

Q = f (t, Р, К E,F,R),

где t — возможность своевременности сбора информации из источника;

Р – доступность источника информации с точки зрения его стоимости;

V — проверяемость источника информации;

Е — точность получаемой из источника информации;

F – полнота получаемой из источника информации;

R – достоверность получаемой из источника информации.

Источники оцениваются экспертами согласно приведенной выше зависимости. Источник информации, получивший наивысшую совокупную оценку, при прочих равных условиях будет наилучшим.

И наконец, информация не должна быть чрезмерно дорогой. Конечно, коль скоро речь идет о стратегической информации, она не может быть дешевой. Но нельзя допустить, чтобы стоимость информации превышала те результаты, которые будут получены на основе ее использования.

Даже беглый взгляд на предъявляемые требования показывает, что они противоречат друг другу и потому не могут быть все совмещены в одном объеме информации. Полнота неизбежно приводит к длительности сбора, тем самым к частичному устареванию информации. Достоверность и своевременность требуют, естественно, определенных затрат. Выбор критериев оценки информации зависит от лица, принимающего решение, а также от ситуации, в которой принимается решение.

Стратегические решения принимаются, как правило, в течение продолжительного времени, и потому существует возможность проверки информации или ее пополнения в случае, если массив недостаточен.

Общеизвестен факт, что достоверность информации во многом определяется количеством уровней информационного обмена. При четырехуровневом продвижении информации ее достоверность на нижнем уровне при вертикальном движении информации снижается в 5 раз, а при обратной связи – в 20 раз. Задача руководителя – постоянно контролировать состояние коммуникационных сетей и осуществлять независимую экспертизу достоверности сведений на разных этапах информационного процесса.