Прочее, что требует организации

Списки трех уровней, список проектов, основной список действий и ежедневный список дел – это практически все, что вам нужно. Однако для окончательной организации всего, что скопилось в вашем лотке для бумаг, вам нужно учесть и несколько других компонентов. Что же это за компоненты?

? Лоток ожидания.

? Цифровые и бумажные справочные системы.

? Парк хороших идей.

? Календарь.

? Контрольные списки (об их разработке мы поговорим в следующей главе).

? Большая корзина для мусора.

Давайте же рассмотрим каждый из этих компонентов.

ЛОТОК ОЖИДАНИЯ

Многим людям недостает места, где можно было бы разместить все то, с чем они в данный момент не работают (билеты на конференцию, которая пройдет на следующей неделе; распечатка письма, на которое вы ожидаете ответа; документы, которые должны забрать ваши коллеги). На деле лоток ожидания может располагаться там же, где и лоток с актуальными документами, о котором мы говорили в главе 6, посвященной сбору и фиксации информации. Лично я располагаю такие лотки следующим образом:

? Входящие (верхний).

? Ожидание (средний).

? Исходящие (нижний) – здесь скапливаются все рабочие документы, которые впоследствии попадут в библиотеку и справочные разделы.

СПРАВОЧНЫЕ СИСТЕМЫ: ЦИФРОВЫЕ И БУМАЖНЫЕ

Подобно многим людям, я в последнее время все реже пользуюсь бумажными справочными системами. Мне хотелось бы вообще устранить бумагу из своей жизни, но пока что есть моменты, где возможна только бумага. Поэтому сначала мы с вами поговорим о цифровых системах, значимость которых постоянно возрастает, а потом вернемся к бумаге.

Цифровая справочная система состоит из трех компонентов:

1. Сервер (рабочие файлы – документы Word и Excel, которыми пользуются разные члены команды или сотрудники): сегодня в небольших организациях потребность в серверах пропадает, поскольку все большую популярность приобретают такие сервисы, как Dropbox и Google Docs.

2. Личные справочные материалы (место, где хранятся личные пароли, клиентские номера, текстовые выдержки, рецепты, возможно, фотографии схем и других документов, полезных для определенных проектов). Я довольно долго пользуюсь функцией Notes программы Outlook, а также One Note и Evernote. В Evernote меня больше всего привлекает то, что я могу получить доступ к своим файлам где угодно, через интернет-сайт с помощью своего ноутбука, iPad или мобильного телефона. Фантастический способ мгновенного доступа к массе полезной информации!

3. Закладки на интернет-сайты: для отслеживания сайтов, на которых люди побывали и хотели бы побывать в будущем, многие используют сервисы, подобные Delicious. Если вы сохраняете не очень много закладок, эту функцию можно включить в Evernote или тот браузер, которым вы пользуетесь. А можно завести для этого и отдельный аккаунт, если вы пользуетесь такой функцией регулярно.

Грядущая гибель бумажных справочных материалов

Сегодня хранение бумажных документов для справки пока требуется, но ситуация меняется на глазах. И все же определенные документы (подтверждения уплаты налогов или регистрационные документы на машину и т.?п.) незаменимы. «Безбумажный офис» не кажется мне целью, к которой следует стремиться, но вместо того, чтобы искать способы избавиться от бумаги, постарайтесь просто сократить количество бумажных документов. Вот что можно сделать, если вы уже заполнили документами ящики и полки офисного шкафа.

? Выбросьте или сдайте в макулатуру те бумажные документы, информацию по которым легко найти в Интернете. Сегодня многие формы, отчеты, газеты и журналы хранятся в интернете, где с ними можно познакомиться онлайн или скачать.

? Сохраняйте только те документы, которые действительно нужны в оригинале, а не в отсканированной копии.

? Устраивайте генеральную чистку своих папок, оставляя только то, что вам действительно нужно (это лучше всего делать хотя бы раз в год).

Сегодня существует множество быстродействующих сканеров, которые делают работу с бумажными справочными материалами и загрузку их на сервер или в личную справочную программу типа Evernote делом быстрым и простым! Если вы имеете дело с большим количеством бумажных документов, папок и архивов, то подумайте о приобретении такого устройства. Оно сэкономит ваше время и деньги, а также заметно сократит бумажный документооборот в офисе. Суперсканер на рабочем столе поможет вам стать по-настоящему безжалостным – гораздо больше бумаг отправится в мусорную корзину. Вы не уверены, что вам это нужно? Просто отсканируйте документ – и безжалостно выбрасывайте его!

Как работать с оставшимися бумажными справочными материалами?

Проще всего отсортировать оставшиеся документы по алфавиту. Это самый удобный и простой метод работы и поиска. В моем офисе существует два исключения из этого правила. Свои финансовые документы я храню всего в нескольких папках: так их легче просматривать и обновлять. Кроме того, это облегчает работу над налоговой декларацией. Все финансовые документы живут у меня в отдельной папке, а не в алфавитных картотеках. Другое исключение – сертификаты и контракты. Их я тоже храню в отдельном месте. А все остальное отсортировано по алфавиту. Несколько лет назад у меня был огромный шкаф, который состоял из четырех секций. Сегодня количество секций сократилось до двух, а в ближайшие годы должно сократиться еще.

ПАРК ХОРОШИХ ИДЕЙ

Иногда в голову приходят идеи, которые кажутся весьма полезными, но по каким-то причинам они не вписываются в существующую систему приоритетов, то же относится и к полученным советам. Однако эти идеи и рекомендации могут пригодиться для будущих проектов. Возможно, это будет и не так, и когда-нибудь их придется удалить, но пока что терять их не хочется. И тут вам на помощь приходит мой «Парк хороших идей». В моем Парке обычно находится около сотни идей: здесь и новое программное обеспечение, которое стоило бы испытать, и места, которые хорошо было бы посетить, и идеи по маркетингу и развитию бизнеса, и предложения для блогов и статей, и пара идей для благотворительных фондов и так далее и тому подобное. В подобной папке обычно царит полный хаос, и все же именно здесь мне удается находить полезные идеи в нужное время. На основе Парка хороших идей я составил специальный список «Посмотреть/Прочитать/Послушать». Сюда я заношу рекомендованные друзьями и коллегами фильмы, книги и музыку. Когда я выхожу в Amazon или iTunes, то действую по этому списку, что существенно экономит мое время. Я плохо запоминаю подобные вещи. Многие любимые фильмы, книги и музыку я открыл для себя только благодаря этому простому списку.

КАЛЕНДАРЬ

Недавно я вел семинар для молодежи 16–18 лет из самых бедных районов Лондона. Семинар проходил в рамках летней программы, призванной повысить уровень образования молодежи. Перевести сложные профессиональные вопросы на язык, понятный юношам и девушкам, многие из которых бросили школу задолго до окончания и, уж конечно, никогда не бывали в офисах, было нелегко. После семинара меня и многих других волонтеров из разных сфер бизнеса пригласили на церемонию вручения премий. Один из юношей подошел ко мне и сказал: «Ты, парень, читал лекцию об эффективности, верно? Клево! Знаешь, что я сделал после твоего семинара? Пошел и купил себе ежедневник!» Навсегда запомню этот момент! Ежедневник или календарь мы привыкли воспринимать, как должное. А этому парню никто не говорил, что ему нужно нечто подобное. И это я дал ему такой простой, но невероятно полезный совет.

Я не собираюсь требовать от вас, чтобы вы постоянно работали с бумажным ежедневником или электронным календарем. Все зависит от ваших личных предпочтений. Однако пара советов, по-моему, пригодятся любому, кто обладает здравым смыслом. А потом вы можете использовать их в соответствии с собственными предпочтениями.

? Не позволяйте другим людям заполнять весь ваш день с помощью Outlook. Старайтесь сохранять контроль и самостоятельность при составлении распорядка дня.

? Не заполняйте календарь делами. Вносите дела в календарь только на сегодня, а на будущее только в случае крайней необходимости. Но даже в этом случае в календаре могут значиться лишь сроки и даты совещаний. Календарь должен быть гибким и подвижным, потому что в жизни возможны любые сюрпризы, и вам нужно отчетливое видение.

? Если вы пользуетесь бумажным ежедневником, он по возможности должен быть синхронизирован с тем, что происходит в вашем электронном календаре.

? Поскольку прочность системы определяется прочностью самого слабого звена, подумайте, что произойдет, если вы потеряете свой бумажный ежедневник. Регулярно задавайте себе этот вопрос. Пользуйтесь камерой телефона или копировальным устройством. Лучше потратить пять минут на копирование, чем потом рвать на себе волосы.

КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ

Контрольные списки очень часто недооценивают. Я расскажу, как ими пользоваться, в главе, посвященной обзору и анализу.

А пока что скажем, что контрольные списки позволяют освободить голову, не задумываться об одном и том же в сходных ситуациях. Вы можете использовать имеющийся опыт, а не судорожно вспомнить все заново. Стандартные контрольные избавляют от нужды возвращаться в режим «начальник» перед началом действия. С их помощью вы можете оставаться в автоматическом режиме «работник» и спокойно действовать. Таким образом, удается не загружать лишний раз периоды проактивного внимания и сокращать вероятность ошибок. Однажды составленный контрольный список гарантирует, что вы не забудете о чем-то важном. Вот несколько примеров ситуаций, где готовые списки особенно полезны.

? Регулярные совещания группы или команды – списки обычно обсуждаемых вопросов повестки избавляют от необходимости заново продумывать повестку.

? Регулярные события – например, посещение одних и тех же мероприятий или еженедельная закупка продуктов.

? Сборы в поездку или в отпуск – контрольный список необходимых вещей и документов гарантирует, что в процессе сборов вы ничего не забудете.

? Регулярные покупки – лично у меня есть готовый список заказа продуктов через Интернет и еще один для еженедельного заказа канцтоваров для офиса.

? Лист рассылки – кого нужно пригласить на мероприятия или кому отправить рождественские открытки.

Контрольные списки вселяют уверенность и избавляют от трений. Прелесть их в том, что вы можете их обновлять, опираясь на обратную связь и новую информацию. Они хранятся в цифровой вспомогательной библиотеке. Это секретное оружие продуктивности. Если вы ведете собственный бизнес или работаете в команде, то контрольные списки могут послужить основой разработки процессов и систем. Это первый шаг на пути делегирования обязанностей и автоматизации процессов.

БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ДЛЯ МУСОРА

Ниндзя понимает, что одно из самых важных средств повышения продуктивности – это обычная мусорная корзина. Когда вам некуда выкинуть ненужные документы, быть безжалостным очень трудно. Советую не жалеть времени на установки корзины и папки удаленных документов на своем компьютере. Уверенность в том, что удаленные файлы какое-то короткое время все еще будут доступны, позволит вам смелее удалять ненужные документы и стирать страховые копии. Если вы храните файлы в облачном сервисе, например, в Dropbox, то и там удаленные документы хранятся примерно неделю. Вы можете удалить файл, но у вас все еще остается время на его восстановление.