Регламент взыскания дебиторской задолженности – ключ к резкому повышению эффективности возврата дебиторки

Каждой компании, которая заботится о том, чтобы ее контрагенты рассчитывались вовремя, я рекомендую разработать четкий регламент взыскания задолженности. Далее приведены преимущества применения четкого регламента.

1. Снижение рисков невозврата дебиторской задолженности и ограничение возможных убытков, которые могут быть этим причинены. При наличии четкого регламента работы с дебиторами у вас не будут теряться документы по контрагентам и в дальнейшем не возникнут проблемы при взыскании долга.

2. Контроль деятельности служб и исключение субъективного подхода к работе с дебиторами. Любой регламент предопределяет контроль, то есть необходимо не просто издать регламент, но и контролировать деятельность, придерживаясь его. Также наличие четких правил исключает возможность субъективных суждений при выборе мер, необходимых для скорейшего взыскания долга.

3. Своевременное принятие мер по взысканию дебиторской задолженности. Очень важное преимущество, ведь благодаря регламенту будет четко определено, когда вам нужно позвонить контрагенту, направить претензию, обратиться в суд и перейти к дальнейшим наступательным действиям.

При внедрении и применении регламента работы с дебиторской задолженностью могут возникнуть следующие проблемы.

1. Морально-этические моменты. Если вы видите, что при дальнейшей работе с контрагентом могут возникнуть сложности, необходимо попросить предоставить обеспечение долга. При этом не стоит обращать внимание на то, что этого человека вам порекомендовали или он чей-то хороший знакомый.

2. Внутренние сложности при внедрении системы управления дебиторской задолженностью. Подразделения, взаимодействующие с дебиторами, могут противодействовать необходимости выполнять новые требования.

3. Необходимость правильного позиционирования по отношению к контрагентам. Поскольку у нас имеются какие-то личные отношения с любым контрагентом, каждый из них считает, что к нему должен применяться индивидуальный подход. Поэтому необходимо объяснить, что вводится новая система, согласно которой работа с ним будет строиться по определенным правилам.

Если у вас еще нет регламента взыскания задолженности, далее приведен пример его содержания.

• Раздел 1. Общие положения, термины.

• Раздел 2. Оценка контрагента и присвоение рейтинга лояльности.

• Раздел 3. Система мониторинга состояния контрагента.

• Раздел 4. Порядок действий сотрудников по взысканию дебиторской задолженности.

• Раздел 5. Ответственность сотрудников за неисполнение регламента и неудовлетворительную работу с дебитором.

• Приложения.

Я уверен, что в случае внедрения не просто формального, а реально работающего регламента эффективность работы с дебиторской задолженностью вырастет минимум в два раза.

КОММЕНТАРИИ ЭКСПЕРТОВ

Александр Федоров, генеральный директор 000 «Быстрые судебные решения»: «Работа должна быть регламентирована, чтобы компания в итоге не обанкротилась. Должны быть ответственные люди, у которых должен быть расписан KPI. Мы часто работаем по регламенту, который не то что согласован с клиентом, а разработан клиентом».

Вадим Балдин, член совета директоров крупнейших компаний России: «Регламент работы с должниками должен быть априори. Бизнес только тогда работоспособен, когда есть результат в виде средств на банковском счете. Только системная работа с дебиторами может обеспечить приход заработанных средств на расчетный счет».

Денис Макаров, руководитель юридической службы дочернего предприятия госкорпорации «Росатом»: «Работа с должниками в компании должна быть системной, потому что рано или поздно долги должников становятся твоими долгами. Поэтому я считаю, что всегда в работе компании необходимо уделять внимание просроченной дебиторской задолженности и вырабатывать какой-то локальный нормативный акт, который будет регулировать порядок востребования задолженности.

У нас есть приказы по работе с дебиторской/кредиторской задолженностью, есть комитет, куда входят финансовый директор, я, как руководитель юридической службы, главный бухгалтер и представитель коммерческого блока. Мы собираемся и решаем, какие дальше меры предпринять для востребования задолженности».

Константин Сырбу, начальник юридического департамента компании «Компьюлинк»: «Безусловно, работа с должниками должна быть системной. Если объем большой, то, конечно, можно выделять для этого отдельную структуру».

Александр Скворцов, генеральный директор компании «ТСБ»: «Работа с должниками должна быть системной. И каждодневной. Нужно держать связь с ними, выслушивать их. Бывает, люди просто теряют документы и, если бы не твой звонок, это выяснилось бы гораздо позже.

Если выполняешь элементарные вещи по обеспечению безопасности, то иметь большую структуру не обязательно. Но если вдруг твой должник начал уходить в банкротство, имей персонал или не имей – деньги не вернешь».

Александр Тихонов, генеральный директор компании «Тестком»: «Работа с должниками должна быть системной. Это значительно повышает шансы на возращение своих денег».