6. Контроль

6. Контроль

Понимание того, что происходит в вашем бизнесе – весьма прибыльная привычка.

У каждой недоработки есть имя и фамилия.

Контроль – наиважнейшая функция в управленческой цепочке: организация (создана организационная модель), мотивация (приняты и мотивированы сотрудники), планирование (определены мероприятия, сроки их выполнения и ответственные) и контроль всего ранее перечисленного.

При помощи системы контроля руководитель фирмы получает информацию о текущем состоянии дел и причинах неисполнения планов. На основании полученной информации он вносит коррективы в организационную модель и систему мотивации, разрабатывает новые планы развития фирмы.

Методы контроля:

1. Система отчетов.

2. Система контроля исполнения внутренних нормативных документов и поручений.

3. Контроль выполнения планов работ.

4. Контроль бизнес-процессов.

5. Аттестация персонала.

Система отчетов

Необходимо определить перечень ключевых показателей эффективности (КПЭ) для каждого подразделения. Как правило, большая их часть будет аналогична КПЭ системы мотивации. Затем разработать формы отчетов на основе КПЭ и установить их периодичность.

Следует принимать во внимание трудозатраты, связанные с получением информации для отчетов, и по количеству отчетов придерживаться принципа разумной приблизительности [6] .

Получение отчетов, необходимых ежедневно или ежемесячно, желательно автоматизировать.

Реестр следует утвердить приказом. К Реестру необходимо приложить все формы отчетов, указанные в нем. Последующие корректировки форм, введение новых отчетов или упразднение старых необходимо также утверждать приказами.

В идеале все отчеты должны формироваться автоматически. В автоматизированных отчетах в графе «Ответственный» будет проставлено «автоматическое формирование», а получатель такого отчета приказом о введении данного Реестра получает право его формирования (право доступа в АС).

Система контроля исполнения внутренних нормативных документов и поручений

Об утверждении Единого корпоративного реестра программного обеспечения ООО «Красочный мир»

В связи с внедрением в ООО «Красочный мир» системы управления программными активами в соответствии с международным стандартом ISO/IEC 19770-1:2006

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Единый корпоративный реестр программного обеспечения ООО «Красочный мир» (приложение 1).

2. Утвердить Положение о Едином корпоративном реестре программного обеспечения в ООО «Красочный мир» (приложение 2).

Генеральный директор Петров П.П.

Последний пункт приказа обычно такой: «Контроль оставляю за собой» или «контроль возложить на…» и подпись директора. На практике директор не в состоянии лично контролировать и следить за сроками и объемами выполнения поручений, указанных в приказе. Как правило, контроль исполнения осуществляют сотрудники отдела делопроизводства, которые регистрируют приказ и вносят данные из него в реестр поручений, который ведут в рабочем порядке в таблицах Excel.

Если есть система электронного документооборота (СЭД), то контроль исполнения осуществляется автоматически путем задания сроков и отправки поручений/документов исполнителю. Исполнитель получает электронную копию приказа, в назначенный срок направляет отчет о выполнении поручения либо обосновывает продление сроков. Сотрудники делопроизводства осуществляют мониторинг просроченных поручений.

Значительная часть поручений выдается во время совещаний. Поэтому необходимо внедрить эффективную систему ведения протоколов: сотрудник отдела делопроизводства (или любой другой ответственный сотрудник) ведет протокол во время совещания сразу в электронном виде по заданной форме. Руководитель совещания четко формулирует пункты протокола и поручения – диктует их.

В результате в течение одного-двух часов после совещания его участникам высылается утвержденный протокол с поручениями.

Мы неоднократно успешно внедряли подобную систему. Основная трудность – убедить руководителей сразу формулировать вслух пункты протокола для записи под диктовку. Почему-то многие считают, что секретарь или делопроизводитель должны сами догадаться, о чем идет речь, и самостоятельно сформулировать поручения. Приходилось указывать на нелогичность такого подхода: «Получается, у вас секретари не уступают по квалификации руководителям фирмы?»

Ведение протокола на бумаге или последующая расшифровка аудиозаписи значительно снижают скорость и качество создания протокола, что, в свою очередь, удлиняет сроки выполнения поручений и тормозит работу фирмы.

Контроль выполнения планов работ, как правило, осуществляется во время еженедельных/ежемесячных итоговых совещаний, поскольку многие планы являются взаимосвязанными и их выполнение зависит от нескольких подразделений. Во время совещания удобно обсуждать ход исполнения со всеми участниками.

Контроль бизнес-процессов

Кроме этого, аудит бизнес-процессов желательно проводить в плановом порядке не реже одного раза в год: проверять актуальность, эффективность и нагрузку на сотрудников. По результатам аудита оформляют предложения о сокращении численности или необходимости расширения штата.

В крупных компаниях для этих целей создают административный департамент с функциями делопроизводства, контроля исполнения и бизнес-аудита.

В небольших фирмах работу с организационной структурой и бизнес-процессами поручают отделу персонала, юристам или отдают на аутсорсинг.

Аттестация персонала

Аттестация – это форма контроля качества персонала, соответствия его квалификации текущим требованиям.

Процедура аттестации требует тщательной подготовки и скрупулезного соблюдения законодательства. Поэтому в комиссию по проведению аттестации обязательно должен входить юрист.

Аттестация помогает:

• выявить и, при необходимости, уволить некомпетентных работников;

• сформировать план по повышению квалификации сотрудников;

Регулярное проведение аттестации мотивирует персонал повышать свои компетенции и актуализировать профессиональные знания. В сочетании с качественной системой обучения и повышения квалификации она дает хорошие результаты.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.