Командировочные расходы

Не стоит считать командировочные расходы банальной мелочью. Для много разъезжающего торгового представителя, руководителя, консультанта или инженера они могут достигать 15–30 % от совокупных затрат на сотрудника. IBM, PwC и Accenture тратят на оплату командировок своих сотрудников более миллиарда долларов в год, которые распределяются примерно так: $500 млн – услуги авиаперевозчиков, $300 млн – отели, $100 млн – прокат автомобилей и еще $100 млн – прочие расходы.

В начале 1990-х гг. командировочными расходами практически никто не управлял. Местные офисы или отдельные менеджеры самостоятельно выбирали транспортные агентства, часто по принципу «знакомый моего знакомого». Агентам платили комиссионные в виде процента от стоимости сделки. Редко где существовала корпоративная политика в области командировок, и еще реже она применялась на практике.

Но в середине 1990-х гг. в сфере деловых поездок произошли серьезные изменения. Авиакомпании отказались платить комиссионные агентам, вместо этого разрешив им делать наценку. В результате затраты и доходы агентов стали гораздо более прозрачными для клиентов. Стимул продавать более дорогие билеты и получать более высокие комиссионные исчез.

В компаниях появилась новая должность – менеджер по организации командировок. Число поставщиков услуг сократилось с нескольких десятков до двух или трех; чаще всего это были такие агентства, как Amex/Rosenbluth, Carlson и WTP/BTI. Контракты с агентствами стали пересматриваться каждые три-пять лет. Более того, менеджеры по организации командировок получили возможность обходиться вообще без услуг агентств и обращаться напрямую к авиакомпаниям, гостиницам, системам GDS и организаторам конференций.

Вторая волна перемен связана с появлением Интернета. Теперь перевозчики поощряют заказ билетов непосредственно на своих веб-сайтах, часто предлагая скидки только при онлайновом бронировании. Некоторые низкозатратные авиакомпании, такие как Ryanair или easyJet в Европе, продают билеты только напрямую и главным образом через Интернет. Онлайновые агентства Expedia, Opodo и др. позволяют конечному покупателю самостоятельно делать большую часть работы, которую обычно делает агент, – поиск, бронирование, оплата – с большей гибкостью и гораздо дешевле.

Если первая волна изменений коснулась преимущественно крупных компаний, то вторая волна изменила ситуацию на рынке для малых и средних фирм. Небольшие компании ухватились за возможность сэкономить массу денег на самостоятельном бронировании онлайн.

Революция в области управления командировочными расходами отлично сочетается с ключевыми принципами управления поставщиками, предложенными в этой главе: меньше лучших поставщиков, выстраивание грамотных отношений, понимание экономики поставщиков, профессиональное управление закупками, переход на фиксированное вознаграждение. Кроме того, она позволяет задействовать Интернет как эффективное средство снижения затрат – тема, к которой мы вернемся в главе 7.