11.2. Делопроизводство как процесс документационного обеспечения управления

Делопроизводство – ведение документации организации, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов.

Значение делопроизводственного обеспечения в современных условиях существенно возрастает, что связано с повышением ответственности принимаемых решений органами управления.

В делопроизводстве можно выделить два направления работ:

• документирование информации и составление соответствующих документов;

• документационное обеспечение деятельности организации.

Документирование – совокупность методов, способов и процессов создания документов. По форме организация документирования может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно.

В подавляющем большинстве случаев на крупных предприятиях распространена смешанная форма, то есть часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть – децентрализованно в структурных подразделениях. Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов.

Обеспечение документационное – комплекс работ с готовыми документами на различных материальных носителях, осуществляемый на предприятии, в организации для их эффективного функционирования.

В состав работ входит прием, доставка, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, предархивная обработка, хранение и использование документов, а также документооборот и его рациональная организация.

Составной частью документационного обеспечения является архивное дело, в которое включаются работы по организации хранения и непосредственно хранению, а также использованию архивных документов. Документационное обеспечение также может осуществляться децентрализованно, централизованно и смешанно.

Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. Управленческие документы – это приказы, директивы и пр.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

• государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Вышеназванные нормативные правовые документы, составляющие правовую базу делопроизводства, в определенной мере формируют и его нормативно-методическую базу. Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют, с одной стороны, документы, определяющие методы, способы, порядок и правила осуществления документационного обеспечения управленческой деятельности и деятельности организации в целом. С другой стороны, эту базу составляют нормативные документы по труду и охране труда, являющиеся основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности персонала, объемов выполняемых ими работ, создания благоприятных условий деятельности; к этим документам относятся нормативы времени, выработки, обслуживания и их единые типовые нормы. Нормативно-методическая база делопроизводства отчасти закладывается в рассмотренных выше нормативных правовых актах (стандартах, классификаторах, нормативных документах по организации архивного хранения документов и др.), а кроме того, в наставлениях, инструкциях, методических рекомендациях и т. п.

Документ как продукт документирования, согласно ГОСТу, является средством закрепления различными способами на специальном материале (носителе) различной информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека (ГОСТ 16387-70) или материальным объектом, содержащим в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющим в соответствии с действующим законодательством правовое значение (ГОСТ 6. 10. 2–75). Из этих определений следует, что документ является и средством, и способом информационного обмена в системе управления. При этом следует подчеркнуть, что форма документа играет существенную роль в качестве обеспечения органов управления информацией, причем нельзя не учитывать многообразие форм и видов документов.

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Юридическая сила документов обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (комплексом реквизитов).

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической и иной социально значимой информации. Они могут быть официальными или вне служебной деятельности носить личный характер. Документы являются носителями первичной информации; именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отделять документы от источников вторичной информации, каковыми являются книги, газеты, журналы и др.

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные общественные и личные потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

• информационная, определяемая тем, что любой документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации;

• социальная, так как документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

• коммуникативная, ибо документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

• культурная, так как документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

К специальным функциям документа относятся:

• управленческая, определяемая тем, что документ является средством (инструментом) управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;

• правовая, так как документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

• функция исторического источника, ибо документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых документов и только после того, как документы выполнят свои задачи и поступят на хранение.

В настоящее время в документоведении не существует четкой научной классификации видов и разновидностей документов, поэтому зачастую используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по функциональному и видовому признакам, а также по происхождению, сфере деятельности, единым требованиям к оформлению и др. Вместе с тем предполагается, что любой документ, создаваемый в низовом учреждении, входит в соответствующую систему документации более высокого уровня в качестве ее элемента.

Поскольку нас в первую очередь интересуют управленческие документы, обеспечивающие управление объектами в организации и составляющие, по сути, объект делопроизводства, то более подробно рассмотрим системы управленческих документов.

• В соответствии с установленной в Российской Федерации единой систематизацией управленческой документации различают несколько систем, основными из которых являются системы организационно-распорядительной, плановой, отчетной, справочной документации (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Системы управленческой документации и виды документов

• Система организационно-распорядительной документации служит для обеспечения реализации организационно-распорядительных функций в управлении, для чего в этой системе документации выделяются, во-первых, собственно организационная документация, то есть документы как учредительного, так и регулирующего характера, и, во-вторых, документы сугубо распорядительного характера.

• Система плановой документации обеспечивает планирование деятельности организации как важнейшей функции управления, позволяющей сделать работу организации максимально эффективной.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы организации разрабатываются на основе соответствующих решений руководителей этих организаций (соединений, частей); в определенных случаях сами решения можно отнести к плановым документам. Обычно к плановым документам относят программу, перспективный план, план, календарный план, график и др. Программа в отличие от других плановых документов, как правило, разрабатывается на перспективу для определения и закрепления целей и основных направлений развития.

• В систему отчетной документации входят документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период, а именно: доклады, донесения, сводки, отчеты и др. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как организации в целом, так и отдельных видов деятельности, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансами, материальными и иными ресурсами.

• Система справочной документации призвана обеспечить принятие обоснованных управленческих решений на основе объективной и достоверной информации. В нее входит справочно-информационная и справочно-аналитическая документация, выполняющая служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от подчиненного к начальнику, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации.

Отметим, что в соответствии с требованиями современных нормативно-правовых документов (Национальный стандарт РФ «Социальное обслуживание населения. Документация учреждений социального обслуживания. ГОСТ Р 53060-2008») в состав документации учреждения социального обслуживания включаются:

• Устав учреждения;

• Положение об учреждении;

• правила, инструкции, методики;

• документация на специальное и табельное техническое оснащение (оборудование, аппаратуру и приборы);

• документы в области стандартизации;

• прочие документы.

При этом состав документации конкретного учреждения может быть уточнен в зависимости от типа учреждения, специфики обслуживаемых категорий населения, характера предоставляемых услуг.

В Уставе учреждения, который является учредительным документом, должны быть следующие разделы: общие положения; правовой статус учреждения; предмет, цели и направления деятельности учреждения; имущество и финансы учреждения; финансово-хозяйственная деятельность учреждения; структурные подразделения учреждения; управление учреждением; ликвидация и реорганизация учреждения.

Положение об учреждении социального обслуживания – основной рабочий документ, в соответствии с которым организуется работа учреждения.

Правила, должностные инструкции, методики предназначаются для регламентирования процесса предоставления клиентам социальных услуг.

Документация (паспорта, технические описания, инструкции по эксплуатации, формуляры и др.) на специальное и табельное техническое оснащение, имеющееся в учреждении (оборудование, аппаратуру и приборы), предназначена для обеспечения грамотной и эффективной их эксплуатации, обслуживания, поддержания в работоспособном состоянии, своевременного выявления и устранения неисправностей, ремонта и замены.

К документам по стандартизации, используемым учреждениями, относятся: Национальные стандарты Российской Федерации, устанавливающие характеристики продукции (продовольственной продукции, технических средств специального оснащения учреждений социального обслуживания и др.), а также правила осуществления и характеристики предоставляемых услуг, прежде всего национальные стандарты в области социального обслуживания населения, устанавливающие государственные эталоны, образцы деятельности учреждений в части объемов, качества социальных услуг, порядка и условий их предоставления; стандарты организаций (учреждений), устанавливающие правила внутренней деятельности учреждения и направленные на повышение эффективности его работы, повышение качества предоставляемых услуг и эффективности помощи гражданам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, применяемые при составлении учредительных документов и при предоставлении информации для информационных систем и для создания информационных ресурсов, статистического учета и при налогообложении.

К прочим документам относятся:

• Свидетельство на право оперативного управления. Данное свидетельство, выданное на право аренды, является обязательным и единственным документом для заключения договора аренды между арендатором и арендодателем в зданиях, относящихся к муниципальной собственности.

• Свидетельство регистрационной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации на право осуществлять хозяйственную деятельность в соответствии с учредительными документами в рамках действующего законодательства Российской Федерации.

• Документ комитета государственной статистики субъекта Российской Федерации о включении учреждения в состав Единого государственного регистра предприятий и организаций всех форм собственности и хозяйствования и присвоении ему кода Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и классификационных признаков (подчиненность министерству, местонахождение, вид деятельности, форма собственности, организационно-правовая форма учреждения).

• Документы Государственной противопожарной службы РФ о разрешении разместить учреждение или его отделения в запрашиваемых помещениях при условии выполнения соответствующих мер пожарной безопасности.

• Информационное письмо государственной налоговой инспекции субъекта Российской Федерации о постановке на учет налогоплательщика – учреждения социального обслуживания – с информацией о постановке и присвоении соответствующего идентификационного номера налогоплательщика (ИНН).

• Документы, связанные с обслуживанием в учреждении: личные дела граждан, принимаемых на социальное обслуживание, предусматривающие наличие заявлений, медицинских заключений, актов обследования; сведения об обслуживаемых гражданах с указанием фамилии, имени и отчества, числа, месяца и года рождения, даты принятия на обслуживание и снятия с обслуживания, перечня предоставляемых услуг, дат проверки качества обслуживания, результатов обслуживания; коллективный договор коллектива учреждения с руководством учреждения; индивидуальные программы работы с клиентами.