Как быть с подчиненными, которые делают слишком много перерывов и бездельничают?

То же самое, что и в предыдущем случае. Поговорите с сотрудником о проблеме прямо, без обиняков. Четко донесите до него свои требования: на работе вы должны быть всегда сфокусированы на том, чтобы задания выполнялись максимально быстро и качественно на протяжении всего рабочего дня. У каждого человека найдется что-то, что не дает ему расходовать время оптимально, но на работе никто не может себе этого позволить. Помогите подчиненным определить, что больше всего мешает им употреблять время с пользой, и устранить эти факторы.

Большинству современных сотрудников надо сделать за день больше, чем они могут вместить в свой график, и после работы они, как правило, тоже хотят успеть гораздо больше, чем позволяет ограниченное свободное время. В результате многие чувствуют хроническую усталость и безнадежно сбиваются с темпа. Если подчиненные постоянно опаздывают, стараются пораньше сбежать с работы и слишком часто ходят на перекуры, скорее всего, им не повредит немного более настойчивое и целенаправленное наставничество в области тайм-менеджмента.

Большинство программ и семинаров по тайм-менеджменту начинаются с определения приоритетов. Если вы ограничены во времени и вам слишком многое надо сделать, сначала необходимо определить приоритеты, чтобы вы могли контролировать, что делается в первую очередь, что во вторую, что в третью и так далее. Очевидно, что для большинства профессионалов определение приоритетов – ключ к эффективному тайм-менеджменту. И для любого менеджера чрезвычайно важно обучить этому делу своих сотрудников.

Если говорить об общей картине, помогите людям определить четкие приоритеты, а затем постоянно и регулярно обсуждайте их с ними, напоминайте о них. Убедитесь, что подчиненные уделяют львиную долю своего времени первому и второму приоритетам. Если же речь идет о расстановке по важности повседневных, частных задач, обучайте сотрудников этому, занимаясь вместе с ними. Пройдитесь вместе по всему процессу, чтобы показать ход своей мысли: «Это самое главное по такой-то причине… Это второй приоритет по следующей причине… А этим следует заниматься в самом конце, потому что…» Со временем люди наверняка научатся делать это сами, но до того момента вы должны принимать решения вместе с ними, а то и вместо них. Научите подчиненных откладывать маловажные дела до тех пор, пока приоритетные задачи не будут выполняться с заметным опережением графика. Это позволяет создавать «временные окна», в течение которых можно заняться делами с низким приоритетом, конечно же, начиная с главнейшего из них. А от всего, что заставляет людей бесполезно тратить время, по мере возможности нужно избавиться полностью и как можно быстрее.

Один из лучших подарков, который вы можете сделать подчиненным, это научить их вести старомодный журнал учета времени, который поможет им понять, насколько успешно они используют этот ресурс на работе и вне ее. Тогда они смогут начать планировать дела более эффективно и избавиться от всего, что приводит к бесполезной трате времени. Этот инструмент довольно прост: идея в том, что человек практически ежеминутно отслеживает, что он делает. Каждый раз, переключаясь с одного вида деятельности на другой, он записывает в журнал время и конкретное занятие.

6:15 – проснулся, принял душ.

6:47 – оделся, позавтракал.

7:14 – сел в автомобиль и отъехал от дома.

7:49 – сел за стол, прочитал список предстоящих на сегодня дел, определил приоритеты на день.

8:10 – сходил в туалет, налил кофе.

8:28 – вернулся и сел за стол, открыл электронную почту.

8:29 – начал писать ответ на письмо менеджера.

8:40 – разговаривал по телефону с Джонсом.

9:15 – продолжил писать ответ менеджеру.

9:25 – встал, чтобы поговорить со Смитом.

И так далее. При правильном использовании такой журнал может стать отличной проверкой реального состояния дел и источником идей о том, как значительно повысить эффективность управления временем. Этот простой инструмент принесет пользу любому человеку, и уж точно сотруднику, которому никак не удается не выбиваться из рабочего графика. Предложите ему начать вести журнал учета времени и приносить его на ваши регулярные встречи. Используйте записи из журнала, чтобы научить подчиненного находить способы для устранения всего, что заставляет его бесполезно тратить время, четко определять приоритеты, составлять реалистичные графики и соблюдать их.