Документооборот с совместным доступом к документам

Документооборот с совместным доступом к документам

Начните с описания сегодняшних процессов работы с документами.

1. Где хранятся электронные версии документов вашей компании: у вас на компьютере? в общем доступе?

2. Как разделяется доступ? Кто имеет доступ на чтение? Кто имеет доступ на чтение и запись? На каком сервисе все хранится? Как вы добавляете туда юзеров? Является ли сервис открытой системой (например, GoogleDocs)?

3. Как ведется учет доступа к документам?

4. Как хранятся прошлые версии документов?

Например, в GoogleDocs это делается автоматически.

5. Как ведется учет выпуска новых версий?

6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном варианте?

Это крайне важно, так как электронные копии могут теряться, удаляться и т. п.

7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?

8. Есть ли копии текущих бумажных документов в электронном виде?

Здесь наоборот: берем все бумажные документы и сканируем их для хранения в электронном виде, потому что бумага имеет свойство портиться.

9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?

10. Через какое время уничтожаются старые бумажные копии документов? Совпадает ли это с требованием к штрафным формам?

Это первый шаг, который необходимо сделать. Если у вас нет совместного доступа, нужно озаботиться этим вопросом. Я советую использовать GoogleDocs, если у вас нет ничего другого. Посмотрите, почитайте – там все достаточно просто.