Типичные ошибки и методы их устранения

Типичные ошибки и методы их устранения

Если вы пришли к выводу, что в течение дня вам приходилось делать работу за подчиненных, то следует задуматься, продумана ли система, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, правильно ли вы распределили эти обязанности между своими подчиненными.

Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных. Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать полномочия для ее исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель вынужден выполнять эту часть работы. Когда это происходит систематически, можно сделать вывод, что работа распределена плохо.

В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.

Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить эти вопросы в обязанность кому-то конкретно. Может случиться даже так, что вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием можно работника кадровой службы.

Возможно, ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию компьютера от пыли. Секретарь должен, как минимум, участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через вашу приемную. Совет, купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.

Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где вы и что собираетесь делать. Хороший секретарь, личный помощник сам решит многие вопросы и освободит вас от множества неважных и ненужных визитов.

Чтобы не потеряться во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на следующий, чтобы предупредить секретаря и подготовиться. Если вы забывчивы и беспечны, попросите своего секретаря организовать встречи. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит о встрече или звонке.

Следует подумать и о том, насколько часто вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит поощрять подчиненных, которые целый день снуют в ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство таких проблем может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. В случае большой срочности секретарь вполне может самостоятельно решить, что наступил тот самый исключительный момент, когда вас можно побеспокоить в неурочное время.

Много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.

Этого не следует допускать ни в коем случае.

Для того, чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистом. Рекомендуется оставлять 40–60 % рабочего времени свободными для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.

Конкретно строить рабочий день с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так.

Не нужно, встав с постели, сломя голову бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что вы, скорее всего, опять ничего не успеете.

Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно отправляться на работу.

Начинать рабочий день следует с изучения ежедневника и корректировки планов. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.

В первую очередь приступайте к решению главных задач.

В течение дня по возможности следует придерживаться намеченного, избегать возникновения внезапных проблем, а в случае, если они появились, не бросаться на прорыв, а найти для них время, хотя бы и на следующий день. Спешное решение часто бывает ошибочным.

Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.

В конце рабочего дня проконтролируйте, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое вы закончите работу.

Еще одним фактором, который «съедает» время, является обилие информации в печатном виде и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, какие последствия влечет документ, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать массу информации, которую содержат периодические издания. Иногда от этого очень устаешь.

Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, а иногда лично отвечать на письма.

Анализ документов облегчится, если записывать тезисы и делать заметки. Отвечать же проще, имея опытного секретаря. План ответа, составленный начальником, и последующая проверка того, что получилось, сэкономят массу времени. Кроме того, такая совместная работа позволяет вашему секретарю и вам действовать более слаженно, способствует пониманию задач, которые вы ставите.

То же самое касается планерок и совещаний. Чтобы они занимали меньше времени и приносили больше пользы, можно заранее составлять план планерки и вместе с обсуждаемыми документами заранее предоставлять его всем участникам. Это сразу повысит эффективность таких мероприятий.

И, наконец, следует оптимизировать общение с помощью современных средств коммуникации. Это телефон, факс, Интернет, сотовая и мобильная связь. Конечно, это дополнительные расходы, но в большинстве случаев они окупаются добавляя вам четкости работы, слаженности действий, быстроты реакции.

Как советуют специалисты, различные электронные записные книжки, компьютерный ежедневник, списки контактов и использование всех средств экономии времени и упрощения связи значительно облегчают жизнь.

Еще один важный момент, который связан с пользой всех этих новинок, – они уменьшают количество бумаг. Это само по себе является чистой экономией времени и средств.

Если своими силами решить проблему времени вы не в состоянии, то можно воспользоваться пособиями по экономии времени, которых великое множество, как и систем планирования. А, может, вам просто нужен исполнительный директор?

Попробуйте каждое из средств оптимизации использования рабочего времени. На наш взгляд, все они по своему полезны. Но без личного стремления к самодисциплине, ответственности, самоконтроля ничего не получится. Но не будем рассматривать вариант, при котором у вас нет этих качеств, потому что, не обладая ими, нечего и думать о карьере руководителя.

 Рабочее время руководителя – это ценность

 Для того чтобы оно не пропадало зря, нужно знать, что руководитель не должен заниматься мелочами

 Он должен планировать и анализировать свое время, уметь выделить главное и разделить работу между подчиненными

 Хороший секретарь-референт – это очень ценный помощник

 Еще один помощник – это кадровик