6. Контроль

6. Контроль

Понимание того, что происходит в вашем бизнесе – весьма прибыльная привычка.

Джон Риз, один из первых специалистов в интернет-маркетинге

У каждой недоработки есть имя и фамилия.

С. Орджоникидзе, советский государственный и партийный деятель

Контроль – наиважнейшая функция в управленческой цепочке: организация (создана организационная модель), мотивация (приняты и мотивированы сотрудники), планирование (определены мероприятия, сроки их выполнения и ответственные) и контроль всего ранее перечисленного.

При помощи системы контроля руководитель фирмы получает информацию о текущем состоянии дел и причинах неисполнения планов. На основании полученной информации он вносит коррективы в организационную модель и систему мотивации, разрабатывает новые планы развития фирмы.

Методы контроля:

1. Система отчетов.

2. Система контроля исполнения внутренних нормативных документов и поручений.

3. Контроль выполнения планов работ.

4. Контроль бизнес-процессов.

5. Аттестация персонала.

Система отчетов

Необходимо определить перечень ключевых показателей эффективности (КПЭ) для каждого подразделения. Как правило, большая их часть будет аналогична КПЭ системы мотивации. Затем разработать формы отчетов на основе КПЭ и установить их периодичность.

Следует принимать во внимание трудозатраты, связанные с получением информации для отчетов, и по количеству отчетов придерживаться принципа разумной приблизительности [6] .

Получение отчетов, необходимых ежедневно или ежемесячно, желательно автоматизировать.

В результате проведенной работы будет сформирован Реестр отчетов по форме:

Реестр следует утвердить приказом. К Реестру необходимо приложить все формы отчетов, указанные в нем. Последующие корректировки форм, введение новых отчетов или упразднение старых необходимо также утверждать приказами.

В идеале все отчеты должны формироваться автоматически. В автоматизированных отчетах в графе «Ответственный» будет проставлено «автоматическое формирование», а получатель такого отчета приказом о введении данного Реестра получает право его формирования (право доступа в АС).

Система контроля исполнения внутренних нормативных документов и поручений

Все помнят, как выглядит типовая форма приказа:

Об утверждении Единого корпоративного реестра программного обеспечения ООО «Красочный мир»

В связи с внедрением в ООО «Красочный мир» системы управления программными активами в соответствии с международным стандартом ISO/IEC 19770-1:2006

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Единый корпоративный реестр программного обеспечения ООО «Красочный мир» (приложение 1).

2. Утвердить Положение о Едином корпоративном реестре программного обеспечения в ООО «Красочный мир» (приложение 2).

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Генерального директора по информационным технологиям Иванова И.И.

Генеральный директор Петров П.П.

Последний пункт приказа обычно такой: «Контроль оставляю за собой» или «контроль возложить на…» и подпись директора. На практике директор не в состоянии лично контролировать и следить за сроками и объемами выполнения поручений, указанных в приказе. Как правило, контроль исполнения осуществляют сотрудники отдела делопроизводства, которые регистрируют приказ и вносят данные из него в реестр поручений, который ведут в рабочем порядке в таблицах Excel.

Если есть система электронного документооборота (СЭД), то контроль исполнения осуществляется автоматически путем задания сроков и отправки поручений/документов исполнителю. Исполнитель получает электронную копию приказа, в назначенный срок направляет отчет о выполнении поручения либо обосновывает продление сроков. Сотрудники делопроизводства осуществляют мониторинг просроченных поручений.

Значительная часть поручений выдается во время совещаний. Поэтому необходимо внедрить эффективную систему ведения протоколов: сотрудник отдела делопроизводства (или любой другой ответственный сотрудник) ведет протокол во время совещания сразу в электронном виде по заданной форме. Руководитель совещания четко формулирует пункты протокола и поручения – диктует их.

В результате в течение одного-двух часов после совещания его участникам высылается утвержденный протокол с поручениями.

Мы неоднократно успешно внедряли подобную систему. Основная трудность – убедить руководителей сразу формулировать вслух пункты протокола для записи под диктовку. Почему-то многие считают, что секретарь или делопроизводитель должны сами догадаться, о чем идет речь, и самостоятельно сформулировать поручения. Приходилось указывать на нелогичность такого подхода: «Получается, у вас секретари не уступают по квалификации руководителям фирмы?»

Ведение протокола на бумаге или последующая расшифровка аудиозаписи значительно снижают скорость и качество создания протокола, что, в свою очередь, удлиняет сроки выполнения поручений и тормозит работу фирмы.

Контроль выполнения планов работ, как правило, осуществляется во время еженедельных/ежемесячных итоговых совещаний, поскольку многие планы являются взаимосвязанными и их выполнение зависит от нескольких подразделений. Во время совещания удобно обсуждать ход исполнения со всеми участниками.

Контроль бизнес-процессов

В организации контроль бизнес-процессов осуществляется в рабочем порядке – путем мониторинга приказов, связанных с изменениями организационной структуры, появлением новых штатных единиц и т. п. Ответственный сотрудник вносит необходимые коррективы в действующие бизнес-процессы.

Кроме этого, аудит бизнес-процессов желательно проводить в плановом порядке не реже одного раза в год: проверять актуальность, эффективность и нагрузку на сотрудников. По результатам аудита оформляют предложения о сокращении численности или необходимости расширения штата.

В крупных компаниях для этих целей создают административный департамент с функциями делопроизводства, контроля исполнения и бизнес-аудита.

В небольших фирмах работу с организационной структурой и бизнес-процессами поручают отделу персонала, юристам или отдают на аутсорсинг.

Аттестация персонала

Аттестация – это форма контроля качества персонала, соответствия его квалификации текущим требованиям.

Рекомендуется проводить аттестацию не реже одного раза в два-три года.

Процедура аттестации требует тщательной подготовки и скрупулезного соблюдения законодательства. Поэтому в комиссию по проведению аттестации обязательно должен входить юрист.

Аттестация помогает:

• выявить и, при необходимости, уволить некомпетентных работников;

• сформировать план по повышению квалификации сотрудников;

• выявить «избыточную квалификацию» работников и сформировать предложения по карьерному росту внутри компании для таких сотрудников.

Регулярное проведение аттестации мотивирует персонал повышать свои компетенции и актуализировать профессиональные знания. В сочетании с качественной системой обучения и повышения квалификации она дает хорошие результаты.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Похожие главы из других книг

48. Маркетинговый контроль

Из книги Маркетинг автора Логинова Елена Юрьевна

48. Маркетинговый контроль Маркетинговый контроль – это комплексное, последовательное, объективное и регулярное исследование маркетинговой среды, ее задач, стратегий или текущей деятельности, имеющее своей целью обнаружение появляющихся проблем и открывающихся


Ежедневный контроль

Из книги Эффективная мотивация автора Кинан Кейт

Ежедневный контроль Каким бы высоким ни был уровень мотивации деятельности ваших сотрудников, они должны постоянно чувствовать свою значимость. Кроме того, подчиненные должны своевременно узнавать о том, что от них ждут большего. Неожиданное заявление о том, что уже


Плановый контроль

Из книги Делегирование полномочий автора Кинан Кейт

Плановый контроль Если вы проводите ежедневный контроль и время от времени исправляете ошибки, это, безусловно, обеспечит слаженную работу коллектива, но не гарантирует верного направления движения. Чтобы убедиться в том, что ваш коллектив движется в нужном направлении,


Контроль

Из книги Эффективное управление автора Кинан Кейт

Контроль Настоящий вызов, с которым вам предстоит справиться, – это организация мониторинга без вмешательства в работу, выполняемую другим человеком. Внезапные появления и требовательные вопросы типа «Ну и как у нас продвигаются дела?» способны убить самый горячий


Контроль

Из книги Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление автора Репин Владимир Владимирович

Контроль Чтобы контролировать происходящее, вы должны со знанием дела держать руку на пульсе событий.Контроль предназначен для коррекции планов. Он предполагает проверку следования правильному курсу, внесение корректив и поддержание боевого духа или использование в


5.6.10. Контроль исполнения НМД

Из книги Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе автора Данилов Владимир Наркисович

5.6.10. Контроль исполнения НМД Контроль и актуализация НМД проводится со следующей периодичностью (табл. 5.6.5).Таблица 5.6.5. Периодичность контроля и актуализации НМД Состав работ по контролю/актуализации НМД представлен на рис. 5.6.7. За две недели до планового срока


5.9.3. Контроль по показателям

Из книги Remote: офис не обязателен автора Хенссон Дэвид Хайнемайер

5.9.3. Контроль по показателям Контроль исполнения требований стандартов по бизнес-процессам на основе показателей возможен, когда:• процесс стабильно выполняется;• для процесса подобраны адекватные показатели (метрики);• фактическая информация для расчета


6. Контроль

Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс Ронда

6. Контроль Понимание того, что происходит в вашем бизнесе – весьма прибыльная привычка. Джон Риз, один из первых специалистов в интернет-маркетинге У каждой недоработки есть имя и фамилия. С. Орджоникидзе, советский государственный и партийный деятель Контроль –


Но я потеряю контроль!

Из книги Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка» автора Кувшинов Дмитрий

Но я потеряю контроль! Большинство аргументов против удаленной работы основаны на страхе потерять контроль, хотя об этом редко говорят прямо. Наверное, это своего рода первобытный инстинкт — потребность постоянно видеть свою армию, иметь ее под рукой, чтобы в любой


Контроль

Из книги Доброе слово и револьвер менеджера автора Мухортин Константин


1. Контроль

Из книги Подними деньги! 150 результативных «фишек» и тактик продаж, которые делают кассу автора Теплухин Аркадий

1. Контроль В течение рабочей смены начальник склада осуществляет контроль за выполнением поставленных задач лично, посещая рабочие места подчинённых, а так же посредством телефонной связи.Начальник склада отвечает за разработку и актуализацию «Правил работы с


Контроль

Из книги Практика управления человеческими ресурсами автора Армстронг Майкл

Контроль Контроль – очень важная функция менеджмента, пренебрежение которой приведет к быстрому развалу процесса управления. Без этой функции постановка целей не будет иметь смысла.Контроль в менеджменте подобен департаменту по безопасности в компании. Даже если в


Контроль, и еще раз контроль

Из книги HR в борьбе за конкурентное преимущество автора Брокбэнк Уэйн

Контроль, и еще раз контроль Ваша задача – все время контролировать ход разговора. Это делается с помощью вопросов, то есть вы инициируете и поддерживаете интенсивный режим «интервью». Если вы приводите утверждение или что-то констатируете, то в конце не забудьте задать