2. Миссия, статус, подчиненность корпоративного секретаря

В соответствии с Кодексом корпоративного управления РФ (в новой редакции) корпоративный секретарь является должностным лицом Общества, обеспечивающим соблюдение Обществом требований действующего законодательства, устава и внутренних документов Общества, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров. Деятельность корпоративного секретаря направлена на повышение эффективности управления компанией в интересах ее акционеров, повышение инвестиционной привлекательности Общества, рост его капитализации, увеличение доходности бизнеса.

В Казахстане, в соответствии с п. 12 ст. 1 Закона РК об АО, дано следующее определение: «корпоративный секретарь – работник акционерного общества, не являющийся членом совета директоров и (или) исполнительного органа общества, который назначен советом директоров общества и подотчетен совету директоров общества, а также в рамках своей деятельности контролирует подготовку и проведение заседаний собрания акционеров и совета директоров общества, обеспечивает формирование материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров общества, ведет контроль за обеспечением доступа к ним. Компетенция и деятельность корпоративного секретаря определяются внутренними документами общества».

Кроме того, в ст. 4–1 Закона РК об АО указано, что уставом публичной компании должно быть предусмотрено наличие должности корпоративного секретаря.

В Законе РК «О Фонде национального благосостояния» также имеется норма о том, что деятельность совета директоров Фонда национального благосостояния обеспечивается корпоративным секретарем, в том числе формирующим повестку дня заседания совета директоров и направляющим уведомления членам совета директоров о проведении заседания, и Фондом национального благосостояния.

В международной практике корпоративный секретарь играет роль представителя и защитника интересов акционеров. Его деятельность направлена не только на защиту прав, но и на обеспечение имущественных интересов акционеров, выражающихся в заинтересованности любого акционера как в росте капитализации компании, так и в повышении эффективности управления бизнесом. Именно акционеры в первую очередь заинтересованы во введении в своей компании должности корпоративного секретаря.

Статус должностного лица говорит о необходимости наделения корпоративного секретаря определенным объемом властно-распорядительных полномочий в отношении сотрудников и руководителей компании. При этом во избежание конфликта интересов корпоративный секретарь должен быть максимально независим от исполнительных органов. Независимость корпоративного секретаря обеспечивается отнесением к компетенции совета директоров следующих вопросов:

• утверждение кандидатуры на должность корпоративного секретаря и принятие решения о прекращении его полномочий;

• утверждение положения о корпоративном секретаре;

• оценка работы корпоративного секретаря и утверждение отчетов о его работе;

• выплата корпоративному секретарю дополнительного вознаграждения (включение корпоративного секретаря в систему мотивации менеджмента компании).

Поскольку компетенция совета директоров определяется Федеральным законом РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и уставом компании, подобное расширение компетенции совета директоров требует внесения соответствующих изменений в устав Общества. Международные стандарты лучшей практики корпоративного управления рекомендуют вводить в документы компаний требование о том, что корпоративный секретарь подчиняется в своей деятельности совету директоров (председателю совета директоров). Однако на практике полной независимости сотрудника компании от менеджмента добиться сложно: правила трудового распорядка, порядок направления в командировки или на конференции, материального обеспечения рабочего места сотрудника, как правило, едины для всех сотрудников компании. Принято считать, что корпоративный секретарь находится в двойном подчинении: административно он подчиняется единоличному исполнительному органу Общества, а функционально – председателю совета директоров. Корпоративный секретарь несет ответственность за результаты своей деятельности именно перед советом директоров и акционерами компании.

В то же время, в российских и казахстанских компаниях исторически роль совета директоров была не так очевидно значима по сравнению с ролью генерального директора, поэтому у многих из них сложилась иная корпоративная культура, в которой функционал корпоративного секретариата распределяется между несколькими функциональными подразделениями. Например, организационной работой по обеспечению функционирования совета директоров занимается аппарат совета директоров, который зачастую является и аппаратом правления. Правовую экспертизу выходящих из компании документов зачастую проводит персонал юридического отдела, раскрытием информации перед регулятором и биржами занимается отдел по работе с инвесторами.

Отсутствие единого ответственного за все эти вопросы подразделения нередко приводит к неэффективной координации действий, нарушениям требований корпоративного законодательства в установленные сроки, что чревато штрафными санкциями, особенно по вопросам своевременного и полного раскрытия информации. С другой стороны, чрезмерная централизация функций, связанных с реализацией процедур корпоративного управления у одного подразделения не должна рассматриваться как обязательное требование. Все зависит от масштаба организационной структуры компании и сложившихся в ней процедур взаимодействия между участниками управленческого процесса.

Распределение функций корпоративного секретариата между различными подразделениями не снимает ответственности с корпоративного секретаря или структуры корпоративного секретаря за соблюдение корпоративных процедур.

Во избежание возникновения конфликта интересов в условиях двойной подчиненности Кодекс корпоративного поведения рекомендует избегать совмещения лицом, исполняющим функции корпоративного секретаря, иных должностных обязанностей, ставящих его в подчиненное положение по отношению к менеджменту. Однако практика многих российских компаний показывает, что такое совмещение допустимо при условии сохранения порядка назначения корпоративного секретаря советом директоров. Функции корпоративного секретаря могут возлагаться на сотрудника компании также на условиях внутреннего совместительства.

В некоторых Обществах должность сотрудника, которого в силу его функциональных обязанностей принято называть корпоративным секретарем, имеет иное наименование: руководитель аппарата совета директоров, руководитель департамента корпоративных отношений управления, директор по корпоративному управлению и т. д. Данную практику нельзя признать оптимальной, поскольку в этом случае акционеры Общества или внешний наблюдатель не всегда могут однозначно понять, что речь идет именно о корпоративном секретаре, призванном представлять и защищать их интересы. Кроме того, использование подобного подхода не позволяет обеспечить должную независимость корпоративного секретаря и его функциональную подчиненность совету директоров.

В свете изложенного Обществам рекомендуется размещать сведения о корпоративном секретаре компании, его функциональных обязанностях, а также способах контакта с ним на сайте Общества в сети Интернет.

Правовое регулирование института корпоративного секретаря в России практически отсутствует и ограничивается должностной квалификацией корпоративного секретаря, включенной в Справочник должностей рабочих и служащих (введено Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.09.2007 № 605), а также соответствующим разделом Кодекса корпоративного управления РФ, который носит рекомендательный характер. При этом упоминание о должности корпоративного секретаря можно найти в отдельных ведомственных документах, посвященных вопросам корпоративного права и управления. Так, Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общих собраний акционеров, утвержденное Приказом ФСФР РФ от 02.02.2012 № 12–6/пз-н, содержит норму (п. 2.1), которая определяет право акционеров передать Обществу свои предложения к повестке дня годового общего собрания акционеров и по кандидатам в выборные органы посредством их вручения под роспись корпоративному секретарю Общества.

Росимущество направило в адрес Обществ с государственным участием письмо от 22.10.2010 № гн-13/31218 с настоятельной рекомендацией рассмотреть на заседаниях советов директоров вопрос о целесообразности введения в компаниях с государственным участием должности корпоративного секретаря. Письмо содержит рекомендации в отношении требований к кандидатуре корпоративного секретаря, порядку его назначения, составу основных функций и объему полномочий.

В отсутствие нормативно-правового регулирования деятельности корпоративного секретаря на уровне федерального законодательства и подзаконных нормативных актов, во избежание неопределенности правового статуса и зон ответственности этого сотрудника, советы директоров Обществ должны разработать и утвердить собственный внутренний нормативный акт – Положение о корпоративном секретаре, которое должно содержать следующие разделы:

• общие положения: отражаются цели введения института корпоративного секретаря;

• порядок назначения корпоративного секретаря: выдвижение кандидатуры на должность корпоративного секретаря; рассмотрение кандидатур и принятие решения о назначении; порядок заключения и срок действия договора; порядок и основания для принятия решения о досрочном прекращении полномочий корпоративного секретаря;

• функции корпоративного секретаря – подробное описание функций и задач, стоящих перед корпоративным секретарем данной компании;

• права, обязанности корпоративного секретаря;

• ответственность корпоративного секретаря.

В Казахстане, в частности, в Законе РК об АО, предусмотрены основные функции и полномочия корпоративного секретаря:

• контроль подготовки и проведения заседаний собрания акционеров и совета директоров Общества;

• обеспечение формирования материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров Общества;

• контроль за обеспечением доступа к указанным материалам.

Имеются основные требования к корпоративному секретарю Общества – работник Общества, не являющийся членом совета директоров и/или исполнительного органа Общества, который назначен советом директоров Общества и подотчетен совету директоров Общества.

Также пп. 10–1 ст. 53 Закона РК об АО предусмотрено, что в компетенцию совета директоров Общества входит назначение, определение срока полномочий корпоративного секретаря, досрочное прекращение его полномочий, а также определение размера должностного оклада и условий вознаграждения корпоративного секретаря.

Касательно компетенции корпоративного секретаря в законе имеется отсылочная норма о том, что компетенция и деятельность корпоративного секретаря определяются внутренними документами Общества.

В связи с тем, что корпоративный секретарь обеспечивает соблюдение Обществом соответствующих норм и требований в области корпоративного управления, секретарь часто выступает в роли советника членов совета директоров и высших должностных лиц Общества по вопросам корпоративного управления. Однако предоставляемые корпоративным секретарем рекомендации, советы и разъяснения не должны носить характер юридических консультаций. Обязанности корпоративного секретаря и обязанности штатного юриста Общества (или внешнего консультанта по юридическим вопросам) должны быть четко разграничены. При этом рекомендуется обращаться за консультациями к специалистам внутри компании и/или внешним независимым консультантам в случае, если вопросы, адресованные корпоративному секретарю выходят за пределы его компетенции и/или имеют особое значение для Общества.

Наилучшей практикой корпоративного управления является предоставление возможности корпоративному секретарю посвящать достаточно времени своим обязанностям без совмещения функций корпоративного секретаря с исполнением иных обязанностей в Обществе. Однако в небольших Обществах функции корпоративного секретаря могут выполняться иными работниками Общества на основе совмещения должностей.

Как показывает передовая международная практика корпоративного управления, функции корпоративного секретаря, особенно в крупных и быстро растущих компаниях, постоянно расширяются за счет предоставления корпоративным секретарем консультаций по вопросам корпоративного управления и тесного взаимодействия с советом директоров (его комитетами) и юридической службой Общества. В связи с этим корпоративный секретарь может быть наделен дополнительными функциями и обязанностями, позволяющими принимать участие в процессах совершенствования взаимоотношений между акционерами и органами Общества, а также в развитии и внедрении принципов корпоративного управления.

В целях построения более эффективных взаимоотношений между акционерами и органами Общества корпоративный секретарь наделяется следующими дополнительными функциями:

• предоставление разъяснений акционерам Общества, совету директоров и исполнительному органу по вопросам, связанным с процедурой подготовки и проведения общего собрания акционеров;

• наряду с контролем за своевременным рассмотрением запросов от акционеров корпоративный секретарь призван обеспечивать своевременную доставку (вручение) акционерам ответов совета директоров и исполнительного органа, а также содействовать в организации встреч и переговоров по мере необходимости;

• участие в совершенствовании механизмов своевременного и удобного доступа акционеров к информации об Обществе;

• участие в информационном сопровождении сделок по слиянию и поглощению и иным видам реорганизации Общества, а также сделок по приобретению контроля над Обществом (например, в случае выкупа акций и других ценных бумаг, приравненных к акционерному капиталу в связи с конвертацией привилегированных акций в простые), крупных сделок и сделок между Обществом и заинтересованными лицами.

В процессе развития системы корпоративного управления Общества, функции корпоративного секретаря могут быть расширены с учетом международной практики корпоративного управления, включая:

1. Содействие совету директоров или комитету совета директоров по корпоративному управлению (при наличии такового), а также юридической службе Общества в разработке и пересмотре (не реже одного раза в год) следующих документов:

политика, процедуры и положение по разрешению конфликтов интересов и корпоративных конфликтов Общества;

политика в отношении защиты прав миноритарных акционеров в случаях смены контроля над Обществом в связи со слияниями и поглощениями и иным видам реорганизации Общества;

положение о совете директоров;

регламент работы совета директоров;

критерии независимости членов совета директоров (в отношении независимых директоров);

программа ознакомления новых членов совета директоров с основными документами Общества и соответствующими должностными обязанностями;

политика по созданию и внедрению различных комитетов совета директоров на основе изучения передовой национальной и международной практики;

кодекс корпоративного управления;

рекомендации (основанные на анализе последних тенденций и событий в сфере корпоративного управления) для совета директоров по совершенствованию политики корпоративного управления, а также внесению соответствующих изменений и дополнений во внутренние документы Общества.

2. Содействие совету директоров или комитету совета директоров по кадрам и вознаграждению (при наличии такового), а также юридической службе Общества в разработке и пересмотре (не реже одного раза в год) следующих документов:

квалификационных требований к членам совета директоров;

программы повышения квалификации и обучения членов советов директоров и членов исполнительного органа;

политики по вознаграждениям членам совета директоров и членам исполнительного органа.

3. Содействие совету директоров или комитету совета директоров по аудиту (при наличии такового), а также юридической службе Общества в разработке и пересмотре (не реже одного раза в год) положения о хранении, доступе и раскрытии информации Общества.

Вместе с тем в п. 198 Типового кодекса корпоративного управления для обществ с государственным участием предусмотрено, что корпоративный секретарь исполняет свои обязанности на постоянной основе в режиме полного рабочего дня. Корпоративный секретарь обладает квалификацией, позволяющей обеспечить выполнение органами требований, установленных законодательством в сфере корпоративного управления и внутренними документами Общества; обеспечивает четкое взаимодействие между органами Общества в соответствии с положениями устава и другими внутренними документами Общества, а также информирует директоров и должностных лиц Общества о новых тенденциях в развитии корпоративного управления. Также, согласно п. 200 Типового кодекса, корпоративный секретарь обеспечивает надлежащее рассмотрение соответствующими органами Общества обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров. На основе вышеуказанного Типового кодекса были приняты свои кодексы корпоративного управления.

Кодекс корпоративного управления АО «Фонд национального благосостояния «Самрук-Казына» (далее – Фонд) был утвержден постановлением Правительства Республики Казахстан от 05.10.2012 № 1403, в котором также имеется ряд ссылок на деятельность корпоративного секретаря. В частности, ст. 154–161 говорят о следующем:

«154. Эффективное корпоративное управление требует открытого диалога между советом директоров и правлением. С этой целью Фонд должен иметь документ, регламентирующий порядок предоставления совету директоров периодических отчетов (информации) председателем правления и правлением. Ключевую роль в организации этого процесса играет корпоративный секретарь.

155. Корпоративный секретарь должен обладать квалификацией, позволяющей обеспечить выполнение органами требований, установленных законодательством в сфере корпоративного управления и внутренними документами Фонда; обеспечивает четкое взаимодействие между органами Фонда в соответствии с положениями устава и другими внутренними документами Фонда, а также информирует директоров и должностных лиц Фонда о новых тенденциях в развитии корпоративного управления.

156. Корпоративный секретарь подготавливает в установленном порядке повестку дня заседания. Содержание повестки дня, выносимой на рассмотрение совета директоров, согласуется корпоративным секретарем с председателем совета директоров. Корпоративный секретарь обеспечивает своевременное получение директорами достоверной и четкой информации, а также обеспечивает эффективную связь с единственным акционером.

157. Корпоративный секретарь обеспечивает надлежащее рассмотрение соответствующими органами Фонда обращений единственного акционера и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав единственного акционера. Контроль за своевременным рассмотрением органами Фонда таких обращений возлагается на корпоративного секретаря.

158. В обязанности корпоративного секретаря входят обеспечение нормального потока информации в пределах совета директоров, его комитетов, между правлением и советом директоров, а также оказание содействия в процессе введения в должность директоров.

159. Корпоративный секретарь является ответственным по организации проведения консультаций для всех директоров по всем вопросам корпоративного управления.

160. Статус, функции и обязанности корпоративного секретаря определяются внутренними документами Фонда.

161. Исполнение обязанностей корпоративного секретаря Фонда возлагается на Руководителя Канцелярии Премьер-министра Республики Казахстан».

Необходимо отметить, что в ст. 53 Кодекса корпоративного управления Фонда говорится о том, что в Фонде существует институт омбудсмена, который играет важную роль при рассмотрении вопросов соблюдения деловой этики. Омбудсмен назначается советом директоров Фонда. С 2011 г. совет директоров дважды назначал омбудсменом руководителя службы корпоративного секретаря Фонда.

Кроме вышеуказанных нормативных актов Республики Казахстан, статус и функциональные обязанности корпоративного секретаря определены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник утвержден приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 25.10.2010 № 385-п.

В данном квалификационном справочнике предусмотрены основные должностные обязанности корпоративного секретаря Общества, необходимые знания законодательства и требования к его квалификации.

«Должностные обязанности: контролирует подготовку и проведение заседаний собрания акционеров и совета директоров Общества, обеспечивает формирование материалов по вопросам повестки дня общего собрания акционеров и материалов к заседанию совета директоров Общества, ведет контроль за обеспечением доступа к ним. Контролирует исполнение решений, принятых общим собранием акционеров и советом директоров. Содействует работе по соблюдению органами и должностными лицами Общества процедур, направленных на обеспечение прав и интересов акционеров Общества, а также следованию Обществом норм законодательства Республики Казахстан в сфере корпоративного управления, положениям устава, Кодекса корпоративного управления и иным внутренним документам Общества. Способствует эффективному обмену информацией между органами Общества, осуществляет организацию проведения заседаний совета директоров. Принимает участие в разработке и периодическом пересмотре политики корпоративного управления Общества на основе общепринятых международных стандартов, а также в анализе существующей практики в этой области в Республике Казахстан и за рубежом. Осуществляет мониторинг соблюдения органами, должностными лицами и работниками Общества установленных принципов корпоративного управления, в том числе внутрикорпоративных правил поведения, а также формирует предложения в адрес совета директоров о внесении необходимых поправок и дополнений. Обеспечивает скоординированную и оперативную работу членов совета директоров с акционерами, должностными лицами Общества с целью обеспечения эффективной деятельности совета директоров. Обеспечивает надлежащее рассмотрение соответствующими органами Общества обращений акционеров и разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров, а также подготовку информации и материалов для акционеров Общества. Выполняет функцию советника для членов совета директоров по вопросам управления, а также обеспечивает организацию проведения консультаций. Обеспечивает организационное, протокольное и отчетное сопровождение деятельности совета директоров и директоров при исполнении ими обязанностей директора. Осуществляет организационную подготовку заседаний комитетов совета директоров. Организует хранение документов, связанных с деятельностью совета директоров и общего собрания акционеров и доступ заинтересованных лиц к содержащейся в них информации, изготовление копий документов, выписок из оригиналов документов, удостоверяет их подлинность.

Должен знать: законодательные и иные нормативные правовые акты Республики Казахстан; Закон об акционерных обществах, Кодекс корпоративного управления Казахстана, нормативные документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления, внутренние документы Общества и заключаемого с ним трудового договора. Основы этикета и делопроизводства; основы экономики, организации труда, производства и управления; правила внутреннего трудового распорядка; основы законодательства о труде Республики Казахстан; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации: высшее (послевузовское) образование по соответствующей специальности и стаж работы по специальности не менее 3 лет. Опыт руководящей работы не менее 1 года».