Проведение совещания по обсуждению итогов проекта

Проведение совещания по обсуждению итогов проекта

Темы обсуждения.

• Выполнены ли поставленные задачи?

• Был ли выдержан график работ?

• Не перерасходован ли бюджет?

В отношении возникших затруднений.

• Были ли они предусмотрены и какие ответные меры были запланированы?

• Насколько эффективны были эти меры?

• Были ли эффективны система и методы руководства проектом?

Чтобы присутствующие верно поняли и живо откликнулись, воспользуйтесь советами.

Пригласите людей. Пригласите тех, кто принимал участие в вашем проекте на протяжении всего его существования. Если кандидатов слишком много, разбейте совещание на несколько отдельных, а затем проведите общее, на котором будут подведены окончательные итоги проекта.

Дайте ясно понять, что цель совещания — изучение опыта, а не поиск виновных.

Побуждайте присутствующих:

• определить, что сделано хорошо;

• высказать свое мнение о том, что можно было сделать иначе.

Предложите провести собрание вне работы. Вне рабочей обстановки люди чувствуют себя комфортнее и раскованнее.

Предложите такую повестку дня.

• Введение.

• Обзор выполнения проекта.

• Какие результаты достигнуты, насколько выдержан график работ и как израсходованы ресурсы.

• Подходы к планированию.

• Система и методы сопровождения проекта.

• Система обмена информацией.

• Работа коллектива.

• Обсуждение особых достижений.

• Заслушивание комментариев руководства и заказчиков.

• Обсуждение наработанного опыта и путей его применения в будущем.

Ведите протокол совещания. Прозвучавшие дельные предложения могут пригодиться в будущем.