3.28 Подготовка конкурсного отбора

3.28 Подготовка конкурсного отбора

При подготовке конкурсного отбора необходимо проделать следующее.

1. Прежде всего, уточнить заказ на проведение конкурса, его заказчика, поставленные перед конкурсом задачи.

2. Составить и утвердить бюджет конкурса, состав и полномочия материально ответственных лиц.

3. Определить состав группы организаторов и ролевое распределение между ними.

4. Определить конкретную численность и персональный состав участников исходя из данных, предоставленных заказчиком (или из результатов анкетного отбора). При этом необходимо иметь в виду, что конкурсные процедуры рассчитаны на число участников, кратное 4. Число участников может быть от 16 до 256 и более.

5. Сформировать дополнительный состав участников численностью не менее 3 человек – это могут быть работники фирм, принимающих участие в организации конкурса. Назначение дополнительного состава – дополнить основной состав участников конкурсного отбора до числа, кратного 4, исходя из фактической явки участников на начало конкурсных процедур.

6. Определить продолжительность и регламент конкурсного отбора, состав и последовательность конкурсных заданий и процедур.

7. Уточнить возможные организационные последствия для победителей и проигравших, перспективы карьеры и состав призов, ожидаемую мотивацию участников.

8. Определить состав приглашенных VIP-персон и журналистов, желательный и возможный объем освещения конкурса в СМИ.

9. Разработать ритуальную часть конкурсной процедуры: регламент открытия, публичное подведение итогов, награждение победителей и закрытие конкурса.

10. Обеспечить зал для проведения конкурсного отбора, удовлетворяющий следующим требованиям:

• в нем должно быть свободно размещено необходимое число столов для участников (вокруг каждого из которых размещаются по четыре участника), плюс три вспомогательных стола (для ведущего конкурс, группы стюардесс и группы обработки информации). Также должны быть места для зрителей и журналистов;

• зал должен быть радиофицирован (3 микрофона и возможность музыкального оформления);

• зал должен быть расположен в здании с развитой инфраструктурой: уютное фойе, возможность кофе-брейка, а в идеале – и обеда, гардероб, туалетные комнаты, места для курения;

• зал должен располагаться в достаточно престижном здании, по возможности, в центральной части города, чтобы не снижать престиж самого конкурса.

11. Обеспечить участников приглашениями на конкурс, обращая особое внимание на ясность места и времени проведения конкурсного отбора, его продолжительности и условий.

12. Убедиться в том, что участники ознакомились с содержанием приглашений (эта часть в силу самоочевидности нередко выполняется с поражающей воображение небрежностью).

13. Разработать сценарий конкурса, определив состав конкурсных заданий, технологию пересадок и информационного обслуживания.

14. Составить план ведения конкурса, состоящий из последовательности команд ведущего, распределенных во времени.

15. Своевременно подготовить пакеты заданий для участников, которые раздает по мере процедуры конкурса группа стюардесс. Содержание пакета определяется конкурсными заданиями, используемыми в данном конкретном конкурсном отборе.

16. Подготовить папки участников с рекламными материалами конкурсного отбора, регламентом конкурса, чистой бумагой, авторучкой и пр.

17. Подготовить процедуру регистрации участников, фактически прибывших на конкурс:

• разработать технологию регистрации, исходя из численности участников и требования быстроты и безошибочности регистрационной процедуры, подготовить нагрудные номера для участников: 1, 2, 3, 4, 5…., N;

• подготовить бланки регистрации участников;

• подготовить таблички на столы регистрации;

• расставить столики регистрации, снабдив их соответствующими табличками и разместив папки участников.

18. Сформировать группу регистрации, исходя из разработанной технологии регистрации и естественных требований к персоналу группы:

РЕГИСТРАЦИЯ – ВИТРИНА КОНКУРСА!

19. Провести инструктаж группы регистрации и произвести пробную регистрацию самих организаторов с целью хронометража, а также обнаружения возможных технологических сбоев и несуразностей. Этот пункт особенно важен при большом количестве участников – конкурс должен начаться вовремя.

20. Сформировать группу стюардесс, разносящих (и собирающих) конкурсные задания участникам, готовых подойти к любому участнику при поднятии им руки. Количество стюардесс зависит от числа участников: по одной на каждые 16 участников.

21. Провести инструктаж стюардесс как по исполнению ими своих обязанностей, так и по ответам на всевозможные вопросы и реплики участников, отрепетировать с ними маршруты прохождения по залу (если число участников велико).

22. Сформировать группу обработки результатов выполнения конкурсных заданий численностью от 2 до 8 человек, в зависимости от их деловых качеств, числа участников и степени компьютеризации обработки информации.

23. Провести обучение группы обработки как технологии работы по обработке результатов, так и ответам на всевозможные претензии, реплики и нестандартные вопросы и просьбы участников.

24. Расставить столы в зале, поместив на каждый предназначенный для участников стол, табличку с номером. Столы нумеруются по порядку: 1, 2, 3…., N. Номера на столы необходимо разместить таким образом, чтобы поиск стола с нужным номером не представлял для участников большого труда.

25. Оформить пространство зала, снабдив его фактическим регламентом конкурса, оперативными сводками о результатах конкурса, рекламными материалами и полезно-развлекательной информацией (слоганы, цитаты, управленческий юмор) и цветами.

26. Сформировать PR-группу, определить для нее порядок работы с VIP-персонами и журналистами.

27. Организовать встречу, регистрацию и рассадку участников конкурса в соответствии с их нагрудными номерами (за первый стол садятся участники с номерами от 1 до 4, за второй – от 5 до 8, за третий – от 9 до 12 и т. д.).

28. Обеспечить оперативную замену отсутствующих участников за счет дополнительного состава, а также отсутствующих из вспомогательного персонала.

29. Проверить готовность участников, радиоаппаратуры, обслуживающего и вспомогательного персонала к началу конкурсного отбора.

30. Встретить и разместить VIP-персон и журналистов, приставив к ним сопровождающее и комментирующее лицо.

31. Доложить ведущему конкурса о полной готовности к конкурсу на своем участке работы.

32. Открыть конкурс.