7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов

7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов

Ключевые понятия

•  Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

•  Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, информацию о БП, управляет его ходом и несет ответственность за результаты и эффективность БП.

•  Модель бизнес-процесса функциональная – модель БП, отражающая его функциональный состав, закрепление функций процесса за исполнителями.

•  Регламентация бизнес-процессов – применяемые компанией способы описания (формализация последовательности, ответственности, системы взаимодействия исполнителей и др.), а также порядок улучшения БП, отражаемые в нормативно-методических документах.

Рис. 7.0.1. Схематичное представление бизнес-процесса деятельности компании 7.1. Корпоративная архитектура – структурированноеописание организации деятельности компании

Рис. 7.1.1. Пирамида регламентов компании в области представления бизнес-процессов

Специалисты обращают внимание на то, что сегодня на смену наборам слабо увязанных между собой отдельных регламентирующих документов приходит система взаимосвязанных и взаимосогласованных (в рамках корпоративной архитектуры) регламентов.

Корпоративная архитектура определяет основные применяемые компанией способы организации деятельности и отражает их взаимосвязи. Многие утверждают, что регламентация компании (а не только ее БП) начинается с корпоративной архитектуры.

Пирамида регламентов в области представления БП представлена на рис. 7.1.1. Уровень «Политика компании в области представления корпоративной архитектуры» определяет политику регламентации в различных областях деятельности компании, в том числе и в области регламентации БП. Уровень «Политики компании в области регламентации бизнес-процессов» содержит общие правила регламентации БП и служит руководством для разработки «Политики регламентации бизнес-процессов по направлениям деятельности компании». «Порядки исполнения бизнес-процессов» – следующий по подчиненности комплект документов, регламентирующий исполнение БП и детализируемый «Порядками исполнения процедур». На практике типология применяемых компанией документов может быть сокращена за счет возможности объединения нескольких документов.

Еще одна новинка последних лет: сегодня компании часто стремятся дополнить состав нормативно-методических документов регламентации БП, задаваемых стандартами ISO, за счет применения моделей БП, т. е. модель становится одной из форм представления регламентов и организации деятельности и используется наряду с традиционными документами.

Модель бизнес-процесса – прикладное представление (в заданной нотации) исполняемых компанией работ.

В практике деятельности компаний стали применяться модели разной направленности:

•  модель бизнес-процессов верхнего уровня – агрегированная, наиболее общая модель БП компании;

•  модель бизнес-процесса алгоритмическая – модель БП компании, отражающая состав и логику исполнения компанией работ при его реализации;

•  модель бизнес-процесса потоковая – модель БП компании, отражающая материальные, финансовые и информационные потоки объектов;

•  модель бизнес-процесса функциональная – модель БП компании, отражающая функциональный состав БП, закрепление функций процесса за исполнителями.

Постепенно модели стали рассматриваться как новый вид регламентационных документов. В тех случаях, когда модель разрабатывается с помощью специальной программы, ее применяют как электронный регламент . А в части применения подобных моделей стала развиваться специальная методология – бизнес-инжиниринг.

7.2. Нормативно-методические документы для регламентациибизнес-процессов в стандартах ISO 9000:2000

Таблица 7.2.1

7.3. Политики в области регламентации бизнес-процессов

Политики представления и регламентации бизнес-процессов компании – нормативно-методический документ (раздел нормативно-методического документа), представляющий стратегические цели компании, задачи в сфере представления и регламентации БП, корневая модель БП, классификатор БП, показатели результативности компании, риски компании (табл. 7.3.1 и рис. 7.3.1). При необходимости глубина описания политик регламентации может увеличиваться за счет включения дополнительных характеристик БП.

В крупных компаниях политики могут разрабатываться по отношению не только ко всей компании, но и к ее направлениям деятельности. Обычно это делается для ключевых бизнес-процессов.

Политики представления и регламентации бизнес-процессов по направлению деятельности компании – нормативно-методический документ, представляющий (для конкретного направления деятельности) стратегические цели компании, детализированный классификатор бизнес-процессов, ключевые показатели эффективности, риски исполнения бизнес-процессов, меры по минимизации рисков (см. рис. 7.3.2).

Рис. 7.3.2. Основные характеристики политик по направлению деятельности (пример) Таблица 7.3.2

7.4. Порядок регламентации бизнес-процесса

Таблица 7.4.1

Описание процесса может производиться в текстовой форме. Для детализации процесса текстовое описание дополняется описанием в виде таблицы или алгоритмической схемы.

Применение табличной формы (рис. 7.4.2) делает описание процесса четким и упрощает его восприятие. Каждый параметр процесса отражается в отведенном столбце таблицы, а не «размывается» в тексте.

Рис. 7.4.2. Пример табличного представления бизнес-процесса

Использовать исключительно одну форму – текстовую, табличную или алгоритмическую – нецелесообразно. Текстовая форма не столь наглядная и не структурированная, в табличной трудно отразить логическую и временную взаимосвязь процессов и поэтому трудно обойтись без алгоритмической схемы.

Если применять только алгоритмическую схему, на ней необходимо будет указать все существенные параметры процесса – исполнителей, входы, выходы, поставщиков, клиентов и т. д. В результате схема получится громоздкой и «трудночитаемой», что снизит ее практическую ценность.

Рис. 7.4.3. Пирамида описаний бизнес-процессов (пример)

7.5. Документы «Инструкция», «Модель бизнес-процесса» и другие

Инструкция – нормативно-методический документ, фиксирующий процедуру взаимодействия участников в рамках одного из бизнес-процессов; содержит детализацию описания бизнес-процессов, где в качестве исполнителей указываются должностные лица, выполняющие конкретные роли в бизнес-процессе, их права и ответственность, а в качестве входящей и исходящей информации – документы (или поля документов).

Документы нормативно-справочной информации – методические указания, положения, нормативы, процедуры.

Документ «Модель бизнес-процесса» – нормативно-методический документ, содержащий (на основе принятой нотации) описание деятельности компании, взаимосвязь бизнес-процессов, подпроцессов и процедур с помощью принятых в нотации моделирования текстовых, табличных и графических информационных объектов.

Обычно документ «Модель бизнес-процесса» разрабатывается в контексте той или иной методологии моделирования и предполагает использование принимаемых в ней решений в качестве дополнительных методических материалов.

Если используешь модель, то, значит, используешь и методологию построения и применения модели.

На практике наиболее часто применяют две «стартовые» идеи сценария развития моделей бизнес-процессов (см. рис. 7.5.1). Моделирование сверху начинается от построения модели процессов верхнего уровня, с последующей детализацией ее компонент.

Моделирование снизу начинается с выбора приоритетной ограниченной зоны моделирования, исполнения проекта в границах выбранной зоны, накопления опыта моделирования, оценки достигнутых результатов и решения вопроса о способах продолжения.

При любом начале проекта моделирования признается необходимым привязаться к стратегии компании, выделить основные сферы деятельности, построить корневую модель БП.

Современным подходом бизнес-инжиниринга является использование информационных технологий в интересах разработки модели деятельности компании. В ходе создания электронной модели компании применяют специализированные программные продукты, которые позволяют:

Таблица 7.5.1

• автоматизировать процесс разработки регламентирующих документов (эти создаваемые на выходе документы не требуют дополнительной доработки);

• уточнять требования к регламентирующим документам;

• корректировать документы в соответствии с изменившимися требованиями;

• создавать информационные системы (для доведения регламентов до исполнителей) с заданными параметрами.

Типовые области применения, решаемые задачи и результаты работы с электронной моделью представлены в табл. 7.5.1.

Применяемый программный продукт должен обеспечивать решение следующих функциональных задач:

1. Создание графических моделей, описывающих различные аспекты деятельности в принятых в компании нотациях.

2. Генерация регламентирующих документов формы, принятой в компании, не требующих дополнительной доработки.

3. Поддержание управленческой документации в актуальном состоянии.

4. Обеспечение возможности коллективной работы с электронной моделью компании.

Рис. 7.5.2. Ключевые возможности электронных моделей бизнес-процессов

7.6. Корневая модель бизнес-процессов

Деятельность по предоставлению продуктов (услуг) осуществляется компанией в целом, группой подразделений, отдельным подразделением, исполнителем. Поэтому определять и рассматривать процессы можно на различных уровнях детализации, но для целей управления компанией целесообразно определять процессы, начиная с верхнего уровня.

На верхнем уровне описание процессов дается корневой моделью БП. Бизнес-процесс – комбинация операционных шагов и средств управления, посредством которых производится продукт и/или предоставляется услуга.

Деятельность компании удобно сгруппировать по основным областям. Пример подобной группировки приведен в табл. 7.6.1.

А. Область управления компанией в целом (объектом управления являются бизнес-процессы сфер Б, В и Г).

Б. Область развития (объекты развития находятся в областях А, Б и Г).

В. Область основной деятельности (образующая эту область цепочка БП верхнего уровня начинается и заканчивается на внешних субъектах – «от закупок до поставок»).

Г. Область поддерживающей деятельности (входящие в эту область БП верхнего уровня заканчиваются в областях А, Б и В).

Применяется представление модели в виде классификатора (рис. 7.6.1) и в виде диаграммы (рис. 7.6.2). Классификатор БП показывает их состав и типологию, диаграмма БП визуально отображает их состав, логику исполнения и типологию.

Могут применяться те или иные договоренности о кодифицировании БП. Например, первый разряд – буквенный код типа процесса (область управления компанией в целом – А, область развития – Б, область основной деятельности – В, область поддерживающей деятельности – Г), второй разряд – цифровой код функциональной области (например, В3 – топливо), последние четыре разряда – цифровой код процесса:

M.N.XXXX,

где M – буквенный код типа процесса;

N – цифровой код функциональной области согласно списку (см. рис. 7.6.2);

Рис. 7.6.1. Перечень бизнес-процессов верхнего уровня энергетической компании (пример)

7.7. Способы детализации описания бизнес-процессов верхнего уровня

Описания бизнес-процессов верхнего уровня могут детализироваться, а сама корневая модель БП интегрирует эти более детальные описания.