5.6.10. Контроль исполнения НМД

5.6.10. Контроль исполнения НМД

Контроль и актуализация НМД проводится со следующей периодичностью (табл. 5.6.5).

_{Таблица 5.6.5. Периодичность контроля и актуализации НМД}

Состав работ по контролю/актуализации НМД представлен на рис. 5.6.7. За две недели до планового срока контроля (аудита исполнения требований НМД) помощник ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора, руководителей подразделений, которые обязаны контролировать исполнение требований НМД. Помощник ГД назначает дату контроля НМД.

_{Рис. 5.6.7. Контроль исполнения НМД}

Раздел по осуществлению контроля исполнения требований НМД лучше всего рассматривать и корректировать исходя из наличия ресурса сотрудников, которые могут проводить внутренний аудит в компании.

Требования по контролю НМД могут быть представлены не в рассматриваемой процедуре, а в процедуре выполнения внутренних аудитов организации.

Указанные выше лица готовятся к аудиту исполнения требований НМД.

Внутренний аудитор проводит аудит исполнения требований НМД. В нем участвуют ответственный разработчик НМД и руководители подразделений.

Дополнительно к контролю исполнения требований НМД при проведении аудита внутренний аудитор обязан выявлять случаи нарушения процедуры:

• использование сотрудниками бумажных копий НМД, распечатанных на бумаге любого цвета, кроме желтого;

• использование сотрудниками бумажных копий устаревших версий НМД;

• использование сотрудниками электронных копий НМД, размещенных на их рабочих компьютерах.

В данном случае внутренний аудитор осуществляет аудит соответствия. Но одновременно он может выполнять аудит эффективности процесса. Важно не только контролировать формальное исполнение требований стандартов, но и выявлять причины снижения результативности деятельности.

Внутренний аудитор готовит отчет по результатам аудита. В отчете указываются выявленные нарушения и их причины (обязательно), приводятся рекомендации по корректировке (актуализации) НМД. Отчет по аудиту передается ГД.

ГД рассматривает отчет по результатам аудита и принимает решение оставить НМД без изменений, пересмотреть или отменить НМД. О своем решении ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора и руководителя подразделения.

ГД в одном приказе отменяет действие устаревшей версии НМД и вводит в действие новую версию. Помощник ГД выполняет процесс отмены НМД и необходимые действия по вводу новой версии НМД.