11.1. Организация документационного обеспечения управления

Управленческая деятельность, то есть деятельность органов управления и входящих в них должностных лиц по управлению действиями социальной службы как управляемого объекта должна быть в достаточной мере информационно обеспечена и защищена в правовом отношении, что обусловливает важность в современных условиях такого вида информационного обеспечения управленческой деятельности, каким является ее документационное обеспечение.

Более того, важность документационного обеспечения управления социальной работой и, следовательно, документационного обеспечения управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищенность деятельности управленческих структур.

Успешное управление социальной службой предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности этой организации ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, то есть закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т. п.). Документационное обеспечение поэтому как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности имеет двоякую цель, а именно: документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и, с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Основными задачами документационного обеспечения управленческой деятельности, согласно его предназначению и целям, являются:

• документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;

• предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;

• организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс последовательных мероприятий, а именно:

• разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;

• рассылка документов в организации и их учет;

• доведение документов до органов управления и должностных лиц;

• продвижение документов по инстанциям и исполнителям;

• контроль исполнения документов;

• хранение документов, как текущее (оперативное) – в течение их производства, так и архивное.

Несомненно, что документационное обеспечение управленческой деятельности должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, то есть на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации, подкрепляющем и дополняющем два вышеназванных. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности в той ее части, которая и является синонимом управления.

Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принципы стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них, выделяют и другие специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и др. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения.

• Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения управленческой деятельности вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, то есть быть достоверной.

• На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается следующее требование: документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.

• И, наконец, не вызывает сомнения такое требование к документационному обеспечению управленческой деятельности, как создание условий для организации работы с документами, их текущего учета и хранения, а также архивирования, что в достаточной мере должно обеспечиваться унификацией и стандартизацией документов в системе документационного обеспечения управления.

Неуклонное возрастание потребности управления в документационном обеспечении привело к созданию единой в масштабе государства системы документационного обеспечения, в рамках которой должно быть организовано и документационное обеспечение деятельности органов управления в различных социальных службах. При этом организацию документационного обеспечения управленческой деятельности необходимо рассматривать в двух аспектах – функциональном и структурном.

Организация документационного обеспечения управленческой деятельности как функции строится в рамках Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе ее положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учетом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

Рассматривая организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие ее составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих нижестоящих или вышестоящих организаций:

• упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;

• систематизацию документов и их унификацию;

• установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;

• организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

Кроме того, организация документационного обеспечения управленческой деятельности в каждой организации, независимо от ее уровня, предполагает:

• упорядочение обработки поступающих или создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;

• создание информационно-поисковой системы по документам организации;

• организацию контроля исполнения документов;

• организацию подготовки документов к передаче в архив;

• совершенствование работы с документами, в том числе путем применения средств механизации и автоматизации.

Структурную организацию документационного обеспечения управленческой деятельности отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в различных организациях соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения. Такими структурами являются:

• в федеральных и региональных министерствах и ведомствах – управление делами;

• на государственных предприятиях, в научно-исследовательских институтах, проектных, конструкторских организациях, вычислительных центрах, высших учебных заведениях и др. – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия;

• в организациях, не имеющих выделенной службы документационного обеспечения управления, а также в структурных подразделениях организации – секретарь или другое специально назначенное лицо.

Управления делами, отделы и канцелярии в своем составе, как правило, имеют подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль и оптимизацию работы с документами, ведущие работу с обращениями граждан, а также имеют секретариат, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро и архив. В организациях и учреждениях службы документационного обеспечения управления вышеперечисленные функции выполняются в части, их касающейся, должностными лицами из состава этих подразделений.

Такова функциональная и структурная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. Вместе с тем немаловажный интерес представляет изучение процесса его осуществления.