Список проектов

Давайте начнем с самого высокого из трех уровней. «Список проектов» мы будем использовать для отслеживания всех проектов, над которыми работаем. Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Таким образом, проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых.

Например, замена телефона, когда истекает телефонный контракт, считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Возможно, надо приобрести новый телефон и присоединиться к новой телефонной сети, а для этого приходится выполнить ряд действий: изучить новые модели телефонов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести обеспечительный платеж. Такова последовательность действий одного проекта.

Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом. Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, имея дело с обычными списками дел, – обычный список не дает нам ощущения масштаба. И мы соединяем в одном списке мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – это первый этап установления контроля.

Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Пользоваться этим списком ежедневно не требуется. Мы вернемся к нему, когда в следующей главе будем обсуждать фазу обзора и анализа. Список проектов не должен быть детализированным. Его функция – обеспечить вам хотя бы раз в неделю объект для стратегической сосредоточенности.

Список проектов генерирует действия. Каждый проект включает одно или несколько текущих действий. По мере развития проектов будут возникать новые действия, которые мы занесем в основной список действий, готовый к завершению.

Название проекта

Размышляя об организации и названии своих проектов, следует ясно представлять себе успешный результат. Попробуйте ответить на следующие вопросы:

? Какой результат я могу считать успешным?

? Как я смогу определить, что достиг его?

Эти простые вопросы помогут нам не только определить проект, но еще и дать ему название. Попробуйте называть проекты так, чтобы в их названии отражался критерий достижения цели. Вместо того чтобы записать в список «Конференция», запишите «Конференция для 100 делегатов». Вместо «Техосмотр» напишите «Пройти техосмотр к 21 марта».

Организация списка проектов

Внутри списка проекты можно группировать или разбивать на разделы. Это сделает список более читабельным, и в нем станет легче ориентироваться. Группировать и организовывать проекты можно так, как вам захочется.

Самый очевидный способ – разбиение на простые категории. Например:

^Работа

………………………………………………………………………….

Дом

………………………………………………………………………….

Можно немного усложнить задачу. Попробуйте разбить рабочие проекты на несколько простых подкатегорий. Вот примеры рабочих проектов:

^{Работа – Продажи}

………………………………………………………………………….

^{Работа – Коллеги}

………………………………………………………………………….

^{Работа – Финансовый менеджмент / Бюджет}

………………………………………………………………………….

Лично у меня есть множество различных категорий, связанных с «подразделениями» внутри нашей компании Think Productive (Клиенты, Поддержка, Семинары и т.?п.). Кроме того, я создал категории для личных проектов, для благотворительных и прочего. Это делает мой список проектов более методичным, благодаря чему на стадии обзора и анализа мне легко работать со сходными проектами. Сначала я занимаюсь всеми проектами, связанными с продажами, потом – связанными с коллегами, а потом – с финансами и бюджетом.

Если вы используете какое-то программное обеспечение или приложение, работающее со списками, то порой сталкиваетесь с проблемой алфавитного расположения. Я обхожу эту проблему, используя буквы и цифры. Это позволяет мне располагать проекты в желательном для себя порядке. Например, работая над этой книгой, я использовал приложение Toodledo (более подробно я расскажу о нем позже). В моем списке проектов было много пунктов. Каждый проект начинался с буквы и цифры, чтобы в списке они группировались должным образом. Буква «К» обозначала книгу. В результате пункты списка располагались очень логично:

К1 – написание

К2 – редактирование

К3 – гранки

К4 – графический дизайн

К5 – интернет-сайт

К6 – маркетинг и реклама

К7 – выпуск в свет

Мои личные проекты тоже сгруппированы с помощью буквы – на сей раз буквы «Л».

Л – техобслуживание и техосмотр машины к 21 марта

Л – посещение родственников в Брайтоне в июне

Л – поиски квартиры (определиться с районом к 1 февраля)

Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:

A?=?Acquire (Приобретение)

B?=?Broker (Брокер)

C?=?Contract (Контракт)

D?=?Deliver (Исполнение)

E?=?Extract Payment (Оплата)

Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Лично у меня есть немало проектов, попадающих в каждую категорию из ABCDE. «А» у меня подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т.?п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.

Для начала размышлений о системе организации проектов возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть!) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более широкой и глубокой, чем написано в служебной инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.

Пока не задумывайтесь над мелкими деталями своего списка проектов. Не задумывайтесь над тем, каким должен быть порядок и нумерация. Мы вернемся к этому, когда в конце главы будем выполнять упражнение.

Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о том, что вам нужно сделать. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные их проекты оставались совершенно неструктурированными. В результате люди относились к своим проектам точно так же, как к обычным действиям. Они объединяли проекты и действия в стандартном списке дел, где числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять. Чтение такого списка – дело утомительное. Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия! Именно для таких задач и предназначен ваш главный список действий.

Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «начальник». Кроме того, такие списки помогают отделить процесс размышлений от процесса действий. Приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.