Стоит ли действовать? Нет

Если ответ на этот вопрос «нет», то у вас возникает три варианта, куда отправить эту информацию:

1. Справочная библиотека

2. Мусорная корзина

3. Парк хороших идей

Справочная библиотека

Большинству бумаг и документов, скапливающихся на вашем столе, прямая дорога в справочную библиотеку. Если по данному документу действия не требуются, но он кажется достаточно значимым, чтобы его выбрасывать, отправляйте его в справочную систему. Если таких материалов много и справиться с ними сразу же невозможно, положите их в лоток «Исходящие». Времени на то, чтобы разобраться с 20 документами, потребуется почти столько же, сколько и на 2–3, поэтому лучше собрать их в течение дня, а затем отправить в справочную систему в период инертного внимания.

Мусорная корзина

Не бойтесь выбрасывать бумаги и документы или, по возможности, отправлять их в макулатуру. Все, что вы храните только для того, чтобы это напоминало вам о действиях, можно выбросить, а действие включить в основной список. Например, если вы храните рекламный буклет в качестве напоминания о контактах с новым поставщиком, подумайте, что вам необходимы лишь номер телефона и адрес интернет-сайта, а все, что можно найти в Интернете, следует смело отправлять в макулатуру. Зачем хранить что-то на будущее, если все это в гораздо более удобном виде хранится в интернет-браузере? Вы поразитесь тому, как много можно выбросить.

Парк хороших идей

Будьте очень избирательны в отношении своих обязательств. Смело говорите «нет» даже полезным и продуктивным действиям, которые можно было бы выполнить. Это очень важная часть процесса повышения эффективности в отношении более актуальных дел, которые уже значатся в вашем сегодняшнем списке. Будьте безжалостны, а Парк хороших идей поможет вам вернуться к ним в будущем. Они будут храниться в надежном месте, и вы их не потеряете. Парк хороших идей может представлять собой обычный список, куда вы вольны включать столько пунктов, сколько вам захочется. В конце концов, вы же не обязаны реализовывать каждый из них.

НАДО ЛИ ДЕЙСТВОВАТЬ? ДА

Отлично, нам нужно что-то сделать. Возникает следующий вопрос: должен ли я действовать сам или предоставить эту возможность другим? Помните: чем больше дел вы делегируете другим, тем больше успеете сделать сами! Главное – найти разумное равновесие.

ДОЛЖЕН ЛИ Я ДЕЙСТВОВАТЬ САМ? НЕТ

СПИСОК «ОЖИДАНИЕ»

Если действия можно поручить кому-то другому, то может потребоваться следить за их исполнением через список «Ожидание». Проверяйте этот список хотя бы раз в неделю, чтобы помнить о том, с кем из коллег следует связаться, узнать о ходе действий или их завершении. Если вы поручили какое-то действие кому-то из коллег и вам нет дела до результата, или если вы на 100 % доверяете своему коллеге, то нет нужды следить за исполнением.

ДОЛЖЕН ЛИ Я ДЕЛАТЬ ЭТО САМ? ДА

Похоже, дальше действовать должны вы сами? Верно. Настало время потрудиться. И тут истинный ниндзя может проявить себя в полную силу. Вот три этапа, через которые нужно пройти, желательно в той же последовательности. Это позволит вам успешно выполнить требуемое действие.

1. ? КАКИМ ДОЛЖНО БЫТЬ СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ?

Добавьте действие в основной список, отталкиваясь от категорий, о которых мы уже говорили (Места, Внимание, Люди). Если выполнение действия занимает менее двух минут, просто сделайте это, не тратя времени на включение его в основной список!

2. ? СВЯЗАНО ЛИ ДЕЙСТВИЕ С КРУПНЫМ ПРОЕКТОМ?

После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли это действие с проектом, которого еще нет в списке проектов. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе осуществления проекта. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.

3. ? УСТАНОВЛЕН ЛИ ДЕДЛАЙН, КОТОРЫЙ НУЖНО ЗАФИКСИРОВАТЬ В МОЕМ КАЛЕНДАРЕ?

Это – последний вопрос. Если вы работаете с Outlook или другой программой, то воспользуйтесь функцией «All Day Appointments’ (Встречи на целый день). Тогда подобные сроки будут размещаться в верхней части графика на конкретный день. Кроме того, я использую красный цвет, дабы отделить их от других действий. Чтобы получить извещение о приближающемся сроке, а также в тех случаях, когда срок обозначен не датой, а фразой «на этой неделе», я обычно отмечаю воскресенье наступающей недели. Поскольку по воскресеньям я никогда не пользуюсь календарем Outlook, то этот день идеально подходит для записи всего того, что следует обдумать и спланировать в следующем недельном списке. Хочу сразу предупредить: самостоятельно устанавливать сроки для самих себя бесполезно – в глубине души мы знаем, что за нарушение таких сроков нам ничего не будет.