Обработка писем одно за другим

Итак, в папке «Входящие» осталось несколько писем, которые требуют размышлений и организации. Теперь ваш подход должен стать более взвешенным и тщательным. Вот здесь-то вам и пригодятся созданные ранее рабочие папки. Эта работа тоже должна быть достаточно стремительной – за исключением того времени, которое вы потратите на изучение писем одного за другим. Не поддавайтесь искушению начать с тех, действия по которым очевидны. Не начинайте с писем от людей, с которыми вам больше всего хочется пообщаться. Не выбирайте те, которые хочется сделать быстрее всего. Не менее соблазнительна и прокрастинация. Нам всегда хочется отложить работу, которая требует размышлений, на потом. Никто не спешит отправлять ответы, которые могут не понравиться. («Мы решили не продолжать работу над этим проектом», «Боюсь, у меня нет времени, чтобы сделать то, что вам нужно», «Я задержал сроки. Извините, что не поставил вас в известность заранее».)

Если вы сразу же обработаете лучшие письма, а худшие оставите на потом, то произойдет следующее. Я был свидетелем этого не раз. Большую часть проактивного внимания вы потратите на разборку почты и удаление писем, не требующих внимания. Когда внимание ваше начнет рассеиваться, у вас на руках останется 30–40 самых сложных писем: тех самых, заниматься которыми вам совсем не хочется. Настроение у вас испортится. Конечно, очистить папку «Входящие» все еще возможно, но вам страшно этого не захочется.

Обработка писем одно за другим – это именно то, чем следует заняться. Руководствуйтесь правилом двух минут: все, что требует не более двух минут, следует сделать немедленно. Не переносите такие письма в папку @Action. Возможно, что-то вам захочется перенести во вспомогательную библиотеку или удалить. Помните, что письма, попавшие в рабочие папки, удалить будет труднее, чем в процессе разборки почты.

30-СЕКУНДНАЯ ОЦЕНКА

Поскольку в процессе обработки вам нужно отделить зерна от плевел, то сразу же встает очень важный вопрос: «Важна ли для меня эта информация?» Как правило, ответ на этот вопрос можно дать очень быстро (помните, что на этой стадии вы всего лишь оцениваете важность информации, а не необходимость действий!). Если вы затруднились дать утвердительный или отрицательный ответ, воспользуйтесь «30-секундной оценкой». У вас есть 30 секунд на то, чтобы понять, важное перед вами письмо или нет. За эти 30 секунд вы не должны читать письмо целиком или отвечать на него. Вам нужно просто изменить свой ответ с «возможно» на «да» или «нет». Через полминуты нужно либо удалить письмо, либо перенести его в папку для дальнейшего чтения, либо определить, какие действия необходимы.