Отчеты по решению проблем в формате А3

Иногда возникает необходимость собраться двум-трем руководителям, чтобы сформулировать проблему и описать соответствующие решения. Но как изложить всю необходимую информацию в краткой, полной и в то же время понятной форме? «Тойота» разработала документ на листе формата А3, который сейчас используется многими компаниями для представления такой информации.

В отчете по решению проблем в формате А3 кратко описывается проблема, документируется текущее состояние, определяется первопричина проблем, предлагаются решения, дается анализ затрат и преимуществ при реализации предлагаемого решения. Лица, принимающие решения, имеют возможность рассмотреть все данные на одном листе бумаги формата А3, принять или не принять предлагаемые решения. Вместо длинных многостраничных отчетов, трудных в понимании или требующих специальных презентаций, на одном листе излагается все необходимое для принятия решения.

Формат А3 по решению проблем содержит цикл решения проблем PDCA Деминга. Вторая половина отчета А3 посвящена планированию, реализации, проверке и действиям по решению проблемы. Если все – пояснение, эскизы, нужные данные – содержится на одном листе бумаги, то и консенсус достигается намного быстрее.

Общая информация:

• Приведите фоновую информацию, необходимую для понимания проблемы.

• Поясните, каким образом данная проблема мешает достижению целей компании или нарушает ее ценности.

Текущее состояние:

• С помощью графиков покажите, как работают существующие процессы.

• Укажите наиболее серьезные проблемы таким образом, чтобы было понятно всем.

• Опишите проблемы, используя количественные показатели и графические инструменты.

Анализ первопричины:

• Перечислите основные проблемы.

• Используйте метод «пять почему» для определения первопричины. Приведите ответы на каждый вопрос «почему».

Целевое состояние:

• С помощью графиков продемонстрируйте, как будет функционировать новый процесс.

• Опишите меры, которые будут приняты для устранения выявленной первопричины проблемы.

• Отразите ожидаемый объем улучшений, применяя тот же количественный метод, который использовался для описания текущего состояния.

План реализации:

• Укажите действия, необходимые для достижения целевого состояния, назначьте ответственного за эти действия и даты исполнения.

• Приведите дополнительную информацию, такую, например, как стоимость мер, и другую, необходимую для их реализации.