3.3. Контроль процессов

3.3. Контроль процессов

Практически на любом крупном производстве существует служба технического контроля качества, которая (зачастую совместно с лабораторией) контролирует качество сырья, материалов и готовой продукции. На хорошо организованных предприятиях эти функции гармонично встроены в технологические процессы. В настоящей главе мы будем говорить о другом контроле – со стороны руководителя.

Если бы не необходимость контролировать текущие процессы, то линейные руководители в промежутке между утренней и вечерней оперативками могли бы смело сидеть, положив ноги на стол и раскладывая пасьянсы на компьютере. Руководители среднего звена, скорее всего, часто отлучались бы на недельку-другую после доведения планов «по грибы» или «на рыбалку», а генеральные директора просто месяцами бы пропадали «на Канарах».

Рис. 35. Три командира на одного работника

К сожалению, практикой доказано, что если подчинённых не контролировать, то при прочих равных итоговый результат всегда будет хуже, чем при организованном контроле.

Контроль работы подчинённых можно разделить на несколько составляющих:

? Контроль через оперативки. Часто руководители проводят оперативные совещания с подчинёнными, где происходит координация работы и получение необходимой информации о её ходе.

? Контроль через отчёты. Иногда руководители для целей контроля процессов вводят систему промежуточных отчётов от подчинённых.

? Контроль через документы. При правильной постановке документооборота в компании через руководителя проходят для визирования им (или утверждения) документы, дающие необходимую информацию о происходящих в подразделении процессах (счета, накладные, акты выполненных работ и т. д.).

? Контроль через звонки и электронную почту. Не стесняйтесь звонить своим сотрудникам, задавайте вопросы по электронной почте.

? Непосредственный контроль на месте. Сидящий всё время в своём кабинете руководитель – явление ненормальное. Нужно обязательно бывать на рабочих местах своих сотрудников, говорить с ними, задавать вопросы и получать самую свежую информацию из первых уст.

Все способы контроля хороши, но каждый руководитель строит свою систему. Что желательно помнить при организации системы контроля:

? Не злоупотребляйте оперативками – они отнимают много времени у ваших подчинённых. Пока один из них докладывает вам о своих трудовых победах, остальные фактически простаивают.

Рис. 36. Оперативка в разгаре

Оперативные совещания хороши лишь в тех случаях, когда вы не только выслушиваете сотрудников, но также:

– координируете их действия;

– доводите новую информацию до всех;

– настраиваете коллектив на «ратные подвиги»;

– разбираете различные происшествия и инциденты;

– проводите мини-обучение.

? Не используйте сложных и трудоёмких отчётов – они отнимают много времени у ваших подчинённых. Скорее всего, для оперативного контроля вам нужно всего лишь несколько цифр. Если вы вводите систему оперативной отчётности, то всегда показывайте подчинённому, что вы ознакомились с отчётом, задавайте уточняющие вопросы. К сожалению, часто бывают ситуации, когда сотрудники готовят для шефа сложный отчёт, а он, бегло просмотрев итоговую цифру, отправляет его в корзину. Для работников это явная демотивация.

? Организуйте документооборот таким образом, чтобы важные документы (с точки зрения информации) проходили через вас (т. е. для их оформления обязательно требовалась бы ваша виза).

? Всегда пытайтесь быть в курсе всех событий в вашем подразделении. Звоните и спрашивайте сотрудников «Как дела?», «Что нового?», ну и конечно, бывайте на рабочих местах своих подчинённых, смотрите своими глазами, как идёт рабочий процесс.