Как проводить совещания

Как проводить совещания

Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени поглощают совещания. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы напрасно расходовалось столько времени сотрудников, как при проведении совещаний! Ведь чем больше участников, тем дольше это мероприятие. В некоторых компаниях менеджеры до 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

Пример

Однажды, когда я был молодым инженером научно-исследовательской лаборатории, в которой работало менее 50 человек, я как-то подсчитал количество времени, проводимого на плановых совещаниях. Получилось, что на работу у меня оставалось всего около 4 часов в неделю, все остальное время я сидел на совещаниях. Пытаясь как-то исправить ситуацию, я распечатал свое недельное расписание, черным закрасил на нем время совещаний и повесил эту мрачную картину над своим рабочим местом.

Начальник увидел этот документ в мое отсутствие. Говорят, содрал его со стены, черкал, кричал, что это неправда… Но через пару недель после этого количество и продолжительность совещаний он сократил почти в два раза. Только за счет этого мое свободное время руководителя увеличилось почти в пять раз!

Как вы думаете, это произошло случайно?

Можно ли вообще обойтись без совещаний? Наверное, нет: главная задача руководителя – организовывать работу других людей. Для этого нужно обмениваться информацией друг с другом. Совещание – один из удобных способов такого обмена информацией. Поэтому, чтобы сократить расходы времени сотрудников до приемлемого уровня, руководителю нужно:

? убедиться, что в данном случае без совещания обойтись совершенно невозможно;

? организовать правильную подготовку и проведение совещания.

Существуют целые книги, специально посвященные тому, как правильно готовить и проводить совещание. Мы же выделим только наиболее важные правила, позволяющие сохранить пользу совещаний и при этом сократить расходы времени в разумных пределах.

Рекомендуется созывать совещание, когда:

? вы нуждаетесь в информации или совете, которые вам может предоставить только групповое обсуждение;

? вы хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;

? вы хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;

? вы имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;

? вы считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании. Лучше не созывать совещание, если:

? предмет обсуждения – это личный вопрос, который должен быть улажен один на один;

? у вас нет времени на его подготовку;

? проще и эффективнее решить задачу другим способом: записка, электронная почта, телефонный звонок, коллективное обсуждение в сети;

? задача не настолько важна, чтобы тратить на нее столько времени;

? участники совещания не имеют возможности к нему подготовиться. Подготовка к совещанию обычно включает в себя следующее:

? определение цели и ожидаемых результатов совещания;

? составление списка участников;

? распределение ролей во время совещания;

? определение даты, времени, места проведения и продолжительности совещания;

? выяснение следующих вопросов:

• какую информацию нужно подготовить для участников совещания;

• какую подготовку должны провести участники совещания до его начала;

• что должно быть сделано для организации проведения совещания.