Вопрос 1. Как контролировать менеджеров продаж?

Вопрос 1. Как контролировать менеджеров продаж?

План действий:

• определяемся, что требовать от менеджеров продаж;

• подводим итоги работы каждого менеджера за неделю/месяц;

• разрабатываем типовую схему отчетности менеджера за день/неделю;

• пишем «Свод корпоративных правил» или четкую должностную инструкцию для менеджеров с указанием всех штрафных санкций и поощрений.

Мы с вами разобрали основные вопросы обучения менеджеров продаж. Чтобы судить о том, эффективно ли ваше обучение и насколько хорошо работают менеджеры, необходимо контролировать показатели их работы. Есть простой закон: чтобы чем-то управлять, нужно это что-то контролировать. А контролировать мы можем количественные и качественные показатели.

Например, чтобы управлять эффективностью работы вашего бизнеса, надо контролировать ключевые показатели работы вашего бизнеса. Рассмотрим, что надо требовать от менеджеров продаж.

Прежде всего это предоставление необходимой отчетности о своей работе. Это особенно важно, если ваши менеджеры работают по свободному графику на домашнем телефоне, т. е. находятся, что называется, в свободном полете. Обязательно требуйте от них представления результатов работы как ежедневно, так и еженедельно, чтобы они не расслаблялись. Это же необходимо требовать от менеджеров, которые работают у вас в офисе, даже если они под вашим постоянным контролем.

Зачем вам нужна эта отчетность и что с ней, в конце концов, делать? Вы должны требовать от менеджеров продаж какую-то минимальную результативность их работы. Допустим, один менеджер, который хочет еще и оклад получать, заключает в месяц один договор, а другой менеджер заключает десять договоров, работая по свободному графику. Из этого можно делать выводы, какой из этих менеджеров вам нужнее и как лучше всего мотивировать его на улучшение показателей.

Определитесь с минимальными и средними показателями работы для менеджеров продаж. Главные показатели – это объемы продаж за неделю, за месяц. Промежуточные показатели – это количество проведенных переговоров и доля успешных, количество сделанных звонков, назначенных встреч. Все это необходимо учитывать и подводить соответствующие итоги по крайней мере за каждую рабочую неделю (рис. 21).

Рис. 21. Показатели работы менеджеров по неделям

Кроме того, вы вправе требовать от менеджеров продаж возврата денег по заключенным договорам (если они их получают на руки сами) и возврата документов о совершенных сделках. Если они прекращают у вас работу и увольняются, требуйте возврата подписанных документов, необходимых для закрытия сделок, и всех материалов, которые вы им давали для работы бесплатно.

Вы вправе требовать от менеджеров посещения всех собраний и обучающих занятий. Конечно, могут быть исключения. Для вас самое главное, чтобы менеджер продаж приносил вам деньги. Если по каким-либо причинам он не может или не хочет посещать эти собрания, то таким «звездам» продаж можно пойти и на некоторые уступки, чтобы вообще не потерять их. Потому что для вас самое главное это не обучать всех подряд одному и тому же, а обеспечить результативность продаж каждого конкретного менеджера.

Вы также вправе требовать от менеджеров продаж заполнения всех документов при совершении сделки. Если при заполнении документов будут допущены какие-то грубые ошибки, то это может повлечь за собой негативные последствия для вас, вплоть до материального ущерба.

Требуйте от менеджеров продаж соблюдения сроков выполнения обязательств по договорам, если у вас менеджеры продаж отвечают не только за объемы своих продаж, подписание договоров, но и за ход всего вашего производственного цикла главного бизнес-процесса.

Например, в нашем проекте «Полезные телефоны» менеджеры продаж были фактически руководителями проекта в своем районе. Они ходили по району и заключали договоры, отвечали за весь ход процесса, за все этапы производственного цикла, вплоть до того, что они сами потом организовывали распространение рекламного продукта, сами закрывали сделки, подписывая соответствующие документы, и сдавали всю отчетность после выхода тиража.

Я считаю, что такая организация работы самая правильная. У вас должен быть человек, который бы отвечал за конечный результат, а конечным результатом вашего бизнеса является не только получение денег, но и выполнение своих обязательств по заключенным договорам. Поскольку в договорах, как правило, указаны временны?е рамки выполнения обязательств (например, выхода рекламного продукта и его распространения), то ваши менеджеры продаж должны вписываться в эти временны?е рамки. Иначе потом вы получите претензии со стороны ваших клиентов о срыве сроков.

Как я уже сказал, у вас должен быть человек, отвечающий за качественное распространение вашего продукта, если это требуется в вашем производственном цикле. От этого зависят эффективность и отдача той рекламы, за которую заплатили ваши клиенты. Если эта эффективность будет низкой и клиенты недовольны отдачей от рекламы, то в следующий раз они просто не захотят подписывать с вами договор о рекламе и не будут платить вам деньги за продление договора.

Так что если вы хотите иметь постоянных клиентов, потрудитесь организовать качественное распространение ваших рекламных продуктов и контроль над ним, даже если вы делаете это с помощью сторонних организаций и «аутсорсите» процесс другим фирмам.

Когда вы определитесь со списком показателей, по которым хотите контролировать работу менеджеров продаж, нужно будет разработать типовые таблицы отчетности менеджеров за день или за неделю (рис. 22). Раздайте им эти бланки, для того чтобы они заполняли эту отчетность и возвращали ее вам.

Рис. 22. Бланк отчета менеджера за каждый день работы

Далее вы подводите итоги по результатам работы каждого менеджера за неделю. Можно подводить итоги по всем показателям – ключевым и промежуточным. На основании анализа результатов можно определить среднюю производительность и эффективность работы каждого менеджера. Скриншот таблицы контроля вала и приходов по каждому менеджеру за неделю вы можете посмотреть на рис. 23. На общих собраниях необходимо оглашать эти итоги, чтобы менеджеры продаж знали, у кого какие результаты.

Рис. 23. Контроль вала, приходов по менеджерам (за неделю)

Кроме того, чтобы менеджеры продаж соблюдали те условия работы и требования, которые вы для них определили, следует написать четкие должностные инструкции или же, как в нашей компании, «Свод корпоративных правил», чтобы персонал всегда мог знать те требования, которые к нему предъявляются. Не забудьте в этом своде или должностной инструкции расписать все штрафные санкции, а также те поощрения, которые вы установили, чтобы мотивировать менеджеров. Необходимо также собрать подписи персонала в специальную ведомость о том, что они ознакомились с корпоративными правилами и обязуются их выполнять.