1. Составьте список дел

Наверное, это наиболее широко используемый – и используемый неправильно – инструмент организации времени. Чтобы он был эффективен, нужно:

• составлять список ежедневно. Сделайте это частью вашего рабочего распорядка, доведенной до автоматизма;

• подходить к составлению списка избирательно. Включайте только важные, нерутинные задания. При этом перечень не будет слишком громоздким и беспорядочным. Определите приоритетность работ – в следующей главе я представлю простой способ, как это делать;

• держать список на виду. Кладите его на стол рядом с собой. На полях или между строк можно делать пометки. Переписывайте и сокращайте список, если он становится неопрятным. Это увеличивает мотивацию, позволяя вам следить за продвижением к намеченным на день целям.

Список дел должен быть достаточно гибким, чтобы была возможность справиться с неожиданными перерывами: незапланированным совещанием или неожиданным визитом важного клиента и запаркой на работе в последнюю минуту. Если такие перерывы приводят к отставанию, переделайте список так, чтобы учесть задержку. Вот где оказывается полезным четкое определение приоритетов.

Перед лицом непредвиденных затрат времени определение приоритетов значительно облегчает выявление тех задач, которые можно оставить, отложить или делегировать. Деятельность стоит временных затрат, если она:

• необходима. Избегайте делать что-то только потому, что это следовало сделать вчера;

• соответствует вам (должны ли вы выполнять эту работу сами или ее следует перепоручить?);

• эффективна (нет ли лучшего, более быстрого и более эффективного по времени способа выполнения работы?).