Составление списка приоритетных действий

Для большинства людей начало нового дня означает встречу с широким диапазоном задач: некоторые из них незначительны и легко решаемы, другие сложны и требуют немалых затрат времени.

Давайте предположим, что типичное ежедневное расписание включает разбор корреспонденции, входящие и исходящие телефонные звонки, ответы на вопросы служащих, переговоры с клиентами, калькуляцию стоимости, неофициальные встречи с коллегами, подготовку отчетов по результатам продаж, подготовку и участие в официальных совещаниях отдела и принятие решений в отношении будущих проектов.

Как решить, за какие дела следует браться в первую очередь, а какие можно спокойно отложить на потом?

Многие приоритеты определяются без вашего участия. Если на 11 часов утра назначено совещание продолжительностью в один час и требующее 30 минут подготовки, значит промежуток времени от 10.30 утра до 12 часов в вашем расписании явно уже будет заполнен.

Однако отчет по результатам продаж, требующий для составления два часа, не потребуется до следующего дня. Поэтому на эту задачу вы можете отвести время между двумя и четырьмя часами дня.

Но предположим, что в это время возникают чрезвычайные обстоятельства, отвлекающие вас от этой задачи. В этом случае вы оказываетесь перед выбором: либо задержаться на работе, либо прийти пораньше на следующий день, чтобы вовремя закончить отчет.

А что же можно сказать в отношении всех остальных моментов вашего рабочего дня – писем, посетителей и телефонных звонков?

Именно здесь оказывается полезным перечень приоритетных действий, что позволяет вам объективно расставить и контролировать приоритеты. Для составления этого списка определите в цифровом выражении от 1 до 3 значение двух факторов, определяющих важность каждого задания, – его срочность и его значение.

Приоритет = Срочность ? Значение

• Задание с высоким приоритетом одновременно срочное и важное.

• Задание со средним приоритетом может быть либо срочным, либо важным, но никогда – и тем и другим одновременно.

• Задание с низким приоритетом не является ни срочным, ни важным.

В представленном выше примере «подготовка к совещанию», вероятно, имеет высокий приоритет, так как начинается в 11 часов утра, что делает его срочным, а подготовка и участие в нем являются предположительно важными.

Другие виды деятельности, например, ответ на письма, хотя они и важны, могут быть менее срочными. Например, может не иметь никакого значения, если письма будут отосланы на следующий день.

Составьте список всех своих заданий. При наличии выбора, всегда оценивайте каждое задание, спрашивая себя:

• Зачем я это делаю?

• Как это поможет достижению моих целей в жизни?

• Могу ли я сэкономить время, сделав это иначе?

• Не следует ли это делегировать?

• Нельзя ли от этого отказаться совсем?

Если работу должны выполнить именно вы, определите ее значение, используя следующую шкалу:

1 = Неважная. Если не будет выполнена, значительных проблем не возникнет.

2 = Важная. Если не будет выполнена, возникнут проблемы.

3 = Существенно важная. Ее необходимо выполнить.

Далее определите ее срочность, используя аналогичную шкалу:

1 = Низкая. Может быть выполнена в любое время.

2 = Средняя. Должна быть закончена на этой неделе.

3 = Высокая. Должна быть выполнена в течение следующих нескольких часов.

Для расчета приоритета задачи перемножьте два значения. Например, очень важная и приоритетная задача получает оценку 3 ? 3 = 9. А другая задача, хотя и важная, но не особенно срочная, может получить оценку 3 ? 2 = 6.

Чтобы опробовать этот метод, я предлагаю вам выполнить следующее упражнение.

Возьмите полдюжины задач, над которыми работали вчера (ваша Карточка учета времени поможет определить их), и рассчитайте приоритет каждой из них, предварительно оценив их срочность и важность: