25.3. Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин

В соответствии с Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Законом определено, что Правительством Российской Федерации устанавливается порядок, в соответствии с которым организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Закон также устанавливает, что наличные денежные расчеты и расчеты с использованием платежных карт могут осуществляться без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности:

продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

продажи ценных бумаг;

продажи лотерейных билетов;

продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

разносной мелкорозничной торговли как продовольственными, так и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров, а также продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

продажи в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

продажи в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;

торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

торговли из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;

приема от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

продажи по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Кроме того, организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» определено, что требования к контрольно-кассовой технике , порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.

Законом также установлено, что организации (за исключением кредитных) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;

производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Контроль за соблюдением организациями и предпринимателями требований Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» осуществляют налоговые органы. Они также:

осуществляют контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;

проверяют документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;

проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;

налагают штрафы в случаях и порядке, которые установлены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на организации и индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования данного Федерального закона.

Органы внутренних дел взаимодействуют в пределах своей компетенции с налоговыми органами при осуществлении последними указанных контрольных функций.

Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Министерством финансов России, установлено, что при денежных расчетах с покупателями (клиентами) разрешается применение только тех типов контрольно-кассовых машин, серийные образцы которых прошли испытания в установленном порядке и внесены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин.

Ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание, ремонт и списание контрольно-кассовых машин должны производиться заводами-изготовителями или специализированными предприятиями, техническими центрами, наделенными соответствующими правами по данному роду деятельности.

Используемые для денежных расчетов с населением контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия. В их обязанности также входит осуществление контроля за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях торговли и других предприятиях, применяющих контрольно-кассовые машины.

К работе на кассовых машинах допускаются лица, освоившие правила их эксплуатации в объеме технического минимума, с которыми заключается договор о материальной ответственности.

Заводской номер машины обязательно указывается во всех документах, относящихся к ней (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, «Журнале кассира-операциониста» и др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины в связи с отправкой в ремонт, передачу другому предприятию и т. п.

Каждая контрольно-кассовая машина должна иметь паспорт установленной формы. В него заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах, а также указываются реквизиты фирменного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы.

Перевод суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может осуществляться при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации. При необходимости, в случае ремонта денежных счетчиков в мастерской, их гашение может осуществляться только по согласованию с органами Государственной налоговой службы Российской Федерации.

Перевод показаний денежных счетчиков оформляется актом в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию контролирующей организации, а второй остается в магазине.

Актом оформляется и передача контрольно-кассовой машины на другое предприятие или в мастерскую для ремонта и обратно. В нем фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Отметка о передаче машины делается в «Журнале кассира-операциониста» и в паспорте на машину.

Оформление акта необходимо и в случае ремонта денежных счетчиков непосредственно в магазине.

Ввод в эксплуатацию новых контрольно-кассовых машин осуществляет механик организации, производящей гарантийное и послегарантийное обслуживание и ремонт соответствующего типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно-регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электронщика. Механик или программист должны иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа.

Ввод машин в эксплуатацию должен осуществляться в присутствии кассиров.

Оформление передачи машины в эксплуатацию осуществляется механиком (программистом) путем заполнения всех необходимых данных в заводском паспорте. Он же обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером контрольно-кассового узла. В электронных контрольно-регистрирующих машинах его вводят в программу машины.

До включения кассовых машин замки должны быть закрыты, а ключи (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули) должны храниться у директора (заведующего) магазина. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором магазина контролирующей организации (налоговой инспекции), где хранятся в сейфах и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера этой организации специалисту, уполномоченному для проведения проверки магазина.

Администрация магазина заводит на каждую контрольно-кассовую машину «Журнал кассира-операциониста» по установленной форме. Журнал долен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера магазина и печатью.

Паспорт кассовой машины, акты, «Журнал кассира-операциониста» и другие документы хранятся у директора магазина, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.

Перед началом работы кассир получает под роспись все необходимое для работы на контрольно-кассовой машине (ключи от кассовой кабины, от привода кассовой машины и от денежного ящика, а также разменную монету и т. д.).

Обязанности директора магазина, либо его заместителя, дежурного администратора при подготовке кассовых машин к работе сводятся к следующему:

открытию замка привода и счетчиков машины, снятию (вместе с кассиром) показаний секционных и контрольных счетчиков, сверке их с показаниями за предыдущий день и внесением в «Журнал кассира-операциониста»;

оформлению начала контрольной ленты с указанием на ней типа и заводского номера машины, даты и времени начала работы, показаний секционных и контрольных счетчиков (данные на контрольной ленте заверяются подписями);

закрытию замка показаний денежных счетчиков и выдаче кассиру (контролеру-кассиру, продавцу) ключей от замка привода машины;

выдаче указания кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чека, предельная сумма чека и т. д.);

обеспечению кассира разменной монетой и необходимыми купюрами.

При этом кассир, контролер-кассир или продавец перед началом работы на контрольно-кассовой машине обязан:

проверить исправность блокирующего устройства, заправить чековую и контрольную ленты, установить дата-тор на текущую дату, перевести нумератор на нули;

включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

напечатать два-три чека без обозначения суммы с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильности установки дататора и нумератора;

нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией;

разместить на рабочем месте необходимый инвентарь.

В процессе обслуживания покупателя кассир (контролер-кассир, продавец) обязан определить общую сумму покупки и назвать ее, получить от покупателя деньги за товары и выполнить следующее:

четко назвать сумму полученных денег и положить их отдельно на виду у покупателя;

напечатать чек;

назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

Чеки контрольно-кассовых машин действительны только в течение дня выдачи их покупателю. Выдача денег по возвращенным покупателями чекам производится только при наличии на них подписи директора или заместителя директора магазина и только по чекам, выданным в данной кассе. Неиспользованные чеки актируются в конце смены.

Кассир не имеет права снимать кассу без разрешения администрации магазина, а также не выдавать кассовые чеки покупателям.

В течение смены по указанию директора или заместителя директора магазина кассир может изменять шифр, применять штампы и оттиски «погашено», «контроль» и т. п., а также получать распечатки по кассовой машине и изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.

В случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты кассир обязан совместно с представителем администрации магазина проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли указываются прописью) и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты.

В случае обнаружения неисправности контрольно-кассовой машины, кассир совместно с представителем администрации магазина оформляет окончание работы на данной машине так же, как при окончании смены, с отметкой в «Журнале кассира-операциониста» времени и причины окончания работы.

Кассиру запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ленту в местах обрыва. Нельзя допускать к кассовой машине посторонних лиц. Не разрешается покидать кассовую кабину без уведомления администрации магазина, отключения кассовой машины и запирания на ключ ее и кассовой кабины. Запрещается иметь в кассе личные деньги кассира и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

При предъявлении расчетного чека Сбербанка в уплату за товар, контролер-кассир проверяет подлинность чека, срок его действия, удостоверяется в личности предъявителя чека по паспорту или заменяющему его документу и ставит на обороте штамп с текстом «Чек принят в уплату за товар» с указанием номера и наименования магазина и даты приема чека, расписывается на штампе, а также делает отметки в специальной ведомости. Затем пробивается сумма, указанная в чеке, и выдается кассовый чек. Сумма проводится через вторую секцию, по которой пробиваются только безналичные расчеты.

Расчет за купленный в магазине товар может производиться посредством чековых книжек и кредитных карточек. Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением установлен также порядок окончания работы на кассовой машине. При закрытии магазина или по прибытии инкассатора кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, а также составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а в небольшом магазине с одной-двумя кассами – непосредственно инкассатору банка. Представитель администрации магазина в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает контрольную ленту и подписывает их концы, указав тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы.

Отчетные ведомости на конец рабочего дня вписываются в «Журнал кассира-операциониста».

Сумма выручки определяется по показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и конец рабочего дня. Она должна совпадать с суммой, сданной старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку, с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. После этого делается соответствующая запись в «Журнале кассира-операциониста», которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Данные о выявленных недостачах или излишках также заносятся в соответствующие графы «Журнала кассираоперациониста».

После окончания работы на контрольно-кассовой машине кассир проводит ее межремонтное обслуживание.

Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет сводный отчет за текущий день по установленной форме.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Контрольные ленты, «Журнал кассира-операциониста» и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями, должны храниться не менее 5 лет.

В Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении расчетов с населением определены также:

обязанности обслуживающих организаций и механика (оператора) по ремонту и техническому обслуживанию контрольно-кассовых машин;

правила техники безопасности при эксплуатации контрольно-кассовых машин.