4.7. Тайм-менеджмент, шаг 1: планирование

В идеале превращение из ПТМ в ХТМ должно происходить как часть упорядоченного процесса с четко определенными целями. Наконец после шести разделов «философствования» мы подходим непосредственно к тайм-менеджменту, состоящему из пяти шагов.

1. Планируйте время согласно целям, установленным для каждой категории инвестирования (то есть миссии)[48].

2. Составляйте график на неделю согласно бюджету времени.

3. Соблюдайте график и отслеживайте, как расходуете время.

4. Подсчитайте временные затраты в конце недели и сравните с бюджетом. При необходимости пересмотрите бюджет и график. Повторите шаги 3 и 4 на следующей неделе.

5. Наблюдайте, как вы становитесь продуктивнее!

Первый шаг — планирование, — безусловно, самый трудный. Он предполагает непростой выбор. По поводу 60 % участников семинара, которые не остановились помочь во время эксперимента с «добрым самаритянином», Дарли и Бэтсон отмечают:

Почему они торопились? Потому что для экспериментаторов, которым помогали исследуемые, было важно, чтобы они быстро добрались до определенного места. Другими словами, участники семинара оказались перед противоречивым выбором: остановиться и помочь страждущему или продолжить путь, чтобы помочь ведущему эксперимента. И это часто случается с тем, кто торопится: он спешит, потому что есть человек, для которого важно, чтобы он успел вовремя. Скорее внутренняя борьба, а не бессердечие объясняет тот факт, что они не остановились.

По сути планирование — это способ разрешить максимум противоречий и принять как можно больше трудных решений заблаговременно. А это гораздо лучше, чем делать все на бегу. Планирование состоит из трех этапов, которые кажутся простыми, но это обманчивое впечатление: 1) составление списка своих инвестиций; 2) выделение для каждого дела определенного времени в течение недели и 3) корректировка расписания, чтобы уместить все в 112 часов бодрствования.

Разберемся по порядку.

Составьте список всех своих вложений, включая здоровье и хорошую физическую форму, личностный рост и развитие, образование, планирование и менеджмент, отношения, общественную деятельность, творчество, восполняющий отдых и серьезные увлечения. (Исключите из этого перечня категории, которые не имеют к вам отношения).

Разбейте каждую инвестицию на подинвестиции. Если вы рассчитываете на выдающуюся писательскую карьеру, то должны вкладывать время не только в писательство, но и в редактирование, маркетинг, продажи и управление бизнесом (раздел 8.7).

В области здоровья и спорта среди подкатегорий могут быть упражнения, медитация и походы к специалистам в сфере красоты и здоровья.

В отношениях отдельные подкатегории могут представлять супруг, каждый ребенок, родители, другие члены семьи и друзья.

Перечислив подкатегории, вы должны детализировать их еще больше, приведя к подподкатегориям. Например, после «писательства (маркетинга)» могут следовать обновления в блоге, формирование и рассылка новостей, общение в социальных сетях, звонки наставникам и другим коллегам (разделы 3.10 и 3.11).

Отведите каждой инвестиции (или под-, а также подподкатегории) идеальное количество времени в течение недели — столько, сколько хотели бы ей посвятить. Лучше распределять время согласно значимости занятия для вас или его важности в рамках миссии.

Проделывая эту работу, старайтесь исключать инвестиции и подкатегории, которые возникают нечасто или нерегулярно, потому что они усложняют оценку бюджета времени (и составление графика — раздел 4.10). Если в течение недели возникает такое занятие, скорректируйте бюджет и график, чтобы вписать его, а на следующей неделе возвращайтесь к тому распределению времени, которое было до корректировки.

Когда вы закончите, у вас получится подобие таблицы, приведенной ниже.

«Идеальный» бюджет большинства людей разбухает до 150–200 часов в неделю — что совершенно точно не сработает. У вас есть 112 активных часов в неделю или 119, если вам достаточно семи часов сна. (Спать меньше положенного непродуктивно). Это приводит нас к этапу 4.

Урежьте бюджет до 112 часов. Это труднейший шаг во всем тайм-менеджменте, потому что наверняка придется пожертвовать тем, что важно для вас или других.

Самый простой способ урезать количество часов бюджета — временно вычеркнуть целые категории вложений. Если вы в данный момент дописываете диссертацию или книгу, то, возможно, это не лучшее время для общественной деятельности. А если у вас серьезные трудности в личной или семейной жизни, быть может, не стоит пока заниматься книгой.

Удаление целой категории инвестирования не только освобождает массу времени, но и дарит огромное облегчение. А чувство облегчения — замечательный индикатор ваших истинных потребностей. Конечно, если вы излишне отождествляете себя с писательством или другой работой, вам трудно оставить это занятие даже на время. Читайте о перерывах в работе в разделе 6.5.

Образец бюджета времени при наличии основной работы и писательства как хобби

[Текст отсутствует]

Ваши категории и цифры будут отличаться!

Освободившись от каких-то вложений, посмотрите, нельзя ли сократить и отдельные подкатегории. Допустим, вы не можете или не хотите бросать общественную деятельность. Но ведь можно пропустить одно собрание! А если вам не хочется прекращать писать диссертацию, стоит ее (деятельность) упростить. (Это то, что полезно сделать в любом случае, раздел 2.15). Есть ли на основной работе проекты или встречи, от которых вас могут освободить? А друзья или родственники, чья компания не доставляет никакой радости и кого вы предпочли бы видеть реже (никогда)? (Раздел 3.8).

Затем начинайте урезать временные затраты, чтобы выкраивать драгоценные кусочки у целых часов. Если обычно вы добираетесь до офиса через два часа после пробуждения, подумайте, нельзя ли сократить это время (без спешки или пренебрежения важными делами) на 15–30 минут. Если 15 минут кажутся вам пустяком, вспомните принцип № 1 и то, как люди, которые ценят свое время, дорожат даже маленькими его отрезками. Пятнадцать минут в день складываются в 1 час и 45 минут в неделю — а это 91 час в год! Сокращение времени наверняка пройдет безболезненно, если вы предпримете какие-либо из следующих действий: готовьте более простые завтраки, не проверяйте электронную почту, выключите телевизор (попробуйте слушать радио!), позвольте детям самим собираться в школу и делать себе завтраки, поручите кому-нибудь заботу о домашнем питомце, выезжайте на работу раньше или позже, чтобы уменьшить время в пути.

Постарайтесь, насколько это возможно, урезать все временные затраты, не прибегая к спешке и не прибавляя себе стресса. Не исключено, что удастся выиграть еще пять часов в неделю.

Вот несколько советов, которые помогут с планированием.

1. Включайте в бюджет 15-минутные выигранные промежутки по описанному выше примеру.

2. Готовьтесь двигаться от относительно легких решений к трудным — одним из самых непростых в вашей жизни. Вероятно, вам придется оставить занятия, которые приносят удовольствие или имеют ценность для других. Или позволяют вам чувствовать себя нужным и особенным. Или стали укоренившимися привычками, средством прокрастинации. Вам наверняка придется выйти из зоны комфорта и, возможно, преодолеть сильную зависимость от желания чувствовать себя суперсотрудником, потрясающим помощником (разделы 4.8 и 4.9). Не сомневайтесь: эти перемены к лучшему. Но их тяжело принять. Будьте как можно доброжелательнее и терпеливее по отношению к себе в процессе планирования, награждайте себя с лихвой (раздел 2.11). Кроме того, ищите поддержку.

3. Согласно принципу № 4, если у вас нет уверенности, стоит ли включать ту или иную инвестицию или подкатегорию, то лучше от нее отказаться. Раз вы задаетесь вопросом об истинной ценности чего-то, оно наверняка не так уж ценно. Часто, когда мы не можем прийти к решению, проблема заключается в самокритике. Кроме того, если вы включаете в бюджет цель, потому что «так все делают» или кто-то давит на вас, — избавляйтесь от нее.

4. Включите в бюджет достаточно времени для ухода за собой, отдыха, планирования и менеджмента. Кроме того, щедро заложите между делами время на дорогу и подготовку к ним. Бюджет времени всегда должен быть реалистичным отображением человеческих потребностей и существующих условий.

5. Покажите получившуюся таблицу бюджета своим наставникам и попросите прокомментировать. Это очень важно, поскольку наставники — ваши «индикаторы реалистичности». Спросите, поможет ли вам, по их мнению, выбранный вариант распределения времени достичь целей.