Бланки «Документооборот и совместная работа»

Бланки «Документооборот и совместная работа»

Опишите ваши сегодняшние процессы совместной работы с документами.

Если у вас уже установлена система общей работы с документами (а-ля Microsoft SharePoint), опишите разграничение доступа по ролям и/или пользователям, которое в ней заложено.

М06-01. Разграничение доступа к документам

Ответьте на следующие вопросы.

1. Где хранятся электронные копии документов в вашей компании? (Где попало/в папке с общим доступом на одном из компьютеров/в ActiveDirectory/другое.)

_________________________________________________

2. Как разделяется доступ к документам? Кто имеет право их редактировать? Кто имеет право только на чтение?

_________________________________________________

3. Как ведется учет доступа к документам?

_________________________________________________

4. Как хранятся прошлые версии (ревизии) документов?

_________________________________________________

5. Как ведется учет выпуска новых версий документов?

_________________________________________________

6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном виде?

_________________________________________________

7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?

_________________________________________________

8. Есть ли копии всех текущих ключевых бумажных документов в электронном виде?

_________________________________________________

9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?

_________________________________________________

10. Через какое время уничтожаются старые копии документов? Совпадает ли оно с установленными госорганами сроками хранения?

_________________________________________________

М06-02. Совместный доступ к файлам компании

1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?

_________________________________________________

2. Как обстоят дела с удаленными работниками? Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?

_________________________________________________

3. Какой системой вы пользуетесь для разграничения удаленного доступа?

Краткая справка.

A. Можно использовать VPN для полномасштабного удаленного доступа к корпоративной сети. Этот подход требует скоростного Интернета и постоянного (статического) IP-адреса для вашей сети.

Б. Можно использовать удаленный терминальный доступ (через RemoteDesktop или его подобие) к общему терминальному серверу или индивидуальному компьютеру работника в офисе. Бесплатной альтернативой в данном случае может являться решение на основе VNC или сервис LogmeinFree от Logmein. com.

B. Для совместной работы над файлами можно использовать такие сервисы, как drop.io, sugarsync, dropbox, box.net или Microsoft Groove.

Решения на базе Microsoft SharePoint на начальном этапе развития бизнеса будут слишком тяжеловесными.

М06-03. Коммуникации и работа с ними

1. Опишите методы коммуникации, которые используются в вашей компании: телефон, голосовая почта, e-mail, Skype, ICQ, другие.

_________________________________________________

2. Опишите стандартные правила ответа на входящий запрос по каждому методу коммуникации.

_________________________________________________

3. Опишите, что происходит в случае несоблюдения стандартных правил (исключения).

_________________________________________________